ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТЕЙ ДОКУМЕНТОВ
Документы как источники информации равноценны.
Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.
Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.
Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют срок хранения, а затем уничтожаются.
По срокам хранения документы подразделяются на три группы:
- документы постоянного хранения;
- документы длительного хранения (свыше 10 лет) хранения;
- документы временного хранения (до 10 лет включительно).
В процессе проведения экспертизы ценностей документов решаются две задачи:
- отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);
- выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.
Экспертиза ценностей документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев.
В результате проведения экспертизы ценностей:
- устанавливается комплекс экспертизы ценности;
- производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истёкшими сроками хранения;
- определяются уникальные и особо ценные дела;
- осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, предоставляющими интерес для науки и истории.
СИСТЕМА ЭКСПЕРТНЫХ ОРГАНОВ
Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не меньше 3-9 человек).
Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем – сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.
В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.
В состав ЭК и ЦЭК входят:
- экономист или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов);
- работник делопроизводственной службы;
- руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив;
- специалист по научной, производственной и другим видам документации;
- специалист по обеспечению защиты информации.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.
ЭК и ЦЭК – совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.
Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов Эк и ЦЭК руководителем организации.
ЦЭ осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий и порядок работы.
ЭК и ЦЭК – совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.
Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.
ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных номенклатурных дел, утверждаются руководителем организации после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
Методическое руководство работой экспертных комиссий осуществляют пертно-проверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города. А также в федеральных государственных архивах.
Если ЭК и ЦЭК – первая, то ЭПК – вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.
При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.
В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:
- экспертиза ценности документов внутри госархива;
- рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
- работа по комплектованию госархива.
Таким образом, система экспертной службы состоит из:
- архивных учреждений – ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;
- прочих учреждений – ЭК, ЦЭК.
Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:
- рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
- Организация и проведение совместного с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;
- Рассмотрение, проведение на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- Рассмотрение и согласование с госархивом и графиком передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиком передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;
- Рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.