Заполнение гарантийного письма

Заполнение инвойса

Инвойс - международный аналог счета на оплату с более расширенным функционалом.

 

В зависимости от цели транспортировки, формат инвойса и количество предоставляемой в нем информации может отличаться.

Инвойс заполняется строго в электронном виде. Для каждой цели транспортировки предусмотрен специальный, «свой», бланк инвойса. Не допускается использовать инвойс для транспортировки с целью, отличной от указанной в инвойсе.

 

Инвойс для отправки от юридических лиц:

 

1. Общая информация

Поле Счет-проформа/Proforma Invoice №

➢ указывается номер транспортной накладной СДЭК;

*при отсутствии накладной СДЭК поле остается пустым.

Поле Дата/Date

➢ указывается дата оформления накладной в формате дд.мм.гг;

➢ *при отсутствии накладной СДЭК поле остается пустым.

Остальные данные в данных полях остаются неизменными.

 

1. Сведения о грузоотправителе

Информация предоставляется на двух языках (рус/eng), обязательно заполнение всех полей с данными грузоотправителя.

Информация предоставляется на двух языках (рус/eng), обязательно заполнение всех полей с данными грузоотправителя.

Поле Компания и Company Name

➢ указывается полные ФИО отправителя.

Поле Юридический адрес и Legal address

➢ указывается полный адрес отправителя в формате: страна, город, почтовый индекс, улица, дом, квартира/офис, общий телефон.

Поле Реквизиты Компании и Company details

➢ указываются реквизиты Компании грузоотправителя: ИНН, ОГРН, ОКПО, КПП.

Поле Банковские реквизиты и Bank Details

➢ указываются банковские реквизиты Компании грузоотправителя: расчетный счет, наименование банка, БИК.

Поле Контактное лицо

➢ указывается полное ФИО представителя Компании грузоотправителя.

Поле Телефон и Phone number

➢ указывается действующий контактный номер телефона отправителя.

Поле Почта и E-mail

➢ указывается действующий адрес электронной почты отправителя.

Важно! Информация на русском языке и на английском должна полностью соответствовать другу.

1. Сведения о грузополучателе

Информация предоставляется на двух языках (рус/eng), обязательно заполнение всех полей с данными грузополучателя.

В зависимости от цели транспортировки, поля в инвойсе могут отличаться.

Поле Компания и Company Name

➢ указывается наименование юридического лица грузоотправителя.

Поле ФИО и Full Name *

➢ указывается полные ФИО грузополучателя.

*присутствует только в инвойсе для отправки груза в адрес физического лица с целью “Продажа от интернет-магазина” и «Для личного использования»

Поле Адрес доставки и Delivery address

➢ указывается полный адрес грузополучателя в формате: улица, дом, квартира/офис, общий номер телефона.

Поле Страна назначения и Country of destination

➢ указывается страна назначения/грузополучателя.

Поле Индекс и Postcode

➢ указывается почтовый индекс грузополучателя

Поле Город и City

➢ указывается город грузополучателя

Поле Контактное лицо и Contact person

➢ указывается полные ФИО отправителя.

Поле Телефон и Phone number

➢ указывается действующий контактный номер телефона отправителя.

Поле Почта и E -mail

➢ указывается действующий адрес электронной почты отправителя.

 

1. Информация об отправляемых вложениях

В зависимости от цели транспортировки, поля в инвойсе могут отличаться.

 

Поле № (порядковый номер)

*не обязательно для заполнения

Поле Полное описание товара, торговая марка и другие отличительные признаки товара/Full description of goods, trademark and other features of the goods

➢ указывается полное описание* каждого из отправляемых товаров;

*в описании обязательно должна быть указана полная информация о товаре: наименование, фирма-производителя, цвет, размер, технические характеристики (при отправке устройств), состав (из чего изготовлено изделие), состояние (новый/бывший в употреблении).

Поле Код товара по ТН ВЭД и HS Code

➢ указывается код товара в соответствии с товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности;

➢ *при отсутствии информации поле необходимо оставить пустым.

Поле Количество вложений, шт и Quantity,psc

➢ указывается количество изделий по одной товарной позиции.

Поле Общая стоимость и Total value

➢ указывается стоимость товаров по одной товарной позиции;

*стоимость указывается в евро.

Поле Общая стоимость по инвойсу Invoice Total Value

➢ указывается общая стоимость отправляемых вложений;

*стоимость указывается в евро.

Поле Страна происхождения и Country of Origin

➢ указывается страна-производителя отправляемого товара.

Поле Дополнительная информация и прочие условия и Additional information and terms

➢ поле остается пустым.

4.1. Сведения о заказе - только для отправки с целью “Продажа от интернет-магазина”

Поле № интернет-заказа и Order number

➢ указываетсяиндивидуальный номер заказа оформленного в интернет-магазине грузоотправителя

Поле Дата заказа и Order date

➢ указывается дата совершения/оформления заказа Клиентом в интернет-магазине грузоотправителя.

Поле Курс ЕВРО в руб и EURO Exchange rub

➢ указывается курс евро по отношению к рублю в день оформления заказа Клиентов в интернет-магазине грузоотправителя.

Поле Стоимость заказа в рублях РФ и Order cost in rubles RF

➢ указывается стоимость отправляемого заказа в рублях РФ, независимо от того, в какой валюте был оформлен заказа.

Поле Общая стоимость по инвойсу и Invoice total value

➢ указывается итоговая сумма денежных средств по всем пунктам из графы «Общая стоимость».

Поле Все цены указаны в валюте и All prices are indicated in currency

➢ уточняется тип валюты (EUR), в которой указывается стоимость отправляемых вложений;

*Важно! Стоимость в инвойсе для отправки с целью “Продажа от интернет-магазина” указывается в той валюте, в которой осуществлялась продажа и соответствует документу, который подтверждает факт оформления заказа.

1. Сведения о цели транспортировки (отправки)

Поле НАКЛАДНАЯ/WAYBILL №

➢ поле остается пустым;

*заполняется только сотрудниками отдела “Международной логистики”.

Поле Кол-во мест / Number of pieces

➢ указывается количество грузовых/упаковочных мест, передаваемых по одной накладной (например: одна коробка, один пакет и т.д.)

Поле Вес Брутто, кг / Gross Weight, kg

➢ указывается вес товара с учетом упаковочных материалов;

*Важно: вес брутто должен совпадать с конечным весом отправления, при передаче его в СДЭК.

Поле Вес Нетто, кг / Net Weight, kg

➢ указывается вес товара без учета упаковочных материалов.

Все остальные поля остаются неизменными.

В зависимости от цели транспортировки, поля могут отличаться.

1. Информация и подпись/печать

Клиент должен ознакомиться с информацией, указанной в нижней части инвойса, указать должность и полные ФИО доверительного лица и заверить документ личной подписью и печатью Компании грузоотправителя.

 

Заполнение гарантийного письма

Поля, указанные не заполнять заполняются только сотрудниками отдела “Международная логистика” или таможенными представителя Компании перевозчика.

1. Указывается дата заполнения документа, может совпадать с датой передачи отправления Клиентом в СДЭК;
2. Полное наименование Компании-отправителя;
3. Указывается страна назначения;
4. Указывается полное наименование товара и код ТН ВЭД, если он известен Клиенту;
5. Указывается описать область применения товара как можно подробнее, перечислить его технические характеристики, привести сравнение с ограничениями по приказу, указу или постановлению;
6. Указывается наименование отправляемого изделия (прибор, узел, устройство или оборудование);
7. Ставится подпись ФИО первого лица Компании с расшифровкой

Документ обязательно должен быть заверен печатью Компании отправителя.