Понятие документоведения
- наука, занимающаяся классификацией документов, способами организации документооборота, построения систем документирования.
Понятие документирования
- это процесс создания и оформления документа.
Понятие организации работы с документами
- организация документооборота, хранение и использование документов текущей деятельности предприятия. Совершенствование организации работы с документами определяется: оперативностью перемещения документов внутри организации, качеством и своевременностью исполнения документов, эффективностью обеспечения руководства предприятия, документирование информации.
Понятие документооборота
- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправление. Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов, между структурными подразделениями или работниками подразделения.
Понятие документа
- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.
Функции документа
- Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Гос. стандарты, регулирующие документоведение.
- ГОСТ Р 6.30- 2003г (Требования к оформлению документов).
Классификация документов по способу документирования.
(или закрепления информации на носителе) выделяют рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.
9. Классификация документов по месту составления:
входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации); внутренние (составленные и используемые в самой организации). Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями.
Классификация документов по грифу ограничения доступа.
открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа.Документы могут иметь следующие грифы:
"Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
"Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);
"Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
"Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).
11. Классификация документов по происхождению:
официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными), т.е. заявления, письма, жалобы.
12. Классификация документов по юридической значимости:
подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором); копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу); дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).
13. Классификация документов по форме изложения:
индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы); типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях).
14. Классификация документов по срокам хранения:
документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.
Понятие реквизита документа
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 08 - наименование организации; 11 - дата документа; 14 - место составления или издания документа; 16 - гриф утверждения документа; 18 - заголовок к тексту; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; и т.д.