Инструкция по оформлению авансового отчета.

Данная инструкция регламентирует операции по оформлению авансового отчета и распространяется на всё предприятие.

Подотчетное лицо ( далее ПЛ) - сотрудник, получивший наличные денежные средстваиз кассы подотчет, на предстоящие расходы.

______________

ПЛ обязан заполнить авансовыйотчет об израсходованных денежных средствах, согласно приложения №1, подложив к нему оправдательные документы(тов.чеки, накладные, УПД, акты…) и предъявить в бухгалтерию Меняйло Ольге Николаевне (далее МОН),чтобы произвести окончательный расчет.Если Меняйло Ольга Николаевна отсутствует на рабочем месте, то ее функцию по приему авансовых отчетов выполняет Ковалева Елена Ивановна.

Пошаговое оформление авансового отчета:

1.Подойти к ресепшенуобратиться к дежурному по магазинуили к аудитору (если в кассе отсутствует необходимая сумма), получить денежные средства из кассы через расходный кассовый ордер (далее РКО), в основание с пометкой «подотчет».

2. Далее в бухгалтерии взять у любого из кодировщиков бланк авансового отчета (Приложение 1), в котором указанаФИО ПЛ, номер, дата. Выдача бланков авансовых отчетов осуществляется только в будний рабочий день.

За допущенные ошибки при оформлении авансового отчета, штраф с ПЛ 500 рублей.За неверное внесение данных в кассу с ответственного лица штраф 500 рублей.

3. ПЛ обязан проставить дату и сумму, полученную на ресепшенеили из сейфа.

4. Заполнить таблицу, где в колонке "Дата" указать дату произведенного расхода,в колонке «номер документа» указываются реквизиты оправдательного расхода,если у документа номер отсутствует, то пишется "б\н", т.е. "без номера", в колонке "общая сумма" указывается потраченная сумма.В колонке "наименование расхода" указывается подробно, на что была потрачена сумма, согласно документа. (Например: канцелярские товары, принтер, сантехника и т.д.), затем выбирается колонка для какого подраздения произведены расходы:

1- МоторОйл, 2-Сервис, 3-АКБ Help, 4-КрепCar, 5-Креп М, 6-Автомойка

cуточнением адреса подразделения, например: приобретены канцелярские товары на сумму 1820 руб. 00 коп., из них на «МоторОйл» Гагарина потрачено- 1100 руб., на подразделение «АКБ HELP» Строительная 225 руб. 00 коп., на «Креп.М» Строительная 285 руб. 00 коп на «Сервис» на Полежаева- 210 руб. 00 коп.. Образец заполнения (Приложение 1).

Если ПЛ приобретает какое-либо оборудование или инструмент для сервиса, то он обязан сделать копию чека на данную покупку, далее копию чека нужно вложить в папку под названием «Документы на оборудование в сервисе», а оригинал чека подложить в авансовый отчет.

Расходы, связанные с обеспечением питания, оформляются без оправдательных документов, согласно норм на человека, в колонке «наименование расхода» указывается «питание».

Если сумма покупки превышает подотчетную сумму и у ПЛ отсутствуют собственныеналичныеденежные средства, он обязан выписать дополнительную сумму из кассы на ресепшене через расходный кассовый ордер с пометкой в основании «в подотчет», получить в бухгалтерии бланк авансового отчета, в момент сдачи таких «двойных» авансовых отчетов, бланки скрепляются вместе.

Если ПЛ находится в Пензе, денежные средства получает из кассы Пензенского магазина, оформив РКО, бланк авансового отчета получает электронно, связавшись по телефону или вайберу с Ковалевой Е. И.

Чеки складываются в хронологическом порядке. Сверху находится чек, с самой ранней датой. (Например: есть чеки за: 01.07.17, 03. 07.17, 25.07.17, 13.07.17, 21.07.17.следовательносверху должен находиться чек с датой 01.07.17, затем 03.07.17, под ними 13.07.17, далее 21.07.17 и в самом низу 25.07.17).

Все суммы в колонке "общая сумма" в таблице в Приложении 1 суммируются и в строке "Итого по расходу" записывается полученный итог.

ПЛ необходимо подсчитать все денежные суммы, которые были получены подотчет и вычесть из результата строку "Итого по расходу",затем остаток записывается в строчке "Остаток денежных средств".Если остаток по итогу положительный, то данная сумма подлежит возврату в кассу через аудитора МОН,если ПЛ добавил собственные денежные средства и остаток по итогу стал отрицательным, тогда данная сумма подлежит выплате ПЛ аудитором МОН,после сдачи авансового отчета. Если МОН отсутствует на рабочем месте, то за прием авансовых отчетов, принятие денежных средств, а также их выдачу (только через РКО) ответственная Ковалева Е. И.

Затем ПЛ обязан в строке "Сдано в бухгалтерию" указать свои ФИО,поставить подпись, указать дату сдачи авансового отчета и сдать его в бухгалтерию МОН. Отчитаться по авансовому отчету ПЛ обязан внутри отчетного периода, а именно внутри месяца. Если ПЛ не отчитался внутри месяца, то он обязан за 2 рабочих дня до окончания месяца уведомить об этом МОН. Если ПЛ вовремя не уведомил о том, что он не может отчитаться за подотчетные денежные средства внутри месяца, то штраф с ПЛ в размере 500 рублей. Все авансовые отчеты хранятся в белом скоросшивателе под названием «АВАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ» в бухгалтерии. Авансовые отчеты хранятся в течение 1 календарного года. За утерю авансового отчета штраф с МОН 1000 руб.

В иных, не предусмотренных данной инструкцией случаях, звонить МОН (89279722795).

Ознакомлен: