ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
С целью повышения общей культуры, развития стремления к самосовершенствованию и успешности будущей организационной – управленческой деятельности студенту необходимо осваивать навыки самоорганизации и управления своей деятельностью еще в процессе обучения в вузе.
Наверняка каждый из вас сталкивался когда-нибудь с проблемой нехватки времени, говоря себе: «Вот если бы еще минутку, и я бы все успел….», «…не сделал потому, что мало дали мне времени», «Как же мне все успеть» и так далее. Но прикрываясь этими фразами, вы сами себе боитесь признаться в том, что проблема не в отсутствии времени, а в неумении им правильно распорядиться. Время неумолимо, оно идет и идет себе, и не собирается под нас подстраиваться. Значит надо учиться подстраиваться под него. Управлять временем невозможно, но можно управлять собой. С каждым годом, а может даже и днем у вас появляется все больше вопросов и проблем, которые вы должны вместить в свой плотный график. Но пока вы еще студент, то это, скорее всего планы на отдых, учебу, спорт, общение с друзьями и так далее. НО! Впереди работа – и тогда нужно будет думать не только о планировании своего времени, но и планировании времени и работы своих подчиненных. Как же научиться все успевать и не стать рабом своих проблем и незавершенных дел!? Чтобы в будущем ваши подчиненные не стали жертвами ваших «тайм-менеджментных» экспериментов, попробуем потренироваться на себе.
Итак: самоменеджмент – это «последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время » (Л. Зайверт)
Пока вы еще учитесь и имеете возможность совершенствовать свои профессиональные и личностные качества, предлагаем вам потренироваться на себе и попробовать планировать свое время.
Задания для самостоятельной работы
Внимательно прочтите все шаги для выполнения самостоятельной работы. Шаг первый – это наблюдение за собой. Шаг второй – аналитический. Шаг третий – постановка цели и обозначение путей ее достижения. Шаг четвертый – оценка результатов работы. В качестве примера в приложении приведен образец составления и анализа дневника одного из литературных персонажей – Пеппи Длинный Чулок.
Первый шаг по самоменеджменту – составьте дневник ваших действий за неделю, но с подробнейшим описанием каждого дня. Старайтесь записывать все свои дела сразу в течение дня и подробно (не записывайте дела «по памяти»). Например: «Понедельник.
7.30 – прозвенел будильник;
7.30–7.40 – лежу в постели, собираюсь встать;
7.40–7.50 – утренний туалет;
7.50–8.00 – пью чай и завтракаю бутербродом;
8.00–8.20 – глажу одежду, одеваюсь;
8.20 – 8.30 – созваниваюсь с друзьями и выхожу из дома;
8.30–8.45 – иду пешком до университета;
8.45–9.00 – общаюсь с одногруппниками и готовлюсь к занятиям;
9.00–12.20 – занимаюсь на парах и т.д.»
После того как ваш распорядок дня, а затем и недели будет составлен вам необходимо будет выполнить следующие действия.
Второй шаг – подробнейшим образом проанализируйте свои действия на основании составленного дневника с учетом следующих деталей:
1. Сосчитайте время, которое вы тратите на привычные для вас действия, совершаемые каждый день.
2. Сосчитайте за неделю минуты и часы, которые вы тратите, например, на сидение «ВКонтакте» или на поездку в транспорте. Если у вас получилось, например, в сумме 13 часов за неделю работы на компьютере, то следует подумать о том, все ли эти часы были потрачены с пользой для дела.
3. Найдите те действия, которые не дают никакого результата, но на них уходит значительная часть времени дня, например: «поездка в транспорте от дома до вуза и обратно», «лежание в кровати с момента звонка будильника до подъема», «игры/«ВКонтакт» на компьютере» и т.д.
4. Постарайтесь найти те дела, на которых можно сэкономить время, например: «прослушивание музыки», «просмотр телепередач», «разговоры по телефону» и т.д.
5. Отметьте те дела, выполнение которых вами осуществлялось нерациональными способами.
6. Отметьте то, что вы в течение дня (недели) начинали делать, но быстро бросали, а потом вновь к этому возвращались. Возможно, вы были не готовы к выполнению этих действий, либо была низка степень важности данного задания.
7. Учтите то, что возникало неожиданно в ваших планах, но не сделать это вы не могли. Например, попросил друг оказать услугу, или потребовалась срочная помощь родителям.
8. Учтите то время суток, когда любое начинание не приносит желаемого результата. Например, в силу своего меланхоличного типа темперамента вам надо после напряженного учебного дня отдохнуть и лечь поспать минут 40-60, но вы стараетесь пересилить себя и беретесь за выполнение заданий. Естественно, что у вас ничего не выходит и вы вместо того чтобы потратить один час на сон и час на выполнение заданий, в течение трех часов себя мучаете.
9. Отметьте самые «плодотворные» часы в течение дня. Это позволит вам при дальнейшем планировании их максимально загрузить.
10. Найдите, те действия в течение дня (недели), которые вы совершаете автоматически, но они являются вашим «злейшим врагом». Например, «перекуры», игры на компьютере, разговоры по телефону с друзьями и т.д.
11. Проанализируйте сильные и слабые стороны своей деятельности.
12. Отметьте то, что вам удалось сделать качественно и быстро.
13. Отметьте те методы и способы работы, благодаря которым вы добились успеха.
14. Кроме того, отметьте факторы, которые вам помешали добиться желаемого.
Вас ничего не удивило? А ведь вполне возможно, что вы, проделывая какие-либо действия в течение дня автоматически, совершенно не замечали, что они отнимают огромное количество времени, а на более важные дела вам времени не хватает. Не забывайте, что самоменеджмент – это не только умение планировать свое время, но и умение управлять своими возможностями и своими силами. Анализ позиций (11, 12, 13, 14) по оценке ваших методов и способов действий, их успешность и неуспешность, позволят вам посмотреть на себя со стороны и наметить пути личностного самосовершенствования.
Итак, самая простая, но самая интересная часть самоменеджмента завершена. А вот теперь проведенный анализ вашего дневника позволит вам правильно спланировать свои действия.
Третий шаг – сформулируйте цели, задачи и составьте план.
Для начала отметим то, что предлагают нам сделать специалисты для правильного контроля своих возможностей и своего времени.
Во-первых, надо научиться ставить цели.
Во-вторых, следует планировать свою деятельность, ставить правильные задачи и искать оптимальные пути решения.
В-третьих, необходимо владеть навыками самоконтроля и способностью оценивать успешность или неуспешность своих действий.
В-четвертых, следует учитывать свой резерв времени