Исправление ошибок в документах и в учетных регистрах

УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫИ ФОРМЫБУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Регистры бухгалтерского учета

Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его ведения, т. е. способ регистрации учетной информации, осуществляемый вручную или с использованием средств автоматизации с применением учетных регистров. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, за разглашение которой соответствующие лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Итак, все хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах. Они ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных карточках, в виде машинограмм, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Учетные регистры — это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они разделяются по внешнему виду, объему содержания операций, характеру записей и строению (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Классификация учетных регистров

По внешнему виду учетные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов.

Бухгалтерские книги — это сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой. Они применяются для учета в бухгалтерии по местам производства (цехи, бригады, склады и т. п.). Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. Наиболее распространенные книги Главная и складского учета.

Учет в книгах имеет целый ряд недостатков; в них затруднено разделение труда между счетными работниками. Например, если счетный работник, производящий записи в какой-либо книге, не успевает внести в большое количество записей, то другие работники бухгалтерии лишены возможности помочь ему на этом участке работы. При большом объеме бухгалтерские книги становятся громоздкими, что тормозит рост производительности труда работников бухгалтерии. Счетный работник вынужден: затрачивать много времени на перелистывание книги, отыскивая нужные места или делая какие-либо выборки. Кроме того, при книжном учете возможно использовать высокопроизводительную вычислительную технику.

Все перечисленные недостатки отсутствуют при использовании карточек и отдельных листов.

Карточки — это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, которые мс хранить в специальных запирающихся ящиках. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров. На этих индикаторах надписываются номера названия счетов и другие необходимые обозначения, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. При открытии карточки регистрируются в особом реестре, где каждой из них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных. Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их легко изъять из картотеки и заменить другими; возможна также утеря карточек, однако систематические наблюдения за их наличием при помощи реестра карточек позволяют своевременно обнаружить их утерю. Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебета и кредита); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием количества и суммы); многоколонные (содержат несколько колонок).

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных реестров; отличие состоит лишь в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из регистратора для записей, подсчета, выборок и т.п. Отдельные листы применяются для ведения журналов, ведомостей и машинограмм

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические «тематические и комбинированные. Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления но без определения по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию и правильностью записи в них. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, опись инвентарных карточек по учету основных средств).

Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам. Например, Главная книга ведется в бухгалтерии при мемориально-ордерной форме учета для группировки операций по синтетическим счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером являются книга Журнал- Главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтетические и аналитические.

Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, Реестр счетных документов, Главная книга и Журнал-Главная).

Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.

По строению регистры подразделяются на односторонние, двухсторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры - это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете. Они имеют следующий вид:

Двухсторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице — дебет, на правой — кредит). Двухсторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций. Двухсторонний регистр имеет следующую форму:

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Так, учет движения материалов отражается в целом по организации; в разрезе отдельных материально ответственных лиц, подразделениям и в разрезе статей затрат и т. д.

Линейные регистры — разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов (это невозможно при вертикальном графлении). Например, в журнале-ордере № 7 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по нему отражаются на отдельной строке.

Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и графы. Примером могут служить некоторые журналы-ордера: 10, 10/1, 11, 13 и др. и Главная книга (она нашла широкое применение на малых предприятиях).

Исправление ошибок в документах и в учетных регистрах

Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов. Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе — подписями лиц, подписавших документ; учетных регистрах и табуляграммах — подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денежные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях исправления, даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета — до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой; эти справки хранятся обособленно при соответствующих учетных регистрах.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Она используется:

· если корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;

· фактическая себестоимость продукции (изделия) выше нормативной (плановой).

Пример. Из кассы организации выплачена заработная плата в размере 5400 тыс. руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 5000 тыс. руб. В качестве оправдательного документа составляется справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 400 тыс. руб. На счетах это выглядит так:

тыс. руб.

Таким образом, сумма обеих проводок правильно отражает произведенную операцию в размере действительно выданных из кассы денежных средств 5400 тыс. руб. (5000 + 400).

Пример. Оприходована продукция по нормативной (плановой) себестоимости на сумму 14000 руб. Фактическая себестоимость оприходованной продукции составила 14500 руб. В этом случае записи в бухгалтерском учете будут выглядеть так:

Следовательно, в конце месяца оприходованная продукция по нормативной (плановой) себестоимости доведена до фактической способом дополнительной записи (14500 руб.).

Способ «красное сторно» (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию. При помощи способа «красное сторно» исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

Пример. С расчетного счета в кассу перечислено 9000 руб. Эта операция оформлена ошибочно и вместо корреспонденции:

Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» — 9000 руб.

допущена такая неправильная корреспонденция:

1) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 52 «Валютные счета» — 9000 руб.

Для исправления допущенной ошибки составляются две проводки, из которых в первой повторяется красными чернилами неправильная корреспонденция (цифры, подлежащие записи красными чернилами, условие взяты в рамки):

2) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 52 «Валютные счета» — 9000 руб.,

а во второй обычными чернилами приводится правильная корреспонденция:

3) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» — 9000 руб.

Эти записи на счетах будут выглядеть так:

Способ «красное сторно» применяется и при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продукции ниже нормативной (плановой).

Пример. Оприходовано продукции на сумму 50000 руб. В конце месяца фактическая себестоимость оприходованной продукции составила 47000 руб. Записи на счетах будут выглядеть следующим образом:

Как видно из примеров, суммы, записанные красными чернилами, выдаются из итогов как отрицательные и тем самым аннулируются ошибочно сделанные записи и нормативная (плановая) себестоимость доводится до фактической.