Аудит, как и любая другая область научной и практической деятельности, стремится выработать универсальный подход к исследованию своей предметной области. В конечном счете этот подход реализуется в стандартах, методиках, инструкциях.
Методы аудита персонала - это совокупность приемов и способов изучения процессов в сфере управления персоналом.
Общими для многих научных дисциплин методами при проведении исследования выступают индукция и дедукция. Под индукцией понимается формулирование выводов по результатам анализа фактов. Индукция идет от фактов к принципам, от частного к общему.
Напротив, при дедуктивном методе выдвигается гипотеза, которая затем сопоставляется с фактами или проверяется фактами. В результате сформулированная предварительно гипотеза после проверки ее фактами либо подтверждается, либо опровергается.
При принятии решения об использовании тех или иных методов проведения аудиторской проверки учитывается выбор объектов аудита, в качестве которых выступают корпоративные стандарты, кадровая документация, положение об оплате и стимулировании труда, планы обучения и развития карьеры и т. д.
Направленность исследования, а следовательно, и выбор методов его проведения зависит также от ожидания собственников и руководителей организации, менеджеров службы управления персоналом от предстоящего аудита.
Используемые методы аудита персонала можно подразделить на контактные и бесконтактные. При контактных методах аудита используются экспертные оценки, а при бесконтактных - проводится анализ результатов работы, кадровой документации, конкретных ситуаций и статистических данных, данных бухгалтерской отчетности в динамике и статике.
При экспертных оценках кадрового менеджмента используются такие методы, как анкетирование (опрос с использованием специальной анкеты), интервьюирование (беседа с работником в режиме «вопрос - ответ» по заранее составленной или произвольной схеме), наблюдение (оценка поведения субъектов и объектов управления в организации и их взаимоотношений друг с другом), тестирование (определение социально-психологических качеств работников и их взаимоотношений в коллективе и т. п.), деловые игры (оценка профессиональных способностей персонала: знания, навыки, опыт, качество принимаемых решений и т. д.; оценка личностных характеристик персонала: коммуникативные способности, нестандартность мышления, поведение в нестандартных ситуациях, креативность и т. д.); профессиография (технология изучения требований, предъявляемых профессией к качествам личности работника, психологическим способностям, физическим возможностям и др.; ассесмент-центр, эксперимент и т. д.
Анкетирование может быть именным, при котором сотрудник указывает в анкете свое имя, и анонимным, когда отвечающий на вопросы не указывает своего имени. Объем анкеты не должен быть чрезмерно большим, поскольку это может привести к поспешности при заполнении анкет и следовательно - к неточности. Некоторые специалисты считают, что при составлении анкеты оптимальным является включение в нее от 5-7 до 10-12 вопросов.
Анкета, как правило, включает в себя несколько разделов. В первом разделе содержится обращение к сотруднику, объясняется цель анкеты и порядок ее заполнения. Второй раздел включает в себя вопросы, а третий - содержит благодарность за ответы.
К бесконтактным методам аудита, используемым при анализе статистических данных, данных кадровой документации и оперативного учета, относятся следующие:
· - метод сравнения - сравнение фактических данных в динамике, по отношению к плану, по отношению к стандартам, по отношению к другим организациям (структурным подразделениям) и т. п.
· - метод группировок - анализируемые данные группируются по определенному признаку (например, по количеству рабочих, выполняющих нормы труда до 100%, от 100 до 110%, от 110 до 130% и т. д.);
· - метод последовательной подстановки - позволяет определить влияние отдельных факторов на общий результат;
· - метод динамического анализа - позволяет изучить тенденции по результатам анализа расположенных в динамическом ряду тех или иных показателей и исключить случайные отклонения;
· - балансовый метод - позволяет оценить согласованность плановых и фактических величин и осуществить балансовые сопоставления элементов исследуемой системы (например, сопоставляя плановую потребность персонала с наличием, определяется программа набора или высвобождения / ротации персонала);
· - причинно-следственный анализ - предусматривает проведение исследования с целью выяснения причин выявленных проблем;
· - функционально-стоимостной анализ - позволяет оценить использованный в организации вариант решения той или иной кадровой проблемы с точки зрения оптимальности выбора в схеме «результаты-затраты»;
· - корреляционный (взаимосвязанный) метод является одним из экономико-математических методов исследования, позволяющий определить количественную взаимосвязь между несколькими параметрами исследуемой системы;
· - метод декомпозиции, позволяющий расчленить сложные явления на более простые, что облегчает их изучение. Так, из системы управления персоналом могут быть выделены подсистемы, из подсистем - функции, из функций - процедуры, из процедур - операции, из операций - элементы.
· - метод ограничений Голдратта, позволяющий в ходе анализа выявить слабое звено или, как его называет Голдратт, ограничение. Нужно начать с выявления нежелательных эффектов, которые препятствуют достижению цели и оказывают негативное влияние на результат. Ограничением на предприятии может быть не только неквалифицированный персонал, слабая организационная культура, или неэффективная система оплаты труда. Проблема, возможно, кроется в устаревшем оборудовании, неграмотно выстроенных бизнес-процессах и т. д. Из выбранной совокупности нежелательных эффектов следует выбрать пять наиболее негативно влияющих на результат. После чего проанализировать причинно-следственную связь между ними, вычленить корневую причину существования негативных эффектов и устранить ее.
Последние годы среди методов исследования активно используется бенчмаркинг («benchmarking»). В общепринятом смысле «benchmark» - это мера, эталон, образец. При использовании бенчмаркинга показатели, характеризующие результаты работы службы управления персоналом и в целом организации, сравниваются с аналогичными показателями более успешных компаний или показателями по рынку в целом (например, по Российской Федерации или региону). Реализация этого метода предполагает взаимное согласие сторон на обмен данными с целью получения каждым участником информации, позволяющей оценить результаты своей деятельности в сравнении с другими участниками рынка.
К бесконтактным методам можно отнести и контент-анализ (от англ, contens - содержание) - метод качественно-количественного анализа содержания документов с целью числового выявления или измерения различных фактов и закономерностей.
В последние годы среди методов аудита персонала активно используется SWOT-анализ, который предполагает выявление сильных и слабых сторон в деятельности организации, потенциальных внешних благоприятных возможностей и угроз, их оценку и использование результатов анализа в выработке путей повышения эффективности деятельности персонала.
Простым и практичным инструментом аудита персонала и выработки обоснованных решений, направленных на повышение эффективности использования человеческих ресурсов, является GAP-анализ. Слово GAP в переводе с английского означает «пробел, брешь». Метод GAP позволяет выявить существующие в организации отклонения фактических результатов от целевых установок. GAP-анализ позволяет дать прогноз о том, что ожидает организацию в будущем, если руководство не решится проводить необходимые изменения и не закроет выявленный зазор.
Среди вариантов классификации методов проведения аудита есть и другие подходы. Например, из подходов, влияющих на выбор методики аудита персонала, выделяют следующие: бухгалтерский, юридический, специальный, отраслевой.
Бухгалтерский подход - традиционный и заключается в разработке методик проверки по различным разделам бухгалтерского учета, например, таким, как аудит расчетов по оплате труда, аудит расчетов с подотчетными лицами и т. д.
Юридический подход дополняет бухгалтерский и включает в себя разработку методик проверки различных вопросов с юридической точки зрения. В некоторых аспектах такие методики пересекаются с бухгалтерскими, но подразумевают более глубокое изучение правовой стороны отражения кадровой работы аудируемого субъекта в учете.
Специальный подход предусматривает разработку методик проверки экономических субъектов, обладающих общими специальными признаками (структурой управления, численностью работников, организационно-правовой формой и др).
При отраслевом подходе разрабатываются методики аудита экономических субъектов в зависимости от вида их деятельности и отраслевой принадлежности. К таким методикам можно отнести методики аудита предприятий промышленности, торговли, строительных организаций страховых компаний и т. п.
Выбор методов аудита персонала в каждом случае конкретен и определяется целями и особенностью объекта исследования, этапом аудиторской проверки. Чтобы получить наиболее полное представление об аудируемом объекте целесообразно комплексное применение всей совокупности методов исследования. Независимо от используемых методов исследования аудитор особое внимание должно уделить достоверности и надежности получаемой информации.