Завершающимэтапомпроцессаделопроизводстваявляетсяподготовкаисполненныхдокументовкхранениюииспользованию.Главнаяцельупорядоченияихраненияисполненныхдокументов–возникновениекритериевдляихупотреблениявсправочнойработеучрежденийипополнениеГосударственногоархивногофондаРФ.
Подготовкаисполненныхдокументовксохранению,использованиювключает:экспертизунаучной,практическойценностидокументов;оформлениедел;описаниедокументовпостоянногоидолговременногохранения;ихсохранности;передачуделвархивучреждения,т.е.введомственныйархив.
Экспертизадокументоввделопроизводстведелаетсяприформированииноменклатурыдел,ихформировании.Дляпроведенияэкспертизыценностидокументов,подготовкиихдляпередачивгосударственноехранение,аещёдлясоблюденияпорядказакорректностьюотнесенияделкразнымделамипредоставленияметодическойподдержки.Оформлениедела–этокомплекснабораработпоегоучету,нумерациистраниц,комплектованиюзаверительнойподписи,внутреннейописидокументов;наступаетсмоментазаверенияделавделопроизводствеиоканчиваетсявпроцессеподготовкиегокпередачевведомственныйархивпослеокончаниякалендарногогода,втечениекоторогоделобылозаведено.Оформлениеделведетсяслужащимислужбыделопроизводства.Вовзаимосвязиотсроковхраненияделаетсяполноеиличастичноеоформлениедел.Полномуоформлениюслужатделапостоянного,долговременного(свыше10лет)храненияиполичномусоставу.Делавременного(до10летвключительно)хранения:частичномуоформлению,ихнужнохранитьвскоросшивателях,безвнутреннейсистематизациидокументов,безнумерациилистов,аещёбезсоставлениязаверительнойнадписи.
Приоформленииобложекделсистематического,длительного(свыше10лет)храненияиполичномусоставуобязаныуказыватьсятакиереквизиты:наименованиеучрежденияиегонепосредственнаяподчиненность;наименованиеструктурногоподразделения,индексдела;аннотациякдокументамдела;датадела;численностьлистоввделе;срокхранениядела;архивныйшифрдела.Кромевсегоэтого,наобложкахделпостоянногохранениядолжнобытьместодлянаименованиягосударственногоархива.
Вконцекаждогоделапостоянного,длительного(свыше10лет)хранениядляучетачисленностиификсацииособенныхметодовнумерациилистовнаотдельномлистеставитсязаверительнаяподпись,вкоторойцифрамиипрописьюуказываетсяколичествопронумерованныхлистовиотдельночереззнак«+»–количестволистоввнутреннейописи.Заверительнаяподписьпишетсяграмотносуказаниемдолжностисоставителя,датыиподписываетсясрасшифровкойподаписи.Последующиеизменениявсоставеделапомечаютсязаверительнойнадписьюсоссылкойнасоответствующийакт.
Дляотдельныхкатегорийделпостоянногоидолговременного(свыше10летсроковхранения,учеткоторыхвызванспецификой,содержащейсявнихдокументациидела,делаоприсужденииученыхстепенейиприсвоенииученыхзваний,деланаавторскиесвидетельства),аещесформированныхпоразновидностямдокументов,заголовкикоторыхнераскрываютихконкретногосодержания,составляетсявнутренняяописьдела.Поокончанииделопроизводственногогодавсезавершенныеделапостоянногоивременногохранения,прошедшиеэкспертизуценности,вносятсявописи.Переписьделпредставляетсобойсистематизированныйпереченьзаголовокдела,раскрывающийихсостависодержание,закрепляющийсистематизациюделвпределахфондаиихучет.Кромеэтого,описьявляетсяодновременноучетнымдокументомиглавнымвидомнаучно-справочногостандарта,обеспечивающимоперативныйучетделиописей.
Смоментазаведенияидосдачивведомственныйархивделахранятсяврабочихкомнатахлибовспециальноотведенныхдляэтойцелипомещениях.Делапомещаютвзакрывающиесяшкафы,которыеобязаныгарантироватьсохранностьдела,иставяткорешкаминаружу.
