Реферат
Документоведение.
Организация служб документационного менеджмента
Содержание:
1. Современные организационные формы службы делопроизводства. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ. 2
2. Разделение труда между подразделениями и исполнителями. Типовые структуры ДОУ в организациях различных уровней управления. Типовые положения о службах ДОУ. 5
3. Должностной и численный состав работников службы ДОУ, функции, должностные инструкции как основной нормативный документ. 7
4. Нормирование труда работников службы ДОУ. Размещение структурных подразделений службы ДОУ, условия труда, организация и оборудование рабочих мест. 9
Литература: 11
Современные организационные формы службы делопроизводства. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ.
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.[1]
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их создания до сдача в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационные работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Децентрализованная форма организации документационного оборота представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение данной организации создает свою собственную службу работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.
Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Основными функциями документационной службы организации являются:
- осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и информационно-справочной работы по ним;
организация своевременного рассмотрения поступающих на
предприятие документов;
- осуществление контроля за правильностью оформления
поставляемых на подпись руководителю документов; внедрение и ведение унифицированных форм документов организации;
- организация контроля за составом применяемых видов и
форм документов;
- регулирование хода исполнения документов, обобщение сведений и регулярное информирование руководства о результатах контроля за состоянием исполнительской дисциплины;
- организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях организации;
- разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
- осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования дел в структурных подразделениях организации;
- организация работы архива;
- повышение квалификации работников службы ДОУ, секретарей руководителей организации и структурных подразделений, архива;
- организация рабочих мест, в том числе автоматизированных,
и условий труда работников службы ДОУ.