Изъятие представляет собой принудительное лишение организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами.
В условиях, когда первичный документ является письменным свидетельством, доказательством какого-либо действия в процессе учета, полное изъятие может дестабилизировать организацию документооборота, что может отрицательно сказаться на деятельности хозяйствующего субъекта.
В то же время, несвоевременное осуществление изъятия может привести к уничтожению документов проверяемыми лицами или совершению в них подлога, что является одним из эффективных методов сокрытия следов противоправной деятельности в сфере экономики.
Весь процесс по организации подготовки изъятия бухгалтерских документов можно разделить на три этапа:
- подготовительный этап состоит из комплекса организационных мероприятий, обеспечивающих дальнейшую реализацию решения об изъятии бухгалтерских документов;
- основной (рабочий) этап предусматривает совокупность действий, направленных на внешний осмотр и непосредственное изучение необходимых документов, которым завершается составление документа (акта) об изъятии документов;
- заключительный этап предусматривает упаковку изъятых документов, их доставку и хранение до принятия решения по материалам проверки.
В соответствии с ч.8 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Также он имеет право в их присутствии дооформить документы, прошить, пронумеровать, опечатать, сделать опись и т. д.
Изъятие же первичных учетных документов производится только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Доставка документов осуществляется в условиях, исключающих их утрату и повреждение.
Хранение документов исключает доступ к ним посторонних лиц. В случаях их пропажи или повреждения приказом руководителя организации, изъявшей документы, назначается комиссия по расследованию причин данного события.
Определение перечня бухгалтерских документов, подлежащих изъятию, места их нахождения и хранения
Подготовительный этап
Оформление документа, подтверждающего основание изъятия (постановление)
Осмотр документов, подлежащих изъятию
Оформление процесса изъятия (протокол, акт)
Основной (рабочий) этап
Снятие главным бухгалтером копий с изымаемых документов
Организация доставки и хранения изъятых документов
Изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами может осуществляться до и после возбуждения уголовного дела.
Основными законами и нормативными актами, регламентирующими изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами до возбуждения уголовного дела, являются:
- закон РФ от 18.04.1991г. с изменениями в 1993, 1996 и 1999г.г. «О милиции», ст. 27.10 «Акт изъятия»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. с последующими изменениями и дополнениями;
- закон РФ «О банках и банковской деятельности»;
- ФЗ «О счетной палате от 1995г. с последующими изменениями и дополнениями (акт изъятия и его оформление);
- инструкция, утвержденная письмом МФ РФ от 26.07.1991г. № 16/176 с последующими изменениями и дополнениями (оформление постановления об изъятии, протокол изъятия);
- Налоговый Кодекс РФ, ст. ст. 93, 94 (оформление акта изъятия);
- Таможенный Кодекс РФ, ч. 2 ст. 186 «Акт изъятия»;
- Указ Президента РФ «О федеральном казначействе» от
08.12.1992г. № 1556, п. 3 «Постановление»; УПК РФ, ст. ст. 182, 183, 184 (протокол) и другие.
Помимо изъятия, документы можно получить путем их истребования, что оформляется письменным запросом.
Результаты изъятия оформляются соответствующим документом (протоколом, актом) в двух-трех экземплярах, в котором отражаются следующие реквизиты: дата и время (начало и конец) изъятия; должность лица, производящего изъятие, и присутствующих лиц; основание и перечень изымаемых документов; подписи; письменные объяснения по зафиксированным нарушениям в изымаемых документах и т. д.
Первый экземпляр протокола (акта) остается у представителя органа, изъявшего документы; второй — в бухгалтерии организации, у которой произвели изъятие; третий — направляется в другие надзорные органы (не обязательно).
После возбуждения уголовного дела изъятие документов может осуществляться в ходе осмотра места происшествия (ст. ст. 176, 177 УПК РФ), обыска (ст. 18/2 УПК РФ) и выемки (ст. 183 УПК РФ), личного обыска (ст. 184 УПК РФ).
По уголовному делу для изъятия документов следователь выносит постановление, которое предъявляется главному бухгалтеру для ознакомления.
Изъятие оформляется протоколом (уголовно-процессуальный закон), копия которого вручается главному бухгалтеру. При необходимости производится обыск жилища на основании решения суда (ст. 165 УПК РФ).