Изыматьивыдаватьделовыедокументыизделнеизменногохраненияможнолишьвисключительныхслучаях.Втечениекалендарногогодаизделапозволяетсявыдаватьдокументыдляработысотрудникамучреждения.Привыдачедокументанаегоместоставятлист-заместитель,накоторомуказывают,какойдокумент,комуинакакоевремявыдан.Послезавершенияделопроизводственногогодадокументыизделневыдаются.Принадобностивыдаютдело,вкоторомнаходитсядокумент.Навыданноеделозаполняюткарточку-заместитель,гдеуказываютструктурноеотделение,вкотороевыданодело,номердела,датувыдачиивозвращения,фамилиюидолжностьсотрудника,получившегодело,такжепредусматриваютсястолбцыдлярасписоквполучениииприемедела.
Засохранностьдокументальныхархивов,пребывающихвстадииделопроизводства,несутобязанностьзаведующийканцелярией,секретарь,делопроизводитель.Ониобязаныгарантироватьконтрользасохранностьюделавструктурныхотделенияхиуисполнителей,вовремясказатьруководствуучрежденияоимеющихсянарушениях.
Структурныеподразделенияучрежденияпередаютвведомственныйархивделапостоянного,долговременного(свыше10лет)храненияиполичномусоставу.Передачаделделаетсялишьпоописям.Вместесделамивархивпередаютсяврегистрационно-контрольныекарточкиделопроизводственнойслужбыучреждения.Заголовоккаждойкартотекивключаетсявопись.
Деланепостоянного(до10летвключительно)храненияпередачивведомственныйархивнеподлежатиобязаныхранитьсяцентрализованновканцелярии,секретариателибовдругомотделеделопроизводстваучрежденияиливструктурныхподразделениях.
Документы[2]принимаетзаведующийведомственнымархивомлиболицо,ответственноезаархив,вприсутствииработникасдающегоструктурногоподразделения.Передачаделделаетсяпоописи,ивобоихэкземплярахпротивкаждогопередаваемогоделаделаетсяотметкаоегоналичии.Вконцеописивлюбомэкземплярецифрамиипрописьюуказываетсяколичествопринятыхдел,датаприема-передачидел,аещёставятсяподписиработникаведомственногоархиваисотрудникапередавшегодела.Приприемеособоценныхделпроверяетсяколичестволистоввделе [3,c,42]
Заключение.
Существуетдостаточномногоопределенийпонятиястиль.Еслисравнитьэтиопределения,можноотметитьнаиболееобщиеположения:стиль-этоосновополагающиенаиболеебольшиеречевыеразновидности.Стильреализуетсявнаборетекста.Определитьстильиегоособенностиможно,сделаванализрядтекстовинайдявнихобъединенныечерты[1,c.96].
Наформированиеифункционированиестилейоказываютвоздействиевсевозможныефакторы.Таккакстильсуществуетвречи,тонаегоформированиевлияютусловия,которыесвязанысактуальнойреальностьюобщества.Этифакторыименуютвнеязыковыми,илиэкстралингвистическими.Выделяютследующиестилирусскогоязыка:научный,официально-деловой,публицистический,разговорныйстильхудожественнойлитературы.
Публицистический стиль служит для воздействие на людей через СМИ (газеты,телевидение,журналы, афишы,буклеты).Он характеризует наличием общественно-политической лексики,логичностью,эмоциональностью, оценочностью, привязаностью. Для публицистического стиля характерно использование оценочной лексики, обладающей сильной эмоциональной окраской (энергичный старт, твердая позиция,тяжелый кризис)
Деловойстиль-этосовокупностьязыковыхсредств,функциякоторых-сферыофициально-деловыхотношений,т.е.взаимоотношений,возникающихмеждуорганамигосударства,организациямииливнутриних,междуорганизациямиилицамивпроцессеихпроизводственной,хозяйственной,юридическойработы.
Такимобразом,сферавнедренияделовогоразговорадолжнабытьвпринципепоказанакакширокаясетьактуальныхофициально-деловыхситуацийикаккомплектсоответствующихжанровдокументов[4,c.126].