Реферат по дисциплине:
«Создание базы данных в Microsoft Access »
Выполнил: студент I курса
группы 12 Новиков А.Н.
Проверил: Естин В.И.
Орел 2018
В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, мы можете самостоятельно создать базу данных. Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.Создание реляционной базы данных с помощью СУБД начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей и задается их описание. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных. При создании базы данных важно задать параметры, в соответствии с которыми Access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных. Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т.е. заполнением таблиц конкретными данными. Особое значение имеет технология загрузки взаимосвязанных данных. Удобным инструментом загрузки данных во взаимосвязанные таблицы являются формы ввода/вывода, обеспечивающие интерактивный интерфейс для работы с данными базы. Формы позволяют создать экранный аналог документа источника, через который можно вводить данные в несколько взаимосвязанных таблиц.Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Отчет – это объект, предназначенный для создания документа на основе данных из таблицы или запроса. Этот документ можно распечатать или включить в документ другого приложения (Word, Excel).
Мы воспользуемся третьим методом, то есть создадим пустую базу данных без помощи мастера. Этот метод удобен, если требуется начать создание базы данных по собственному проекту, в которой можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты — это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных.
Для создания новой базы данных нужно запустить Microsoft Access 2003 из меню пуск или с помощью ярлыка. Далее в меню «файл» выберем пункт «создать», после чего появится окно следующего содержания:
Как уже говорилось ранее, мы будем создавать новую базу данных, следовательно, мы выбираем пункт «Новая база данных».
В открывшемся поле имени файла вводим имя файла «Суд». Отмечу, что при необходимости можно выбрать папку для размещения файла базы данных. Далее нажимаем кнопку «Создать» и создаем таблицу.
Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными. Для создания новой таблицы в окне базы данных выберите объект «Таблицы» и нажмите кнопку «Создать». В открывшемся окне Новая таблица выберите один из режимов создания таблицы. Первые три режима (как основные) вынесены в рабочее поле, предназначенное для отображения списка существующих в БД таблиц. Это позволяет сразу перейти в нужный режим создания таблицы, сократив число выполняемых пользователем операций.
