МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ
ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра управления
сельскохозяйственным производством
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
Методические указания
к практическим занятиям на тему
“Служебный этикет”
для слушателей факультета повышения квалификации
и студентов специальности
Э.01.03.00 “Экономика и управление на предприятии”
специализации Э.01.03.17 “Экономическая информатика”
Минск-2001
Методические указания к практическим занятиям на тему “Служебный этикет” для слушателей факультета повышения квалификации и студентов специальности Э.01.03.00 “Экономика и управление на предприятии” специализации Э.01.03.17 “Экономическая информатика” рассмотрены на заседании методической комиссии ФПК и рекомендованы к изданию на ротапринте БАТУ.
Протокол № от 2000 года.
Составители профессор Воробьев Л.А.
доцент Казакевич Л.А.,
ассистент Тарасевич Н.Н.
Рецензент доцент кафедры управления хозяйственными
системами Академии управления при
Президенте Республики Беларусь
к.э.н., доцент Брасс А.А.
Цель занятия
- Ознакомиться с правилами и нормами служебного этикета.
- Изучить требования этикета деловых отношений.
- Получить навыки соблюдения служебного этикета.
СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ
Служебный этикет - это совокупность правил поведения работников системы управления, касающихся их взаимоотношения с людьми.
Служебный этикет базируется на нормах общего этикета. Этикет в широком смысле слова - это свод правил общения людей, выработанных многими поколениями.
Этикет регламентирует, что допустимо и приемлемо в данном обществе или в конкретной ситуации, а что нет.
Служебный этикет включает:
- вежливость и приветливость,
- тактичность,
- скромность,
- ответственность,
- компетентность,
- продуманную линию поведения во внеслужебное время.
Вежливость и приветливость основана на доброжелательности к подчиненным и коллегам. Формальная вежливость, “вежливость сквозь зубы”, за которой скрывается недоброжелательное отношение к человеку без каких-либо серьезных оснований, пренебрежение к работнику не соответствует, конечно, требованиям служебного этикета.
Тактичность - это чувство меры в личных и деловых отношениях, а также умение чувствовать границу, за пределами которой могут возникнуть нежелательные напряженности во взаимоотношениях. Тактичность требует учета своеобразия личности, умения не замечать незначительные оплошности подчиненного, предвидения реакции работников, обладания чувством меры в отношениях с людьми и т.д.
Скромность управленческого работника выражается в его уважительном отношении к человеку труда. Это естественное поведение культурного человека, не допускающего во взаимодействии с подчиненными насмешек, издевок, грубости, хамства, разного рода фамильярностей и т.д.
Ответственность в деловых отношениях имеет особое значение, поскольку безответственность может сорвать выполнение задания, нарушить рабочий ритм, вызвать массу других негативных последствий.
Компетентность - это прежде всего высокий профессионализм руководителя.
Продуманная линия поведения во внеслужебное время особенно важна для руководителей и специалистов сельскохозяйственных предприятий, так как в сельской местности все всё всегда на виду.
Этикет - это инструмент, которым необходимо владеть, если вы хотите добиться преуспеть в каком-либо деле. Само по себе знание и следование правилам этикета не гарантирует успеха, если нет достаточной профессиональной подготовки или необходимых для данной должности качеств. Однако тот, у кого умение ладить с людьми и безупречно выполнять свою работу сочетается с хорошими деловыми манерами, будет продвигаться по служебной лестнице быстрее, чем тот, кто пренебрегая этикетом, использует недопустимую лексику, невежлив с людьми, нарушает общепринятые нормы поведения, неправильно держит себя с вышестоящими лицами, сослуживцами, подчиненными.
Этикет деловых отношений требует, чтобы руководитель обладал следующими качествами.
1. Способность формировать коллектив. Признаки руководителя, отвечающего этому требованию:
- имеет прочные навыки руководства, последователен;
- поддерживает идеи коллективизма;
- правильно подбирает сотрудников, предъявляет к ним высокие требования;
- заботится обо всех членах коллектива;
- создает положительный климат в коллективе;
- заинтересован в результатах работы каждого члена коллектива;
- использует эффективные методы работы и рационально распределяет обязанности между сотрудниками;
- анализирует работу без критики в адрес конкретных людей;
- поддерживает личное развитие своих сотрудников, поощряет творческий потенциал;
- строит здоровые межгрупповые отношения;
- использует конфликты в конструктивных целях;
- поощряет тех, кто идет на риск;
- стремится к установлению обратной связи.
2. Умение обучать. Качества руководителей, которые хорошо умеют это делать, следующие:
- создает в коллективе положительную среду для учебы;
- помогает анализировать потребности сотрудников в обучении;
- дает сложные поручения и ставит цели, требующие усилий;
- знает сильные и слабые стороны подчиненных, осознает их потенциал;
- помогает другим планировать развитие их карьеры;
- использует возможности развития в процессе работы.
3. Умение руководить. Характеристики менеджера с высоким уровнем способностей руководить следующие:
- понимает, что лежит в основе поведения подчиненных,
- наводит дисциплину, если это требуется,
- развивает добрые отношения с подчиненными,
- устанавливает приемлемые отношения с трудными людьми,
- регулярно анализирует работу подчиненных,
- отдает четкие указания,
- умело делегирует полномочия,
- избегает слишком частого применения негативного подкрепления,
- защищает свой коллектив, если возникает угроза,
- ищет способы максимизации вклада в работу каждого сотрудника.
