Текст 1
What Is Online Document Management?
Online document management is a service which allows people to view, share, modify, and control documents online. A number of companies offer online document management services, and some companies create their own systems for internal use. Some services are free, while others charge fees to maintain the service and to provide extra benefits and services. It is not uncommon for companies to offer a suite of office-related services with online document management so that people can access everything they need in one place.
There are a number of reasons why people might want to be able to access documents online. One of the most common reasons is the desire to have a virtual office. With a virtual office, someone is not tied to a specific location or computer; it's possible to log on anywhere in the world to view documents online. In addition, people can share their virtual office, as for example when an editor works with a client in another country. The client can post documents online for viewing and modification by either party, a much more efficient approach than mailing documents or emailing them.
Online collaboration is also easier with online document management. Some companies have products which have been specifically designed to facilitate collaborative work, allowing multiple people to be logged into a document at once, making changes and adding comments. Electronic document storage can also be useful as a security measure, ensuring that if the document becomes corrupted in other formats and locations, it will still be available online.
It is possible to make online documents public or private. People sometimes provide resumes, clippings, and similar documents in a shared format so that prospective clients and interested members of the media can access them easily. On the other hand, people working on a confidential project might prefer a password-protected area for their documents to ensure that they are not seen by unauthorized personnel. People can usually adjust the privacy settings, including who is allowed to view the document, at any time.
People who are interested in online document management can serve from a number of services. It's important to think about what kinds of features might be desired before signing up with a service, and it can also be wise to ask other people who will be working on the same document if they have a preference. For example, someone might already have a subscription to a service and prefer to work with that one rather than subscribing to another service.
Что такое управление документами в Интернете?
Онлайн-управление документами - это сервис, который позволяет людям просматривать, обмениваться, изменять и контролировать документы в Интернете. Ряд компаний предлагают онлайн-услуги по управлению документами, а некоторые компании создают собственные системы для внутреннего использования. Некоторые услуги бесплатны, в то время как другие взимают плату за обслуживание и предоставляют дополнительные льготы и услуги. Для компаний нередко предлагается набор офисных услуг с онлайн-управлением документами, чтобы люди могли иметь доступ ко всему, что им нужно, в одном месте.
Существует ряд причин, по которым люди могут захотеть иметь доступ к документам в Интернете. Одной из наиболее распространенных причин является желание иметь виртуальный офис. В виртуальном офисе кто-то не привязан к определенному месту или компьютеру; Можно войти в любую точку мира для просмотра документов в Интернете. Кроме того, люди могут делиться своим виртуальным офисом, например, когда редактор работает с клиентом в другой стране. Клиент может публиковать документы онлайн для просмотра и изменения любой из сторон, гораздо более эффективный подход, чем отправка документов по почте или отправка по электронной почте.
Совместное онлайн-сотрудничество также упрощается благодаря онлайн-документообороту. В некоторых компаниях есть продукты, специально предназначенные для совместной работы, позволяющие сразу нескольким пользователям входить в документ, внося изменения и добавляя комментарии. Электронное хранение документов также может быть полезно в качестве меры безопасности, гарантируя, что если документ будет поврежден в других форматах и местах, он все равно будет доступен в Интернете.
Интернет-документы можно сделать общедоступными или частными. Люди иногда предоставляют резюме, вырезки и аналогичные документы в общем формате, чтобы потенциальные клиенты и заинтересованные члены СМИ могли легко получить к ним доступ. С другой стороны, люди, работающие над конфиденциальным проектом, могут предпочесть защищенную паролем область для своих документов, чтобы гарантировать, что они не будут видны неавторизованному персоналу. Обычно люди могут изменять настройки конфиденциальности, в том числе, кто может просматривать документ, в любое время.
Люди, которые заинтересованы в онлайн-управлении документами, могут обслуживать множество услуг. Важно подумать о том, какие функции могут понадобиться перед подпиской на услугу, и было бы также разумно спросить других людей, которые будут работать над одним и тем же документом, если у них есть предпочтения. Например, кто-то может уже иметь подписку на услугу и предпочитает работать с ней, а не подписываться на другую службу.
Текст 2
Organizing Paperwork
There are several methods for organizing paperwork, depending on the type of information that one is trying to manage. For instance, some people may need help dealing with the mail and miscellaneous papers that find their way into their homes each day. Others have a disorganized home office, with a confusing mix of vital paperwork and unnecessary clutter. Still other individuals might have their papers organized neatly, but simply lack the storage space to keep them out of the way. There are practical solutions for each of these types of problems. Many people find that the best option is some combination of sorting, purging, filing, and storing.
