Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем органа управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьезные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов «в связи», «в целях» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом (в связи, в целях) в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падежах. Например: «В связи с переходом на новую систему планирования…».
Если основанием к изданию приказа служит документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают наименование этого вида документа в именительном падеже, его номер, дату и заголовок к тексту, а в отдельных случаях и Краткое содержание, например:
Основание: Распоряжение Совета Министров Республики Беларусь от 01.02.1997 №143 р «О…».
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами на отдельной строке, не отступая от границы левого поля листа документа (перед словом «ПРИКАЗЫВАЮ» знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи). Намеченные мероприятия излагаются по Пунктам, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий.
Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя – структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке). В табличной форме исполнитель указывается в именительном падеже. Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в отдельном пункте указываются исполнители или исполнитель, а подпунктами определяются действия и сроки.
В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений, к примеру, «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.д.
Заканчивается распорядительная часть указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа. Формулировка этого пункта является постоянной: «Контроль за исполнением приказа возложить на (указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, при этом наименование должности, инициалы и фамилия пишутся в винительном падеже).
Допускается для приказов с большим числом пунктов оформлять распорядительную часть в виде таблицы, например:
| Исполнитель | Действия, мероприятия | Срок исполнения |
| 1. Государственный архив Могилевской области | Представить план комплектования на 1997 г. | 01.12.1996 |
Если распорядительная часть приказа не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может отсутствовать.
Отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: «Приложение 1», если их несколько, а если одно, то «см. Приложение», а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу:
Приложение
к приказу Министра культуры
Республики Беларусь 09.08.1996 №200.
Заголовок приказа выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О внедрении стандартных форм документов», «О проведении инвентаризации основных фондов».
В процессе подготовки приказа все виды согласования проставляются на первом экземпляре проекта.
Список адресатов, которым рассылается приказ, пишут на обороте его последнего листа, например:
1 – в дело…
2 Министерство образования Республики Беларусь.
При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа.
При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д. В конце каждого пункта приказа дается основание для его составления. Оформляется приказ на общем или специальном бланке формата А4. Указание издается по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
Заголовок указания выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.
Распорядительная часть указания может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся прописными буквами с новой строки.
В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ, в родительном после ОБЯЗЫВАЮ) – действие (выраженное глаголом в неопределенной форме) – срок исполнения.
В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением: «Контроль за исполнением указания возложить на…».