4. Понимание особенностей управленческого труда. Поведение руководителя при этом следующее:
- хорошо знает принципы и стили управления,
- собственный стиль руководства меняет в зависимости от ситуации,
- анализирует собственные слабости,
- создает позитивную рабочую атмосферу,
- добивается от людей всего, что они могут дать.
5. Умение влиять на людей. Руководитель, способный оказывать сильное влияние:
- держится уверенно, но не вызывающе,
- имеет солидный внешний вид,
- ясно излагает свои мысли,
- дает четкие указания,
- устанавливает доверительные отношения с подчиненными,
- вознаграждает требуемое поведение подчиненных,
- оказывает значительное воздействие на окружающих,
- имеет реалистическое представление о себе.
6. Творческий подход. Руководитель с творческим подходом:
- подготовлен к неопределенности,
- верит в свои способности,
- проявляет настойчивость при выполнении задач,
- может порвать с традициями,
- ценит творческие способности в других людях,
- испытывает потребность в переменах,
- легко относится к новым идеям,
- предпочитает инновационные решения,
- идет на риск, учится на ошибках.
7. Навыки решения проблем. Руководитель, умело решающий проблемы:
- использует систематизированный подход,
- выбирает подходящие методы,
- устанавливает ясные цели для подчиненных,
- определяет ответственных за решение проблем,
- устанавливает четкие критерии успешной деятельности,
- эффективно координирует работу подчиненных.
8. Неостановленное саморазвитие. Это качество предполагает, что руководитель:
- критически оценивает свой опыт,
- много читает и занимается самообразованием,
- верит в свой потенциал,
- старается быть открытым,
- осознает влияние на себя,
- управляет своим профессиональным развитием и карьерой.
9. Четкие личные цели. Руководитель с четкими личными целями:
- постоянно уточняет стоящие перед ним задачи,
- реально оценивает свое продвижение по службе,
- идет на рассчитанный риск,
- поддерживает равновесие между частной жизнью и работой,
10. Четкие личные ценности. Руководитель, демонстрирующий четкие личные ценности:
- постоянно подвергает анализу свои ценности,
- последователен и ведет себя в соответствии с декларированными ценностями,
- активен в жизни и готов отвечать за свои ценности.
11. Умение управлять собой. Руководитель, умеющий управлять собой:
- поддерживает свое здоровье и работоспособность,
- смотрит на неудачи, как на нечто в целом неизбежное и даже полезное,
- обладает большим чувством собственного достоинства,
- способен сносить неодобрение и даже нелюбовь к себе,
- избегает стрессов, принимает не каждый вызов,
- берет на себя только те нагрузки, с которыми может справиться.
- обладает решительностью и оправданной уступчивостью;
- требователен к себе и другим;
- способен работать в стрессовой обстановке.
Нарушения служебного этикета
Нарушениями служебного этикета следует считать следующие "смертные грехи" руководителя.
1. Отказ от личной ответственности.
Многие руководители с трудом мирятся с неудачами, а тем более преодолевают их. Нередко они винят во всем различные обстоятельства, и что ещё хуже, перекладывают ответственность на подчиненных им сотрудников.
2. Препятствие дальнейшему повышению уровня квалификации и росту талантов сотрудников.
Люди, труд которых недооценивается, имеют недостаточную заинтересованность в труде и работают хуже других. В конечном счете, именно слабый сотрудник определяет уровень всей рабочей группы.
3. Проверка результатов вместо оказания влияния на мышление.
Как правило, руководители ожидают достижения поставленных целей и мыслят лишь об этом. Они редко принимают во внимание, что любой приказ может породить у сотрудника определенные чувства и длинные цепочки мыслей, а это имеет решающее значение для достижения успеха.
4. Занятие неправильных позиций.
Кто требует от сотрудников проявления лояльности, должен и сам уметь проявлять лояльность, уметь поддерживать сотрудников в случае допущения ими просчетов.
5. Недооценка важности прибыли.
Любой руководитель вносит свой вклад в дело получения прибыли. Целесообразно иногда давать себе критический отчет в этом.
6. Руководство всеми сотрудниками одинаково.
Каждый сотрудник - это своеобразная личность, особая судьба. У каждого свое происхождение и образование, свой характер, свои сильные и слабые стороны, представления о профессии. Тот руководитель, который считает, что все сотрудники фирмы одинаковы, не может рассчитывать на достижение успеха.
7. Сосредоточенность не на целях, а на проблемах.
Кто постоянно разменивается на решение мелких проблем, не может долго задерживаться в кресле руководителя.
8. Не начальник, а товарищ.
Руководитель должен ощущать свою ответственность перед сотрудниками, а не за них.
9. Игнорирование общих правил.
Точность и четкость руководителя в осознании расходов и доходов, недостатков и потерь предприятия, его общих направлений и путей развития не создают препятствий для его продвижения по службе.
10. Наставление сотрудников.
Руководитель должен достигать намеченных целей, улучшая условия труда сотрудников, стимулируя его, прилагая необходимые усилия и обеспечивая тесное сотрудничество.
11. Допущение невнимания.
Умелые руководители в своей работе показывают пример своим сотрудникам. Они не требуют от них того, что сами не в состоянии сделать.
12. Высокая оценка работы только лучших сотрудников.
Умелым руководителем является тот, кто может дать ощутить большинству сотрудников результаты своего собственного успеха.
13. Манипулирование людьми.
Угрозы, страх, паника - всегда означают неумелое руководство. Опытный руководитель надеется на понимание и готовность всех сотрудников соответствовать принципу: "руководить - значит справляться с самим собой".
ЗАДАНИЕ