КОНСПЕКТ
 |
Курс: «Кадровое делопроизводство»
Тема:«Трудовая книжка: урок третий – общий порядок внесения изменений в трудовую книжку. Внесение записей об увольнении. Порядок выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
Москва
План.
1.Порядок внесения изменений в трудовые книжки при изменении ФИО, при изменении образования. Нужно ли вносить изменение в Книгу учета движения трудовых книжек изменение ФИО?
2.Действия кадровика, если работник выбирает ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
3.Порядок заведения вкладыша в трудовую книжку.
4.Порядок подсчета страхового стажа.
5.Порядок заверения копии трудовой книжки.
6. Порядок внесения записей об увольнении работника.
7. Действия работника отдела кадров при увольнении работника: выдача трудовой книжки и/или формы СТД-Р. Отправка трудовой книжки по почте: почте России или курьерской почтой. Получение трудовой книжки другим человеком вместо уволенного работника.
Нормативно-правовая база:
Ø Трудовой кодекс РФ – 84.1 ТК РФ
Ø Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225
Ø Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69.
Ø ГОСТ Р 7.0.97-2016
Ø Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 14.01.2020) "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам"
Порядок внесения изменений в трудовые книжки при изменении ФИО, при изменении образования. Нужно ли вносить изменение в Книгу учета движения трудовых книжек изменение ФИО?
Пункт 2.3 Раздела 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек и вкладышей в них регулирует порядок внесения изменений в части ФИО и образования на титульный лист трудовой книжки, при необходимости во вкладыше в нее.
Пересказывать Инструкцию мы не будем, остановимся на некоторых ситуациях, которые встречаются в практике кадрового работника.
Ситуация. Например, работник Иванова Марина Ивановна вышла в апреле 2019 года замуж, новая фамилия Петрова. В отдел кадров она сразу принесла документы: паспорт, свидетельство о заключении брака и написала соответствующее заявление.
В трудовой книжке фамилию Иванова меняем на фамилию Петрова на основании свидетельства о заключении брака. Какую информацию вносить в части документа, послужившего для смены ФИО смотрите п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Ситуация. Например, работник Иванова Марина Ивановна вышла в апреле 2019 года замуж, но фамилию супруга она взяла только в марте 2020 года. В отдел кадров приносит паспорт на новую фамилию, свидетельство о заключении брака и пишет соответствующее заявление. Работник отдела кадров должен запросить такой документ, как свидетельство о перемене имени и в трудовую книжку работник отдела кадров будет уже вносить изменение фамилии с Ивановой на Петрову на основании свидетельства о перемене имени, а не на основании свидетельства о заключении брака или паспорта.
Ситуация. Например, в ООО «Ромашка» устраивается работник Иванова Марина Ивановна. Работник отдела кадров видит, что в трудовой книжке одной чертой зачеркнуто фамилия Иванова и внесена рядом фамилия Петрова, но на основании какого документа внесены изменения не отражены. С одной стороны, работник отдела кадров ООО «Ромашка» вправе вернуть трудовую книжку вновь принятому работнику для того, чтобы он обратился в ту организацию, в которой недовнесли информацию на основании какого документа фамилия Иванова была изменена на фамилию Петрова. С другой стороны, работник отдела кадров ООО «Ромашка» может самостоятельно довнести информацию на основании какого документа изменена фамилия Иванова на Петрову. Таким документом будет служить паспорт Петровой.
Мы описали не все ситуации, которые могут возникнуть, но самые распространенные на практике.
Информацию о смене ФИО необходимо отразить в Книге учета движения трудовых книжек. Каким образом отражать? Изменения вносятся по аналогии, как вносили изменения в трудовую книжку, а вот отражать в Книге учета движения трудовых книжек или нет документ, на основании которого Вы меняли ФИО неизвестно. Если Вы отразите данный документ или нет не будет считаться ошибкой при ведении Книги учета движения трудовых книжек.
Что касается порядка внесения дополнения в строке «Образование»/ «Специальность, профессия», то данный вопрос регулируется пунктом 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Порядок заведения вкладыша в трудовую книжку.
