Содержание деятельности
Документовед в организации занимается разработкой и внедрением технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Разрабатывает нормативно - методические документы по вопросам документационного обеспечения.
Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
2 Условия деятельности
2.1 Рабочее место
Документовед работает в офисном помещении организации
2.2 Режим труда
Режим работы документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
В связи с производственной необходимостью документовед обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения)
2.3 Профессиональные вредности
Работа в положении «сидя», протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде.
Квалификационные требования
Для эффективного выполнения своих должностных обязанностей документовед должен обладать следующими знаниями:
законодательных и нормативных правовых акты, постановлений, распоряжений, приказов, других руководящих и нормативных документов вышестоящих органов, касающиехся документационного обеспечения управления; порядока планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методов исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядока оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организации архивного дела; нормативных и методических документов по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основ программирования; методов проектирования и актуализации баз и банков данных; основ эргономики, социальной психологии, социологии; документообразования; отечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения управления; основ экономики, организации труда и управления; законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
3.1 Требования к квалификации.
Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.
Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
Средства деятельности
Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе документоведа:
- средства малой оргтехники, письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.;
- средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе — портативная пишущая машинка); набор различных носителей информации: бумага, бланки, дискеты и др.
- средства обработки бумажных документов: склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов;
- средства хранения и поиска документов: картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф; лотки, а то и настольные этажерки для хранения бумаги, папки-скоросшиватели с системой крепления, «файлы» для хранения в них документов
- средства связи: телефон, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем;
- копировальные средства и аппараты;
- шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
- офисная мебель и оборудование.
Требования к профессионально важным качествам
Для успешной деятельности необходимо наличие следующих профессионально-важных качеств:
- доброжелательность,
- хорошо поставленная правильная речь,
- логичность мышления,
- способность работать с большими объемами информации,
- выраженная организованность,
- выраженная способность к концентрации внимания,
- лексические способности,
- высокая эмоциональная устойчивость.
6 Профессиональное образование
7 Медицинские ограничения для документоведа
- вирусоносительство,
- дефекты речи (заикание и др.),
- выраженные недостатки внешности,
- нарушения зрения и слуха,
- хронические заболевания, вызывающие нарушение внимания, памяти
- заболевания сердечно-сосудистой системы,
- кожные и аллергические заболевания,
- нервно-психические заболевания.
8 Родственные профессии
1. Отдел кадров
2. секретарь
3. Архив