Моделирование бизнес-процессов
Под «бизнес-моделированием» понимается как моделирование бизнес-процессов, так и создание с помощью прикладных информационных систем некой имитационной модели функционирования бизнеса.
Эти методологии можно представить в виде своего рода промежуточного слоя между бизнесом и ИТ. Гибридность заключается в том, что в условиях, например, диверсификации бизнеса перед ИТ встают новые задачи по ИТ-поддержке бизнеса, то есть развивать ИТ в компаниях нужно в том же темпе, в котором развивается бизнес. Таким образом, в этих методологиях представлено одновременное сочетание сервисного подхода с проектным.
Методологии IDEF0 для моделирования бизнес-процессов управления персоналом
IDEF0 — методология и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Методологию IDEF0 можно считать следующим этапом развития хорошо известного графического языка описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Teqnique).
Благодаря широкому применению IDEF и предшествующей методологии — SADT стало возможным появление популярных понятий, связанных с бизнес-процессом реинжиниринга (BPR). Выбор методологии IDEF0обусловлен тем, что методология IDEF0 лежит в основе ГОСТов.
Одним из важных качеств рассматриваемого семейства методологий является, во-первых, уникальная способность «задавать вопросы» в процессе моделирования, а, во-вторых, неразрывная связь графических средств (нотации), методологии и технологии. Именно бизнес-модель корпорации в виде графических и текстовых описаний позволяет понять процесс управления корпорацией и моделировать его.
В сущности, в основе бизнес-модели корпорации лежат описательные ответы на следующие моменты.
· бизнес-функции описывают, что делает бизнес;
· бизнес-процессы, описывают, как предприятие выполняет свои бизнес функции;
· организационная структура, определяет, где исполняются бизнес-функции и бизнес-процессы;
· существуют фазы, определяющие, когда (в какой последовательности) должны быть внедрены те или иные бизнес-функции;
· роли, определяющие, кто исполняет бизнес-процессы;
· правила, определяющие связь что, как, где, когда и кто.
Одной из самых важных возможностей, которая реализуется на базе методологии IDEF0, является помощь менеджеру сосчитать «количество бизнесов» в рамках определенного структурного подразделения компании или даже всего предприятия, а также определить их взаимодействие, то есть создать оптимальную организационно-штатную структуру компании.
Для достижения этой цели необходимо исследовать все происходящие финансово-хозяйственные процессы и соответствующие им потоки информации на предприятии; графически изобразить взаимосвязи между различными элементами ранее определенной структуры.
Как правило, в «доинформационную эпоху» для этого использовались графические средства в виде схем, в которых отражались «организационно-штатная структура», «диаграммы потоков данных» (ДПД или DFD — Data Flow Diagramming, предназначенные для описания потоков данных), документооборот компании.
В основе графического языка методологии IDEF0 лежат четыре основных понятия:
· Понятие функционального блока (Activity Box). Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемого бизнес-процесса. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, «производить услуги»). Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое определенное значение (роль), при этом:
o верхняя сторона имеет значение «Управление» (Control);
o левая сторона имеет значение «Вход» (Input);
o правая сторона имеет значение «Выход» (Output);
o нижняя сторона имеет значение «Механизм» (Mechanism).
Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер.