Порядок заведения вкладыша в трудовую книжку регулируется разделом V Правил о трудовых книжках, утв. постановлением Правительства РФ.
Итак, какие вопросы возникают при заведении вкладышей в трудовые книжки.
Нужно ли с работника брать заявление на заведение вкладыша в трудовую книжку или работодатель по умолчанию обязан завести, когда заканчивается сведения о трудовой деятельности в трудовой книжке? Если внимательно читать Правила о трудовых книжках, то ни в одном из пунктов нет такого документа, как заявление на заведение вкладыша в трудовую книжку, это с одной стороны. С другой стороны, если у работодателя поставлен строгий учет со стороны бухгалтерии чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, то не будет лишним, если с работника Вы будете брать заявление на заведение вкладыша в трудовую книжку. Кроме того, работодатель вправе удерживать стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша с того работника, которому заводится трудовая книжка или вкладыш в нее. Удерживать работодатель может только на основании заявления. Заявление на заведение вкладыша в трудовую книжку можно уследить из содержания текста п. 41 Правил о трудовых книжках.
Информацию о том, что работодатель берет заявление с работника на заведение вкладыша в трудовую книжку, рекомендуется отразить в одном из локальных нормативных актов, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Далее. К Вам устроился работник и у него трудовая книжка со вкладышем.
Вкладыш в трудовую книжку не вшит или приколот к трудовой книжке степлером. Вопрос – будет ли считаться нарушением законодательства о ведении трудовой книжки? Ответ – да, будет. О том, что вкладыш должен быть вшит в трудовую книжку говорится в пункте 38 Правил о трудовых книжках.
Вопрос – если при приеме на работу нового работника Вы видите, что на титульном листке трудовой книжки нет отметки о том, что выдан вкладыш в трудовую книжку, будет ли считаться нарушением? И что должен сделать кадровый работник? Ответ – да, если на титульном листке трудовой книжки нет отметки о выданном вкладыше, то это будет считаться нарушением пункта 39 Правил о трудовых книжках.
Что делать в данном случае работнику отдела кадров – внести соответствующую отметку на титульный лист трудовой книжки, используя штамп или внести информацию от руки.
Порядок заверения копий трудовых книжек регулируется "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
Правила подсчета страхового стажа для оплаты листков нетрудоспособности.
Все основные моменты указаны в таком нормативно-правовом акте, как Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 14.01.2020) "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам", единственное обращаем внимание на тот факт, что данные правила работают в совокупности с такими документами, как: Правила о трудовых книжках, Инструкция по заполнению трудовых книжек (в каждый период ведения трудовых книжек действовали свои Правила и Инструкции).
Пересказывать данные Правила подсчета страхового стажа мы не будем.
Действия кадровика, если работник выбирает ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Если работник выбирает ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель при наличии письменного заявления от работника обязан выдать оригинал трудовой книжки с соответствующей записью. Вопрос – в течение какого времени, работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки? Ответ ни ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019, ни ТК РФ не содержит. Минтруд в своих рекомендациях говорит о таких сроках, как в течение 3-х рабочих дней, ссылаясь на ст. 62 ТК РФ. Во избежание ненужных споров между участниками данного процесса рекомендуем отразить срок выдачи оригинала трудовой книжки в локальном нормативном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, при этом придерживаясь рекомендаций Минтруда до тех пор, пока в действующее законодательство не внесут изменения.
Вопрос – нужно ли делать отметку в Книге учета движения трудовых книжек, когда работник забирает оригинал в связи с переходом на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде? Действующее законодательство РФ также не содержит точного ответа, равно как и нет единой позиции среди специалистов в данной области. Одни считают, что отражать информацию не нужно, так как в Книге учета движения трудовых книжек работник расписывается только при увольнении, другие считают, что данную информацию в Книге учета движения трудовых книжек нужно отразить, чтобы работник в дальнейшем не мог предъявить претензии к работодателю, что тот не выдал ему трудовую книжку или утерял ее. Данный вопрос рекомендуется также отразить, например, в ЛНА.
