Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления. Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации.
Основным носителем информации при этом является документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется документированием.
Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.
От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависят сокращение объемов работ по ее оформлению и подготовке к вводу в персональный компьютер, уменьшение числа возможных ошибок и повышение надежности системы в целом. Четкое построение документов, унификация и упрощение их форм способствуют сокращению цикла обработки и своевременному получению всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.
Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую силу.
Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений – выходными.
В зависимости от места возникновения документы подразделяются на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.
В зависимости от выполняемых функций управления выделяют документы бухгалтерского учета, плановые, статистические, документы оперативного управления.
Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам документационных систем:
- организационно-распорядительные;
- специальные.
Организационно-распорядительная документация – это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию.
К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции.
К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность.
Справочно-информационная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.
Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.
Применение автоматизированных систем обработки обусловило необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартизации. Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.
В 1970-х годах был утвержден, а в 1994 г. подтвержден ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации. В него вошел комплекс стандартов на составление: актов делового письма, докладной записки, постановлений, заявлений, инструкций, кадровой анкеты, объяснительной записки, правил, представлений, приказов, распоряжений, структуры и штатной численности, устава, штатного расписания и др.
Пересмотрены и утверждены новые государственные стандарты на ряд специальных унифицированных систем документации: плановую документацию, по бухгалтерскому учету, материально-техническому снабжению, финансам, статистическую документацию и др.
Каждой утвержденной Госстандартом России форме документа присваивается в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой деятельности – ОКУД код, который располагается в верхней правой части документа. Основой построения стандартных форм документов являются утвержденные формуляры образцы.
Так, составление организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами; это – основные положения о составлении и оформлении документов и формуляр образец, представляющий собой модель формы, присущей данной унифицированной системе.
Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.
Так, в соответствии с правилами, утвержденными ГОСТом, первичные документы должны: содержать достоверные данные о состоянии объекта и минимальный, но достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации, используемой для управления организацией; обслуживать все звенья и виды хозяйственного руководства и обеспечивать выполнение не только функции учета, но и функции регулирования и оперативного управления; быть максимально приспособленными для машинной обработки и удобными для восприятия человеком; содержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных; реквизиты, вводимые с клавиатуры в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линией.
Первичный документ включает определенный состав реквизитов признаков, справочных и группировочных, и реквизитов-оснований, исходных и результатных. Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской (рис.9).
Заголовочная часть содержит: наименование предприятия, организации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех, требование и т. д.)
Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.)
Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несущих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).
Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные выведены машиной – форма представления результатной информации.
Рис. 9. Пример построения документа табличной формы
Наиболее распространенной и удобной для пользователей формой вывода результатов обработки является печать информации вразнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком. Классификация выходных документов приводится в табл. 5.
Таблица 5. Классификация выходных документов
Для получения небольших по размеру сводок и особенно организации информационно-справочного обслуживания по различным запросам пользователей для вывода результатной информации широко применяются видеотерминальные устройства, с помощью которых данные выдаются на экран дисплея в цифровой, алфавитно-цифровой и графической формах. Это обеспечивает наглядность и удобство для пользователей, особенно работающих на ПК, позволяет им оперативно корректировать информацию. При проектировании форм вывода на дисплей результатной информации придерживаются общих требований и специальных, учитывающих емкость информационного поля, обеспечивающую полное отображение на экране дисплея результатной информации.
Если результаты от решения одной задачи используют в качестве входной информации для решения другой задачи (нормативные данные, полученные в результате решения задач технической подготовки производства, используют в качестве входной информации при решении задач технико-экономического планирования, бухгалтерского учета), то результатную информацию представляют на машинных носителях (гибких магнитных дисках). Эта форма представления результатной информации используется и для переноса информации с одной машины на другую.
К выходным сводкам предъявляются следующие требования: состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления; особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению; сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос; машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатный титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть.
При проектировании форм выходной информации необходимо учитывать цели, для которых они предназначены, сферу и особенности их использования, периодичность получения, технические возможности устройств вывода информации, условия работы с документами и другие факторы.
Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи егов архив.
Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информационные потоки. Информационный поток – группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов. Например, поток информации, характеризующей выпуск продукции, поток информации о подетально- пооперационных нормах расхода материалов.
Потоки информации, реализующие различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются различными моментами. Так, выделяют внутренние и внешние потоки информации. Внутренние потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие. К ним относится информация о конкретных плановых заданиях на определенный период, новых стратегических целях, об изменении приоритетов, правил, инструкций и стандартов. Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию.
Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи. Потоки информации, циркулирующие от управляющей системы к управляемой и реализующие функции планирования, контроля и регулирования, называют прямой связью (нисходящей).
Потоки обратной связи формируются в основном во время выполнения производственно-хозяйственных функций и передаются от управляемой системы к управляющей. С их помощью руководство узнает о положении дел на предприятии, о результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах.
Внутренние потоки содержат сведения о ходе производственного процесса, состоянии оборудования, технологии, выполнении различных хозяйственных операций. Часть из них носит распорядительный, часть – осведомительный характер.
Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой. Внешними пользователями информации являются различные организации, заинтересованные в получении результатной информации о финансовом положении дел на предприятии. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы. Средства обмена информацией с внешними организациями разнообразны: отчетность, реклама, выставки продукции, социологические опросы, справки, а также различные сведения.
Для создания благоприятного общественного мнения на предприятии создаются специальные отделы по связи с общественностью (паблик рилейшнз), которые распространяют необходимую для этого информацию.
Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.
Движение документов – создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив – должно соответствовать, схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.
Таким образом, при разработке системы документооборота еще на этапах предпроектного обследования и построения функциональных моделей выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов функционирования предприятия – его структура и производственно-технологический цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.
В основе деятельности предприятия лежит документированность всех управленческих процессов. Начало работ по новой тематике, изготовление той или иной продукции, перемещение персонала – все начинается с подготовки документов: приказов, договоров, служебных записок, писем.
Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственных процессов в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Например, изменение должностного оклада сотрудника происходит в соответствии с приказом о его перемещении по должностной лестнице. Значит, модуль автоматизации бухгалтерии должен «видеть» приказ, созданный в системе управления персоналом, для расчета новой заработной платы сотруднику.
Должностное лицо занимает в структуре организации вполне определенное место, и соответственно этому месту определяются его права доступа к тем или иным документам и функциям, в частности, в автоматизированной системе документооборота. Изменение его служебного положения инициируется появлением приказа о его перемещении в системе документооборота, что должно быть отражено в системе управления персоналом, а затем «отработано» системой документооборота – статус и права данного сотрудника при доступе к документам и функциям должны быть приведены в соответствие с его новой ролью.
Таким образом, для интеграции всех подсистем ИС в единый комплекс необходимым условием является доступ подсистем к нужным документам или их частям. Неважно, на каком производственном участке предприятия начинается работа с документом – он должен быть «виден» тем модулям информационной системы, которым это необходимо для реализации своих производственных функций.
На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.
Программа «1C: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их.
Программой «1С: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.
В программе «ГАЛАКТИКА» модуль «Управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т. д.) в электронной форме.
Система автоматизации документооборота «Документ-2000» – ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий. Возможности технологий Oracle, отсутствие ограничений на объем хранимых данных, эффективные механизмы поиска, встроенные функции, высокий уровень защиты информации – все это обеспечивает поддержку корпоративных ин формационных систем без ограничения масштаба предприятия.
Технический прогресс в области средств вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку.
Прежде всего, следует отметить значительную роль ПК в формировании первичных документов, самой трудоемкой операции в процессе обработки информации.
Стало традиционным явлением, когда при использовании проектов компьютерной обработки экономических задач на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью ПК формируются платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры и другие первичные документы.
Использование вычислительных сетей приводит к значительному изменению и документооборота. Так, система «клиент – банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь.
Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.