Конструкция самого простого варианта органайзера представляет собой переплетную крышку с размерами 150 Î 210 мм. (рис. 1). К внутренним сторонам крышки приклеены зажимы-скоросшиватели, предназначенные для крепления специальных учетных форм (бланков). В Старт-Органайзере на первом этапе используются всего три типа сменных бланков:
Список задач на неделю
Расписание жестких дел
План на день
Этот минимальный комплект бланков обеспечивает возможность полного цикла управления временем в течение недели на основе использования уникального авторского алгоритма оперативного планирования и организации личной работы.
|
 |
В качестве Старт-Органайзера (три базовых бланка) можно использовать обычный футляр для паспорта. Если необходимо увеличить количество бланков для решения дополнительных задач планирования, в футляр добавляется вкладыш с необходимым количеством карманов (ячеек). Такой органайзер представляет собой модульный конструктор, который легко адаптируется под потребности пользователя. Это более компактный вариант (размеры: 140 х 90 мм.)
АЛГОРИТМ ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ
Оперативное планирование и организация личной работы построены на недельном цикле управления. Предусмотрены следующие необходимые базовые действия и процедуры:
1. ФОРМИРОВАНИЕ СПИСКА АКТУАЛЬНЫХ ЗАДАЧ. Для этого используется специальная форма (бланк) «Список задач на неделю». Данную работу рекомендуется выполнять в конце недели, в воскресенье. Каждой задаче в данном списке присваивается уникальный идентификатор (номер из диапазона от 1 до 100). Этот номер закрепляется за каждой задачей до тех пор, пока это задание не будет выполнено или отменено. Освобожденный идентификатор затем может быть присвоен другой задаче.
2. КОРРЕКЦИЯ СПИСКА АКТУАЛЬНЫХ ЗАДАЧ. В течение недели все новые задачи, которые спонтанно появляются в нашей жизни и деятельности и мы их фактически выполняем, надо немедленно фиксировать и добавлять в органайзер («Список задач на неделю» и «План на день»)
3. ПЛАН НА ДЕНЬ В НЕДЕЛЬНОЙ МАТРИЦЕ СПИСКА ЗАДАЧ НА НЕДЕЛЮ. Каждый день, вечером, непосредственно перед сном, из списка задач на неделю необходимо выделить те дела, которые требуется выполнить в течение следующего дня, и сделать отметки в соответствующих полях недельной матрицы мониторинга задач в правой части бланка «Список задач на неделю» (более подробная информация представлена в описании данного бланка).
4. ПЛАН НА ДЕНЬ. Выписать дела, которые запланированы для выполнения на следующий день, из бланка «Список задач на неделю» в учетную форму «План на день». Рекомендуется дополнительно использовать для целей организации личной работы бланк-вкладыш «Расписание жестких дел», который представляет собой часовую сетку для жесткого планирования событий, привязанных к календарю и времени (встречи, мероприятия, учебные занятия по графику и пр.)
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. В течение следующего дня деятельность организовать в соответствии с планом, зафиксированным в бланках «План на день» и «Расписание жестких дел», если ситуация штатная. При этом рекомендуется концентрировать свое внимание только на одной задаче в тот отрезок времени, который предусмотрен для ее выполнения. После выполнения определенных действий для каждой задачи в специальном поле бланка «План на день» необходимо делать отметку (более подробная информация представлена в описании данного бланка).
6. КОРРЕКЦИЯ ПЛАНА. Если в течение дня появляются новые обстоятельства, не предусмотренные при планировании, необходимо принять новые решения, скорректировать дневной план и продолжать выполнение задач по новому варианту плана. Чтобы было удобнее вносить изменения в дневной план, рекомендуется использовать вместо авторучки карандаш с ластиком.
7. АНАЛИЗ ДНЯ. Каждый день, вечером, непосредственно перед сном, необходимо синхронизировать записи в бланках «План на день» с записями в бланке «Список задач на неделю» (перенос данных мониторинга задач из учетной формы «План на день» в недельную матрицу бланка «Список задач на неделю» и дополнительное согласование идентификаторов задач)