Organizational experts often have certain rules for organizing paperwork. For example, some professionals recommend trying to touch a piece of paper as few times as possible when dealing with it. Many people suggest opening daily mail immediately, and then deciding whether to discard it or file it, rather than putting it into a miscellaneous pile to be dealt with later. Bills to be paid can be organized according to due date, and it might be helpful to utilize a payment calendar or reminder system to help avoid late payments.
Organizing paperwork on a daily basis, with the aid of some tools, can help someone avoid allowing clutter to build up. Items that may be helpful in dealing with papers include baskets or trays for incoming mail, as well as trash and recycling bins for discarding unwanted documents. Small binders or organizers can also come in handy for things that people carry with them regularly. For example, people who use coupons when they shop could benefit from a portable, accordion-type organizer.
When attempting home office organization, many people prefer organizing paperwork by using file folders and cabinets, or boxes with labels. After eliminating unnecessary items, the paperwork that remains in the office can be sorted and filed according to specific categories. Common examples of these include personal information, medical records, and financial information. Sturdy cardboard or plastic containers can be useful for long-term storage of documents that do not need to be looked at regularly.
An additional hint for organizing paperwork is to reduce the actual quantity of paper in the house. Many documents can be scanned and stored on a computer or external hard drive. One can also create computer files for budgets and other household records, thereby eliminating excess paper. If necessary, hard copies of documents can be printed when needed. A personal safe or a safety deposit box is often recommended for storing irreplaceable or official documents.
Существует несколько методов организации бумажной работы в зависимости от типа информации, которой вы пытаетесь управлять. Например, некоторым людям может понадобиться помощь с почтой и разными бумагами, которые каждый день попадают к ним домой. Другие неорганизованный домашний офис, с запутанной смесью жизненно важных документов и ненужную. У других людей документы могут быть аккуратно разложены, но просто не хватает места для хранения, чтобы держать их в стороне. Есть практические решения для каждого из этих типов проблем. Многие люди считают, что лучшим вариантом является некоторая комбинация сортировки, очистки, хранения и хранения.
Организационные эксперты часто имеют определенные правила организации документооборота. Например, некоторые специалисты рекомендуют при работе с бумагой как можно реже прикасаться к ней. Многие люди предлагают немедленно открыть "Дейли мейл", а затем решить, выбросить ее или отправить в архив, вместо того чтобы складывать в кучу, с которой придется разбираться позже. Оплачиваемые счета могут быть организованы в соответствии с установленной датой, и, возможно, было бы полезно использовать платежный календарь или систему напоминаний, чтобы избежать несвоевременных платежей.
Организация бумажной работы на ежедневной основе с помощью некоторых инструментов может помочь кому-то избежать беспорядка. Предметы, которые могут быть полезны при работе с бумагами, включают корзины или лотки для входящей почты, а также корзины для мусора и корзины для утилизации ненужных документов. Небольшие связыватели или организаторы также могут пригодиться для вещей, которые люди носят с собой регулярно. Например, люди, которые используют купоны, когда они делают покупки, могут воспользоваться портативным организатором типа аккордеона.
При попытке организации домашнего офиса многие люди предпочитают организовывать документы с помощью папок и шкафов или коробок с этикетками. После устранения ненужных элементов, документы, которые остаются в офисе, могут быть отсортированы и поданы в соответствии с конкретными категориями. Распространенные примеры таких данных включают личную информацию, медицинские записи и финансовую информацию. Прочная картонная или пластиковая тара может быть полезна для длительного хранения документов, которые не нужно регулярно просматривать.
Дополнительный совет по организации бумажной работы-уменьшить фактическое количество бумаги в доме. Многие документы могут быть отсканированы и сохранены на компьютере или внешнем жестком диске. Можно также создавать компьютерные файлы для бюджетов и других записей домашних хозяйств, тем самым устраняя излишки бумаги. При необходимости можно распечатать печатные копии документов. Для хранения незаменимых или официальных документов часто рекомендуется личный сейф или сейф.
ТЕКСТ 3
A documentation specialist is a professional whose main job is to either create or manage documents, or both. This can include documenting processes, projects and procedures using a number of mediums. It can also include collecting documents from a number of stakeholders and consolidating them into one usable file or document. The purpose of such documentation can range from historical interest to establishment of business practices to governmental requirement.