Вопрос – как правильно внести отметку в трудовую книжку, если работник ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде? На законодательном уровне данный вопрос также не решен, рекомендуется обратиться к разъяснениям Минтруда РФ (несмотря на то, что они не носят обязательный характер), а именно: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 г. N 14-2/В-150.
Вопрос – нужно ли заверять запись в трудовой книжке на бумажном носителе, если работник решает перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде? Ответ на данный вопрос дан в письме Минтруда России от 16.03.2020 № 14-2/В-267.
Действия работника отдела кадров при увольнении работника: выдача трудовой книжки и/или формы СТД-Р. Отправка трудовой книжки по почте: почте России или курьерской почтой. Получение трудовой книжки другим человеком вместо уволенного работника.
При увольнении работник отдела кадров необходимо заполнить подготовить трудовую книжку к выдаче на руки. Для этого работник должен внести запись об увольнении трудовую книжку. Порядок внесения записи в трудовую книжку регулируется Правилами о трудовой книжки и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Какие вопросы возникают при заполнении трудовых книжек?
На какую статью ссылаться при внесении записи об увольнении, например, при увольнении по инициативе работника – делать ссылку на статью 77 соответствующего пункта части первой или на статью 80 ТК РФ? Ответ дан в пункте 15 Правил о трудовых книжках.
Если работника увольняют по инициативе работодателя или по обстоятельствам независящим от воли сторон – на какую статью делать ссылку – на статью 77 соответствующего пункта или на статью 81 или 83 ТК РФ? Ответы даны в пунктах 16 и 17 Правил о трудовых книжках.
Обязан работник явиться в отдел кадров за трудовой книжкой или работник отдела кадров должен явиться к работнику, где он работает? Ответ на данный вопрос в действующем законодательстве. Однако, если рассуждать, логически то работник обязан явиться в отдел кадров за получением трудовой книжки. Данный момент рекомендуется закрепить. В ПВТР.
В каких случаях писать «Уволен», в каких случаях – «Трудовой договор прекращен»? Ответ. Однозначного ответа нет. В Инструкции по ведению трудовых книжек в разделе 5 в качестве примера указывается «Уволен», унифицированная форма приказа об увольнении в наименовании: «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (об увольнении); прекратить действие трудового договора; уволить…». Рекомендуется применять «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен», «уволен» в зависимости от смысловой нагрузки основания прекращения трудового договора.
На практике может возникнуть ситуация, например, вашего работника лишат водительских прав на основании решения суда, при этом неважно связана его трудовая деятельность с управлением транспорта или нет. Обратите внимание, что данная запись должна быть внесена в трудовую книжку работника, об этом свидетельствует статья34 Уголовно-исполнительного кодекса РФ.
Выдача трудовой книжки и иных документов при увольнении.
В какой день выдавать трудовую книжку при увольнении работника? Ответ дан в Правилах о трудовых книжках, в Инструкции по заполнению трудовых книжек. Коротко о главном: трудовую книжку выдавать в день увольнения. Работник обязан подтвердить своей подписью в Книге учета движения трудовых книжек факт ее получения.
Ситуация. Если работник отказывается получить в день увольнения свою трудовую книжку без объяснения всяких причин. Что делать в данной ситуации. 1.Составить акт о том, что работник отказался от получения трудовой книжки. 2.Вдень увольнения отправить письмо о явке за трудовой книжкой, как требует того ст. 84.1 ТК РФ.
Ситуация. Работник не может получить трудовую книжку в день увольнения и просит выдать трудовую книжку своему коллеге. Вопрос – имеете ли право выдать трудовую книжку другому работнику? Ответ – только при наличии нотариальной доверенности и паспорта, как документа удостоверяющего личность. При этом обратите внимание какие действия прописаны в доверенности. Если указано, что гражданин Петров Петр Петрович имеет право забрать оригинал трудовой книжки Иванова Ивана Ивановича, то в этом случае выдаете оригинал, в Книге учета трудовых книжек Петров П.П. расписывается за ее получение и делает пометку «по доверенности». Не забудьте при этом оригинал доверенности оставить себе.