· Вторым понятием является понятие интерфейсной дуги (Arrow). Также интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отображает элемент бизнес-системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком. Графическим отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование (Arrow Label). По требованию стандарта наименование должно быть оборотом существительного. С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты, в той или иной степени определяющие бизнес-процессы. Такими объектами могут быть элементы реального мира (детали, вагоны, сотрудники и т.д.) или потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и т.д.). В зависимости от того, к какой из сторон подходит данная интерфейсная дуга, она носит название «входящей», «исходящей» или «управляющей». Кроме того, «источником» (началом) и «приемником» (концом) каждой функциональной дуги могут быть только функциональные блоки, при этом «источником» может быть только выходная сторона блока, а «приемником» любая из трех оставшихся. Любой функциональный блок по требованиям IDEF0 должен иметь, по крайней мере, одну управляющую интерфейсную дугу и одну исходящую, т.к. каждый процесс должен происходить по каким-то правилам (отображаемым управляющей дугой) и должен выдавать некоторый результат (выходящая дуга), иначе его рассмотрение не имеет никакого смысла. Существуют трудности в различии между входящими и управляющими интерфейсными дугами, которые имеют внешне схожую природу. Однако для преодоления этих трудностей, а также для проведения более определенного разграничения, экосистему бизнеса классифицируют на пять основных видов объектов:
o материальные потоки (детали, товары, сырье и т.д.);
o финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т.д.);
o потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы);
o потоки информации (данные о намерениях, устные распоряжения и т.д.);
o ресурсы (сотрудники, компьютеры, машины и т.д.).
При этом в различных случаях входящими и исходящими интерфейсными дугами могут отображаться все виды объектов, управляющими только относящиеся к потокам документов и информации, а дугами-механизмами только ресурсы. Поэтому при создании IDEF-диаграммы деятельности своего функционального подразделения менеджеру нужно ответить на следующие вопросы:
o Что поступает в подразделение «на входе»?
o Какие функции, и в какой последовательности выполняются в рамках подразделения?
o Кто является ответственным за выполнение каждой из функций?
o Чем руководствуется исполнитель при выполнении каждой из функций?
o Что является результатом работы подразделения («на выходе»)?
· Третьим основным понятием стандарта IDEF0 является декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного бизнес-процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. Декомпозиция позволяет постепенно и структурированно представлять модель бизнеса в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой. Модель IDEF0 всегда начинается с представления бизнеса как единого целого — одного функционального блока с интерфейсными дугами, простирающимися за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой и обозначается идентификатором «А-0». В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должна быть указана цель (Purpose) построения диаграммы в виде краткого описания и зафиксирована точка зрения (Viewpoint). Определение и формализация цели разработки IDEF0-модели является крайне важным моментом. Различные цели моделирования предполагают разработку и различных моделей бизнес-процессов, то есть, например, цель «оптимизируем финансовые потоки» приводит к другой модели, нежели цель «оптимизируем логистические цепочки». Точка зрения определяет основное направление развития модели и уровень необходимой детализации. Четкое фиксирование точки зрения позволяет разгрузить модель, отказавшись от детализации и исследования отдельных элементов, не являющихся необходимыми, исходя из выбранной точки зрения на моделирование бизнеса. Это и понятно, так как точка зрения, допустим, финансового директора предприятия может существенно отличаться от точки зрения главного технолога на одни и те же бизнес-процессы. Правильный выбор точки зрения существенно сокращает временные затраты на построение конечной модели. В процессе декомпозиции функциональный блок, который в контекстной диаграмме отображает систему как единое целое, подвергается детализации на другой диаграмме. Получившаяся диаграмма второго уровня содержит функциональные блоки, отображающие главные подфункции функционального блока контекстной диаграммы и называется дочерней (Child diagram) по отношению к нему (каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме, соответственно называется дочерним блоком — Child Box). В свою очередь, функциональный блок — предок называется родительским блоком по отношению к дочерней диаграмме (Parent Box), а диаграмма, к которой он принадлежит — родительской диаграммой (Parent Diagram). Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее детализирована путем аналогичной декомпозиции соответствующего ей функционального блока. Важно отметить, что в каждом случае декомпозиции функционального блока все интерфейсные дуги, входящие в данный блок или исходящие из него, фиксируются на дочерней диаграмме. Этим достигается структурная целостность IDEF0-модели. Наглядно принцип декомпозиции представлен на рисунке