In many cases, a documentation specialist is the person who actually does the documenting. This might mean writing policy and procedure manuals based on current practices, or it might mean creating a user manual that documents how a product should be used or assembled. It could also mean creating a timeline of actions and communications when a process is dictated by regulatory bodies or if it could potentially involve a dispute or lawsuit. It might also mean documenting events and occurrences for a historical record.
As an example, consider a company that is required to take specific safety steps during a manufacturing process. A documentation specialist could be responsible for watching the process be completed properly and then creating a document that tells workers how to replicate the process step-by-step. This work assists in training and also helps show regulating bodies that the company is attempting to follow correct procedure.
In conjunction with or in place of writing documents, a documentation specialist may be responsible for recording events and processes through still or video photography. This might include taking pictures of a car that has been in an accident for the purpose of documenting the damages for an insurance claim or lawsuit. It might also include filming a special event or procedure so that it can be accurately portrayed without relying on human memory.
Another type of documentation specialist is someone who assembles required documents from others. For example, if a company has been trying to collect money from a client and is considering legal action, a documentation specialist might be asked to assemble the original purchase contract, all applicable invoices and any emails or other communications that have been sent to or exchanged with the client in question. This type of specialist may also create independent documents that provide additional detail or describe how the documents were obtained.
It is important to note that the term should not be confused with the term document specialist. A documentation specialist creates or assembles documents for the specific purpose of tracking information or proving something. A document specialist is someone who works with existing documents and can refer to a large number of jobs ranging from clerks in a copy shop to handwriting experts who authenticate historic documents.
Что делает специалист по документации?
Специалист по документации - это профессионал, основной задачей которого является создание или управление документами или и то, и другое. Это может включать документирование процессов, проектов и процедур с использованием ряда сред. Он также может включать сбор документов от нескольких заинтересованных сторон и объединение их в один полезный файл или документ. Цель такой документации может варьироваться от исторического интереса к установлению деловой практики до требований правительства.
Во многих случаях специалистом по документации является лицо, которое фактически документирует. Это может означать написание руководств по политике и процедурам на основе текущей практики, или это может означать создание руководства пользователя, которое документирует, как продукт следует использовать или собирать. Это также может означать создание сроков действий и сообщений, когда процесс диктуется регулирующими органами или может потенциально включать спор или судебный процесс. Это может также означать документирование событий и событий для исторической записи.
В качестве примера рассмотрим компанию, которая должна принять конкретные меры безопасности во время производственного процесса. Специалист по документации может нести ответственность за правильное выполнение процесса, а затем создание документа, в котором рабочие рассказывают о том, как поэтапно реплицировать процесс. Эта работа помогает в обучении, а также помогает показать регулирующим органам, что компания пытается следовать правильной процедуре.
В сочетании с письменными документами или вместо них специалист по документации может нести ответственность за запись событий и процессов посредством неподвижной или видеосъемки. Это может включать съемку автомобиля, который был в аварии, с целью документирования ущерба по страховому требованию или иску. Это может также включать съемку специального события или процедуры, чтобы можно было точно изобразить, не полагаясь на человеческую память.
Другой тип специалиста по документации - это тот, кто собирает необходимые документы у других. Например, если компания пытается собрать деньги у клиента и рассматривает судебные иски, специалисту по документации может быть предложено собрать первоначальный договор купли-продажи, все соответствующие счета-фактуры и любые электронные письма или другие сообщения, которые были отправлены или обменены С клиентом, о котором идет речь. Этот тип специалиста может также создавать независимые документы, которые предоставляют дополнительные детали или описывают, как были получены документы.
Важно отметить, что этот термин не следует путать с термином «специалист по документу». Специалист по документации создает или собирает документы для конкретной цели отслеживания информации или подтверждения чего-либо. Специалист по документам - это тот, кто работает с существующими документами и может обращаться к большому числу заданий, начиная от клерков в копировальном цехе до специалистов по рукописным текстам, которые аутентифицируют исторические документы.
Текст 4
A document control specialist typically spends much of his or her time fine-tuning the literature, manuals and instruction materials that accompany highly technical products. Most document control specialists work in industries such as engineering or pharmaceutical manufacturing, where the work is complex and simple language is a rarity. Clear instructions and product use information are imperative, however, which is where the document control specialist comes in. This professional essentially acts as quality control for literature and texts that are released to the public. The job entails mostly corroboration, data inputting and consistency checks at a high level.