Ситуация. У вас трудится работник, с которым Вы заключили трудовой договор о дистанционной работе. Он написал Вам заявление об увольнении. Попросите данного работника написать заявление об отправке трудовой книжки с указанием адреса по какому надо отправить.
Данное заявление на всякий случай можно брать от работника, который трудится в месте нахождения работника.
Ситуация. Работник взял ежегодный оплачиваемый отпуск с последующим увольнением по собственному желанию, например, с 22 мая 2020 г. Вопрос, когда работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки или СТД-Р? прежде чем дать ответ, разберем несколько точек зрения по данному вопросу.
О том, когда следует выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет существует две точки зрения:
· Это нужно сделать в последний день отпуска. В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. На основании ст. 127 ТК днем увольнения работника, которому предоставлен отпуск с последующим увольнением, считается последний день отпуска. Значит, трудовая книжка должна быть выдана работнику по окончании отпуска.
· Это нужно сделать в последний день, когда работник был на работе, так как в соответствии с той же ст. 84.1 ТК РФ днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Поскольку в соответствии со ст. 127 ТК РФ работник может отозвать свое заявление только до ухода в отпуск, за работником не сохраняется место работы, и значит, имеет место исключение, описанное в ст. 84.1 ТК РФ.
Поскольку ни в том, ни в другом случае работник в целом ничего не может получить (например, не может по своему желанию продолжить трудовые отношения после ухода в отпуск) и не теряет (кроме, возможно, времени на поездку к бывшему работодателю за трудовой книжкой) судебных споров, предметом рассмотрения которых стал бы этот вопрос практически нет. Косвенно по данному вопросу высказывался Конституционный суд, в определении N 131-О-О от 25.01.2007 «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданки Грудининой Ирины Николаевны на нарушение ее конституционных прав частью четвертой статьи 127 ТК РФ» указал, что работодатель, чтобы надлежаще исполнить закрепленную Трудовым кодексом Российской Федерации (в частности, его статьями 84.1, 136 и 140) обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым работником, должен исходить из того, что последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска. При этом Конституционный Суд упоминает не «день прекращения трудового договора», в который должны быть выдана трудовая книжка, а «последний день работы», что не одно и то же.
В соответствии с положениями ст. 84.1 ТК РФ и правовой позиции, указанной в вышеназванном определении Конституционного Суда, если за работником не сохраняется рабочее место (должность), то окончательный расчет нужно произвести в последний день, когда работник находился на работе и в этот же день выдать трудовую книжку, а если сохраняется – то в последний день отпуска.
Что делать, если в день увольнения работник не явился за получением трудовой книжки?
Ответ дан в ст. 84.1 ТК РФ, цитировать ее не будем. Однако, обратите на следующий факт. Письмо, которое Вы будете отправлять работнику, как показывает практика, в том числе и судебная практика, отправляйте: а)на адрес по прописке, указанный в паспорте; б)с описью вложения (укажите краткое содержание письма, например, «Уведомление о явке за трудовой книжкой»); в)заказным письмом с уведомлением. На вашей описи почта Россия (отправлять именно ей) поставит печать об отправке с указанием даты отправки. Таким образом, Вы сможете доказать что выполнили требования ст. 84.1 ТК РФ. Уведомление о явке за трудовой книжкой необходимо отправить в день увольнения, об этом также сказано в ст. 84.1 ТК РФ.
Если работник после 30 июня 2020 г. перешел на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, например, 30 июля 2020 года и решит уволится 10 августа 2020 года. Какой документ выдать работнику? Ответ- Вы выдаете документ СТД-Р за период работы в Вашей компании. Если работник не явился за получением СТД-Р, что делать? Ответ дан в ст. 84.1 ТК РФ, при этом необходимо сделать так¸ как прописано выше в части трудовой книжки оригинала.