Дефицит означает нехватку. В нашем случае — нехватку рабочего времени для выполнения поставленной перед конкретным сотрудником, подразделением или предприятием в целом задачи.
Можно выделить три группы причин, приводящих к дефициту времени:
· личные качества руководителя;
· действия руководителя;
· независимые причины.
Личные качества руководителя, приводящие к потерям времени, могут проявляться в таких явлениях, как:
· суетливость, то есть торопливое совершение беспорядочных действий;
· постоянная спешка;
· отсутствие полноценного отдыха из-за доработки дома.
Неграмотные же действия приводят к тому, что возникают:
· низкая или отсутствующая мотивация у сотрудников;
· нарушение коммуникации;
· отсутствие ранжирования дел по степени важности;
· неумение делегировать полномочия.
Независящие от руководителя причины, ведущие к нехватке времени у руководителя и его подчиненных, это:
· слишком большое число заданий, дел, поручений;
· незапланированные события (воры времени).
Эти причины, как правило, не возникают по отдельности. Они вытекают одна из другой.
В результате получается замкнутый круг, выбраться из которого позволит только правильное и рациональное планирование. И контроль за выполнением намеченных мероприятий и затраченным на них временем.
Какие задачи можно решить?
Планирование — это один из инструментов принятия различных управленческих решений. Оно предполагает постановку целей и определение путей ее достижения. То есть это своего рода возможность возможность заглянуть в будущее компании и решить, как именно и за какой срок туда можно добраться.
Планирование и управление рабочим временем позволяет решить следующие задачи:
· повышение уровня эффективности деятельности:
· контроль действий и затрат времени на них;
· оптимизация рабочего графика;
· совершенствование техник использования времени;
· отсев неэффективных с точки зрения временных затрат видов деятельности;
· рациональное планирование выполнения важнейших дел;
· четкое разделение рабочего и личного времени.
Виды
Планирование времени на предприятии, как и любое планирование, может подразделяться на виды по различным критериям:
· по охвату (общее и частное);
· по содержанию (стратегическое, оперативное и текущее);
· по объектам (кадровое, производственное, финансовое);
· по периодам (краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное);
· по возможности изменений (жесткое и гибкое).
Планирование общего фонда
Планирование общего фонда невозможно без подсчета затрат рабочего времени. Для того чтобы понять, сколько требуется этого ресурса, используются различные методы.
Наиболее удобными и распространенными являются хронометраж и фотография затрат рабочего времени.
Затем рабочее время необходимо нормировать, то есть, основываясь на результатах подсчета затрат и научно-обоснованных нормативов, вывести оптимальное время для изготовления одной единицы продукции или выполнения задания.
Нормирование — это ядро планирования общего фонда времени. Именно на его основе определяется количество необходимого персонала, затрат на заработную плату, критерии стимулирования.
Общий фонд состоит из:
· календарного;
· номинального (календарный без выходных и праздников, но с учетом укороченных предпраздничных дней);
· эффективного (сколько один работник отработал в плановый период).
Индивидуальное
Не менее важным, чем общее планирование, будет и тайм-менеджмент каждого сотрудника.
Здесь важно знать, кому установить жесткий график, а кто сам знает как планировать свое время максимально эффективно. И все же есть несколько важных моментов.
Например, выдерживать соотношение 60/40. То есть 60% рабочего времени распланировать для решения текущих задач, а 40% оставить на непредвиденные задания и творческую активность (два блока по 20%).
Этот и другие важные принципы планирования индивидуального рабочего времени сформулировал Л. Зайверт.
Он не выделял принципиальных различий между руководителями и специалистами в плане эффективности использования рабочего времени. Но некоторые аспекты все же хотелось бы отметить.
Руководителей
Для руководителя навыки планирования особенно важны.
В этом и заключается его функция: ставить цели, определять временные рамки для ее достижения и контролировать результат, а также делегировать полномочия, избавляясь от тех дел, которые могут выполнить специалисты.
Специалистов
Специалист планирует свое время, опираясь на поставленные руководителем задачи. Для него большое значение имеют навыки самодисциплины.
Планирование рабочего времени на предприятии
Любой план должен быть зафиксирован письменно, иначе он не существует. Облегчить управление временем поможет электронное планирование. Использование современных технологий не только позволит наглядно представить список дел.
Современные гаджеты способны напоминать своим владельцам о важных мероприятиях.
Общие правила
· План необходимо составлять с вечера и с утра вносить в него коррективы.
· Все внесенные в план дела необходимо разделить по времени на кратко-, средне- и долгосрочные.
· Объем дел должен быть реалистичным, не стоит пытаться объять необъятное.
· Фиксировать не только цели, но и предполагаемые результаты.
· Определять приоритеты.
· Устанавливать точные сроки исполнения каждой задачи.
· Делегировать полномочия.
· Регулярно следует корректировать планы.
Что включать в план?
В план необходимо включить абсолютно все дела, которые предстоит сделать в течение дня. Это позволит ничего не упустить на следующих этапах.
Записать необходимо все — от совещания у руководителя, до поздравления коллеги с днем рождения по корпоративной почте. Начать нужно с тех, которые имеют точное время: совещания, встречи, конференции и т. д.
Помимо поручений руководства, стоит включать и те дела, которые способствуют продвижению по карьерным ступеням. Например, повышение квалификации или творческую работу над проектом.
Расстановка приоритетов
Чтобы планирование времени действительно было эффективным, необходимо все внесенные в ежедневный (еженедельный, ежемесячный и т. д.) ранжировать по степени их важности и срочности. А затем выполнять в порядке убывания значимости.
Технология и методы
Наиболее часто для расстановки приоритетов и планирования времени используют такие методы, как Матрица Эйзенхауэра и Закон Парето.
Коротко это выглядит так:
· все дела делятся на важные и срочные, важные и несрочные, менее важные и необязательные;
· большую часть времени (до 80%) нужно посвятить наиболее важным и срочным;
· делать это необходимо в начале рабочего дня.
Анализ эффективности
Проверить, насколько эффективно любой работник использует свое рабочее время, можно математическим путем. Для этого используют различные коэффициенты, например, экстенсивного использования времени.
Формула его расчета выглядит так:
Кэ = (общий фонд времени — перерывы в работе)/общий фонд времени.
Идеальное значение будет равно единице. Чем больше, Кэ от нее отличается, тем неэффективнее используется рабочее время.
Аналогично можно подсчитать коэффициенты потерь и затрат времени:
· по вине работника и по независящим от него причинам;
· на личные потребности.
Для этого в числитель формулы подставляется нужное значение (в минутах), а в знаменателе так и остается общий фонд времени. Здесь зависимость обратная. Чем ближе это значение к единице, тем нерациональнее расходуется рабочее время.