In most contexts, a document control specialist works as a member of a technical writing team. Technical writing basically seeks to capture the essence of a procedure or product, and then frame it in language that is more readily understood by consumers. This involves more than simply describing and translating, however. A technical document control specialist must be extremely accurate and must ensure that consistent language and coding is being used throughout the materials. Information that is published or distributed that cannot be readily understood can lead to injury or product misuse, both of which can have negative consequences for the manufacturer.
Most of what document control specialists work on is the instruction manuals and technical documentation that accompany electronic and technological products. When the writing team has finished compiling this information, the document control specialist reviews it, looking for clarity and accuracy. This often involves the use of a special industry-specific lexicon of highly technical terms. Those terms must be defined and used consistently throughout the materials. When specialists find errors or discover places where more clarification is needed, they usually will send the documents in question back to the writing team.
Effectiveness in document control specialist jobs generally requires a keen attention to detail and an aptitude for complex material. Specialists usually do not need to possess a lot of subject matter expertise, however. Most of the time, document specialists are permitted to learn the ins and outs of the industry on the job. Exceptions exist for projects in the military and national defense arena, because these specialists usually must have first-hand knowledge of the parts that are being built and described. In most other contexts, however, a bachelor’s degree, experience writing and editing and strong organizational skills are the only requirements.
Outside of engineering and science, the term “document control specialist” is sometimes, albeit rarely, applied to entry-level employees who are often little more than mail clerks. These employees handle the influx of documents, process memos and sort ingoing and outgoing mail. This sort of professional and those who work in the top tiers of manufacturing have little in common aside from job title.
Текст 4
Что делает специалист по контролю документов?
Специалист по документообороту обычно тратит большую часть своего времени на тонкую настройку литературы, руководств и инструкций, которые сопровождают высокотехнологичные продукты. Большинство специалистов по контролю документооборота работают в таких отраслях, как инженерное или фармацевтическое производство, где работа сложная, а простой язык - редкость. Однако четкие инструкции и информация об использовании продукта являются обязательными, и именно там входит специалист по контролю документов. Этот профессионал, по сути, действует как контроль качества литературы и текстов, которые публикуются для общественности. Эта работа влечет за собой главным образом подтверждение, проверку ввода данных и согласованность на высоком уровне.
В большинстве случаев специалист по контролю над документами работает в качестве члена команды технического письма. Техническое письмо в основном стремится уловить суть процедуры или продукта, а затем сформулировать ее на языке, который легче понять потребителями. Однако это связано не только с описанием и переводом. Специалист по техническому документообороту должен быть предельно точным и должен обеспечивать, чтобы на всех материалах использовался согласованный язык и кодирование. Информация, опубликованная или распространяемая, которая не может быть легко понята, может привести к травме или неправильному использованию продукта, которые могут иметь негативные последствия для производителя.
Большинство из тех, над которыми работают специалисты по контролю документов, - это руководства по эксплуатации и техническая документация, которые сопровождают электронные и технологические продукты. Когда письменная команда закончила компиляцию этой информации, специалист по контролю документов просматривает ее, ищет ясность и точность. Это часто связано с использованием специальной отраслевой лексики высокотехнических терминов. Эти термины должны определяться и использоваться последовательно во всех материалах. Когда специалисты находят ошибки или обнаруживают места, где требуется больше разъяснений, они обычно отправляют документы, о которых идет речь, в письменную группу.
Эффективность работы специалиста по документообороту обычно требует пристального внимания к деталям и склонности к сложным материалам. Однако специалистам, как правило, не нужно обладать множеством предметов. Большую часть времени специалистам по документам разрешено изучать все отрасли промышленности на рабочем месте. Исключения существуют для проектов на военной и национальной арене обороны, поскольку эти специалисты обычно должны иметь непосредственное знание частей, которые строятся и описываются. Однако в большинстве других случаев степень бакалавра, письменное и редактирование опыта и сильные организационные навыки являются единственными требованиями.
не техники и науки термин «специалист по контролю документов» иногда, хотя и редко, применяется к сотрудникам начального уровня, которые часто являются немногим более, чем почтовые служащие. Эти сотрудники обрабатывают приток документов, заметок процессов и сортировку входящей и исходящей почты. Этот вид профессионалов и тех, кто работает в топ-классах производства, имеет мало общего с тем, чем должно занимать должность.
Текст 5