· Взаимосвязь нумерации функциональных блоков и диаграмм представлена так, что каждый блок имеет свой уникальный порядковый номер на диаграмме (цифра в правом нижнем углу прямоугольника), а обозначение под правым углом указывает на номер дочерней для этого блока диаграммы. Отсутствие этого обозначения говорит о том, что декомпозиции для данного блока не существует. Часто бывают случаи, когда отдельные интерфейсные дуги не имеет смысла продолжать рассматривать в дочерних диаграммах ниже какого-то определенного уровня в иерархии, или наоборот — отдельные дуги не имеют практического смысла выше какого-то уровня — это будет только перегружать диаграммы и делать их сложными для восприятия. С другой стороны, случается необходимость избавиться от отдельных «концептуальных» интерфейсных дуг и не детализировать их глубже некоторого уровня. Для решения подобных задач в стандарте IDEF0 предусмотрено понятие туннелирования. Обозначение «туннеля» (Arrow Tunnel) в виде двух круглых скобок вокруг начала интерфейсной дуги обозначает, что эта дуга не была унаследована от функционального родительского блока и появилась (из «туннеля») только на этой диаграмме. В свою очередь, такое же обозначение вокруг конца (стрелки) интерфейсной дуги в непосредственной близи от блока-приемника означает тот факт, что в дочерней по отношению к этому блоку диаграмме эта дуга отображаться и рассматриваться не будет. Чаще всего бывает, что отдельные объекты и соответствующие им интерфейсные дуги не рассматриваются на некоторых промежуточных уровнях иерархии — в таком случае они сначала «погружаются в туннель», а затем, при необходимости, «возвращаются из туннеля».
· Последним из понятий IDEF0 является глоссарий (Glossary). Для каждого из элементов IDEF0 (диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг) существует набор соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и является описанием сущности данного элемента. Например, для управляющей интерфейсной дуги «распоряжение об оплате» глоссарий может содержать перечень полей соответствующего дуге документа, необходимый набор виз и т.д. Глоссарий гармонично дополняет наглядный графический язык, снабжая диаграммы необходимой дополнительной информацией.
Обычно IDEF0-модели несут в себе сложную и концентрированную информацию. Поэтому для того, чтобы ограничить их перегруженность и сделать более наглядными, как правило, на диаграмме показывают от трех до шести функциональных блоков. Верхний предел (шесть) заставляет разработчика использовать иерархии при описании сложных предметов, а нижний предел (три) гарантирует, что на соответствующей диаграмме достаточно деталей, чтобы оправдать ее создание. Также принято ограничивать количество подходящих к одному функциональному блоку (выходящих из одного функционального блока) интерфейсных дуг, как правило, не более четырех.
Основные возможности информационных средств бизнес-моделирования по методологиям IDEF0, которые позволяют менеджеру понять сущность и структуру его деятельности и стать полновластным владельцем бизнес-процесса включают:
· Анализ бизнес-среды.
· Разработка стратегии предприятия.
· Формирование общего видения компании (глобальный уровень).
· Формирование детального описания процессов компании «как есть» и «как будет».
· Создание системы целей и показателей для оценки эффективности деятельности компании и отдельных сотрудников.
· Формирование организационной и функциональной структуры, распределение полномочий и ответственности между подразделениями, функций между исполнителями.
· Описание требований к информационным системам поддержки деятельности.
· Проектирование интегрированных информационных систем.
· Проведение документирования результатов проекта.
· Проведение анализа разработанных моделей (количественный и сравнительный анализ, анализ семантики, анализ стоимостных и временных характеристик).
· Интеграция моделей с функционирующими информационными системами (актуализация организационной структуры, номенклатуры, показателей).
Таким образом, инструментарий IDEF0 совместно с дополнительными интерфейсами обеспечивают поддержку всех основных функциональных требований к системам моделирования и анализа бизнес-процессов, позволяя не только провести виртуальное имитационное моделирование какого-то сконструированного отдельного участка процесса и оценить его функционирование, но и определить возможности развития всего бизнеса в целом со всеми его внутренними взаимосвязями.