В основе всех форм существования БИ лежит библиографическое сообщение. Оно формируется на основе библиографических сведений о документе (автор, заглавие, выходные данные и т.д.). Эти данные извлекаются из самого документа и отчуждаются от него или из других источников.
Библиографические сообщения могут передаваться в устной и документальной форме.
Библиографическая информация дискретна. Это означает, что она состоит из отдельных элементов. Предельными элементами библиографической информации, ее условными атомами являются библиографические записи.
Библиографическая запись представляет собою совокупность сведений об объекте библиографического отражения, служащих целям его идентификации, информирования о нем и поиска его. Таковым объектом обычно является документ, но им, как отмечено выше, может быть фрагмент документа либо связная совокупность документов.
Применяя для анализа сущности библиографической записи метод моделирования, ученые пришли к выводу, что она представляет собой форму свертывания и формы документа, результат их предельного сжатия. Но на библиографической записи объективно невозможно произвести развертывание документа. В этом проявляется ограниченность библиографической информации. Можно сказать, что библиографическая запись представляет квазидокумент. Она не заменяет документ, а только дает представление о нем формирует его поисковый образ. Этот образ в оптимальном варианте достаточен, чтобы потребитель мог решить, надо ли обращаться к самому документу.
Библиографические записи могут быть стандартными -соответствующими действующим стандартам и нестандартными- соответствующими устаревшим стандартам, а то и произвольными по составу, размещению и форме элементов, усеченными), полными и краткими.
Применяя физическое сравнение, условно молекулой библиографической информации можно назвать библиографическое пособие. Оно представляет собою целостную систему библиографических записей, обладающую свойством эмерджентности. Библиографические пособия являются результатом организации и управления библиографической информации, представляют собою форму ее упорядоченного существования.
Любая совокупность размещенных в линейной последовательности библиографических записей образует библиографический текст. Он состоит из знаковых систем (библиограмм), применяемых для фиксации библиографической информации. Совокупность данных знаков именуют также «библиографическим языком». Вне знаковой формы библиографическая информация невозможна. Она является одной из древних и современных форм семиотического заполнения информационного пространства.
Если для каталогов и картотек библиографические записи в целях удобства быстрого различения их структуры элементы записи стандартно размещают на каталожных карточках, то для библиографических ссылок, списков, указателей и тем более обзоров применяют привычную линейную форму. В списках и указателях каждая запись обычно начинается с новой строки и абзацного отступа, а текст располагается подряд строка за строкой.
Для потребителя библиографической информации важнее, как правило, информационная ценность и доступность библиографического пособия, а не его происхождение.
По структуре печатные или рукописные библиографические пособия могут представлять собою: библиографический список(пособие с простой структурой, в котором осуществлено только расположение библиографических записей), библиографический указатель(пособие со сложной структурой и вспомогательными указателями), библиографический обзор(пособие, представляющее собой связное повествование о документах). Локально библиографы библиотек ведут библиографические картотеки.
Традиционные библиографические пособия, скопированные методом сканирования, могут входить в состав библиографических электронных ресурсов библиотек. Но для электронной среды органична и оптимальна в качестве формы организации библиографической информации библиографическая база данных. Подобно картотеке она подвижна, ее легко дополнять и совершенствовать. В отличие от картотеки база данных обеспечивает многоаспектный поиск. Кроме того, доступ к ней возможен как внутри библиотеки (в разных отделах с рабочих станций), так и в удаленных сайтах и порталах независимо от их местонахождения.
Организованную библиографическую информацию систематизируют аналогично выделению видов библиографии и библиографических пособий, если совпадают их определяющие признаки. Анализируя пособия, можно вероятно отнести их к научно-вспомогательной, профессионально-вспомогательной, рекомендательной, персональной, территориальной и другим видам библиографической информации, в том числе метабиблиографической. Но классификация библиографической информации богаче видов библиографии. Спорно выделение рекламной библиографии, бесспорно существование рекламной библиографической информации.
По отношению ко времени появления документа библиографическую информацию можно разделить также на оперативную и неоперативную. К оперативной информации относятся сообщения в СМИ (по радио, телевидению), в газетах, еженедельниках о только что вышедших книгах или публикациях в свежих номерах газет и журналов. К неоперативной - все остальные библиографические сообщения. Такое деление имеет организационно-ситуационное значение, поскольку по отношению к конкретному документу со временем все сообщения становятся неоперативными.
Специфично разделение библиографической информации по признаку языка библиографических записей на моноязыковую и полиязыковую. Язык библиографического описания не всегда адекватен языку документа. Так, документы на языках народов Востока обычно описывают в переводе на русский язык, указывая в примечании язык оригинала. Иногда применяют методы транскрипции (передачи буквами и другими знаками звучания иноязычных слов) или транслитерации (побуквенного воспроизведения иноязычного библиографического описания). В полиязыковых библиографических текстах сочетаются библиографические описания на разных языках (см., например, все издания указателя «Основные произведения иностранной художественной литературы»).
Заключение
Библиографическая информация выступает в роли посредника в социальных (документальных) коммуникациях. Социальные коммуникации - это системы общения, связей обменов между людьми и / или социумами посредством обмена документами. В этих коммуникациях библиографическая информация служит средством преодоления барьеров между документами и потребителями. Барьеры препятствуют прямым обменам информацией в социальной коммуникации.
В различных классификациях выделяют несколько десятков видов коммуникационных барьеров. Достаточно четко различаются физические, экономические, социально-психологические, информационные барьеры. Физические обозначают пространственное разделение документов и их потребителей. Библиографическая информация сообщает о местонахождении документов и тем самым способствует преодолению физического барьера. Экономический барьер ограничивает доступ к документам по причине их высокой стоимости. Библиографическая информация «находит» соответствия обозначений в национальных, профессиональных и других языках и жаргонах общих или близких по смыслу понятий и терминов и тем самым способствует преодолению информационных барьеров.