Важнейшим признаком документа является наличие формуляра - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Для составления документов используют формуляр-образец - модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Под бланком документа понимается набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Требования к бланкам документов закрепляет ГОСТ Р 6.30 - 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
Состав обязательных реквизитов управленческих документов закрепляет ГОСТ Р 6.30 - 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Виды бланков и состав реквизитов:
| общий бланк | бланк письма | бланк конкретного вида документа |
| 01 - Государственный герб Российской Федерации (или 02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации); 08 - наименование организации; 11 - дата документа; 14 - место составления или издания документа; | 01 - Государственный герб Российской Федерации (или 02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 11 - дата документа; 12 – рег. номер документа; 13 - ссылка на рег.номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; | 01 - Государственный герб Российской Федерации (или 02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации); 08 - наименование организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 – рег. номер документа; 13 - ссылка на рег. номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; |
Автор документа - физическое или юридическое лицо, сделавшее документ. Оформляется реквизитом 08 - наименование организации и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Указывается: наименование вышестоящей организации (при наличии), полное и сокращенное (если закреплено в учредительных документах) наименование. Справочные данные об авторе включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Дата документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Дата проставляется несколькими способами: цифровой (01.12.2004) и словесно-цифровой (01 декабря 2004 г.)
Регистрационный номер документа- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Размещается на одном уровне с датой. При продольном расположении дату размещают возле левого поля, регистрационный номер возле правого. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел. Порядок расположения этих элементов определяется самой организацией.
Адресование – это указание получателя, кому предназначается документная информация. Реквизит «адресат» может состоять из следующих частей:
- наименование учреждения или организации в именительном падеже.
- наименование структурного подразделения в именительном падеже.
- указание должности получателя в дательном падеже.
- инициалы и фамилия в дательном падеже.
- почтовый адрес.
Если документы адресуются в несколько организаций, то адресатов может быть не более 4-х. Если больше – то составляется список на рассылку, а в документе указывается лишь один адрес.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?
Реквизит «Подпись» - обязательный реквизит, придающий документу юридическую силу. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия
Утверждение документа оформляется грифом утверждения документа (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа). Состоит из:
| Утверждение должностным лицом | Утверждение постановлением, решением, приказом, протоколом |
| слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения | слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫили УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера |
Согласование документа оформляется:
| 23 - гриф согласования документа | 24 - визы согласования документа |
| Внешнее согласование | Внутренне согласование |
| Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. | Состоит из подписи и должности визирующего документ, расшифровки подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания |
| Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др.: слова СОГЛАСОВАНО, вид документа, дата документа, номер документа | |
| Может располагаться на отдельном листе согласования | Проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа |
Отметки на документах:
| 19 - отметка о контроле | обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" |
| 21 - отметка о наличии приложения | - оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз., - указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, - приложении к документу - в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера |
| 26 - отметка о заверении копии | ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения |
| 27 - отметка об исполнителе | включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона (а лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу) |
| 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело | включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подписывается и датируется исполнителем документа |
| 29 - отметка о поступлении документа в организацию | содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) |
Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
7. Реквизиты, отражающие содержание документа.
| 10 - наименование вида документа | Указывается на всех служебных документах, располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и печатается прописными буквами, например, АКТ, СПРАВКА. В бланке письма реквизит «Наименование вида документа» не указывается |
| 18 - заголовок к тексту | Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком). К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. |
| 20 - текст документа | Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. |
| 21 - отметка о наличии приложения | - оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз., - указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, - приложении к документу - в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера |