В основных промышленно развитых странах существует отработанный более или менее стандартный механизм материально технического обеспечения. Он основан на системе складов предприятий – поставщиков, центральных складов и складов снабжения предприятий.
Например, в ФРГ и в России система организации снабжения основана на принципе хранения запасов.
1. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимых для производства материалов на складе фирмы, где эти материалы подбираются и передаются получателю либо доставляются прямо на рабочие места.
2. В случае если требуемые предприятию материалы отсутствуют на складе фирмы, делается запрос в орган закупок.
3. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику.
4. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров.
5. На предприятие – заказчик отправляются крупные партии материалов автомобильным или ж/д транспортом.
6. Заказанные грузы по из поступлении принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре.
7. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на производство.
8. Схема прохождения документации и материальных потоков при закупках представлена на рисунке 2.
 |
Ввиду многообразия возможных вариантов хозяйственных связей а так же задач руководства компании вести строгий учет и контроль за системой МТС, потоки документации состоят из специально разработанных формуляров.
Заказчик и поставщик, начиная с заказа на материал и до его доставки получения, используют большое количество документов, что связано со значительными издержками, поэтому используют АСУП на базе ЭВМ.
Хранение запасов требует соответствующих затрат.
Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать так:
1. Содержание складских помещений:
А) амортизация складских зданий;
Б) амортизация складского оборудования;
В) затраты на профилактический ремонт;
Г) расходы на отопление, воду и электроэнергию;
Д) страхование зданий и земельный налог;
Е) арендная плата.
2. Затраты на обслуживающий персонал:
А) заработная плата складских рабочих и служащих;
Б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.
3. Затраты на транспортные средства:
А) амортизация;
Б) расходы на топливо и энергию;
В) расходы на профилактический и текущий ремонт;
Г) страхование и налоги на транспортные средства.
4. Убытки от хранения запасов:
А) охрана складов и старение материалов;
Б) коррозия и другие потери;
В) расхождения в результатах инвенторизации (ошибки учета, отпуска и приемки);
Г) кражи;
Д) потери вследствии снижения цен;
Е) страхование запасов.
Þ Западные экономисты к издержкам также относят потери % на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги с банковских счетов на финансирование строительства складских помещений и оснащение их соответствующим оборудованием.
Пути снижения расходов на МТС.
Система МТС постоянно оптимизируется в направлении:
1) уменьшения потребности в складах до необходимого минимума;
2) упрощения процедуры заказа и получения предметов снабжения;
3) ускорения быстродействия системы;
! Поэтому в настоящее время фирмы переходят на систему МТС, основанную на системе договоров с фирмами посредниками. Ее структура имеет меньшее количество звеньев по сравнению с рисунком 1 и упрощено прохождение запросов и материальных потоков. Система обеспечивает более короткие связи между поставщиками и потребителями, чем рисунок 1. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, которым является оптовая торговая компания, выполняющая распределительные функции, имеющая склады, транспорт.
Структура и прохождение информационных и материальных потоков показана на рисунке 2.
! Как видно из рисунка, потребитель отправляет заявку на сырье в пункт сосредоточения в складском хозяйстве. Пункт сосредоточения (регистрации) 1-2 раза в день направляет запросы на материалы поставщикам, объединенным системой договоров. Поставщик рассылает на следующий день запрошенные материалы, которые собираются и контролируются по каждой заявке в пункте накопления (торговых складах). План-график поставок составляется поставщиком и заказчиком совместно в форме месячной сводки по агрегированным показателям. Вместо 10-15ти формуляров заполняется 1, который одновременно является и заказом и документом, регистрирующим поставку и получение товара.
Система договоров в МТС имеет следующие преимущества:
 |
|
|
|
- сокращение отдела производства, а следовательно административных издержек;
- возможность отказаться от собственной часто рассредоточенной системы складов;
- возможность высвобождения капитала, «замороженного» в запасах;
- сокращение расходов на хранение и транспортировку на 5-20% от цены поставки материалов (снабжаемые предприятия при получении экономии, соглашаются на более высокие цены, на различные услуги, оказываемые поставщикам. Так же, оптовые склады предлагают услуги, которые непосредственно влияют на технологические процессы предприятий – заказчиков (подбор комплектов деталей, раскрой стального проката и т.п.);
- возможность организации срочных поставок с оптовых складов, имеющих широкий ассортимент товаров. (собственные склады предприятий обычно покрывают 50-60% потребности, а хорошо организованный склад торговой посреднической фирмы – до 90% спроса).
В наиболее развитых странах и отчасти в России разработаны и используются рад методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность:
- метод KANBAN;
- система планирования потребностей в материалах (MRP);
- метод «точно в срок» (частные дробные поставки, ¯ запасов);
- система снабжения по запросам, по которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;
- метод прогнозных показателей (спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствии со спросом);
- электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика.
! Правильной ориентации политики закупок служит ряд мероприятий, связывающих производственную программу, сбыт и снабжение. Для своевременных закупок материалов составляют прогноз сбыта. Прогноз – это исходное звено последующей плановой цены на предприятии. На основе прогноза составляют план сбыта.
! После того, как определены объем потребностей в сырье и комплектующих, а так же структура МТС, фирма выбирает и организует поставки (точно в срок и т.п. – главный смысл «закупка по долгосрочному контракту» и поставка предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на производственные линии). Так, например, в американских компаниях используют следующие основные виды снабженческой деятельности по закупкам:
- определение закупаемой партии;
- выбор поставщиков;
- оценка поставщиков;
- организация приемочного контроля;
- процесс переговоров и заключения контракта;
- определение способа транспортировки;
- определение технической характеристики изделия;
- оформление документов;
- упаковка.
Характерные черты развитых систем МТС.
1. Поставщик может вводить нововведения на заказываемые материалы – это поощряется, поскольку покупатель ориентируется на эксплуатационные показатели, проект изделия отодвинут на 2-ой план.
2. Закупки мелкими и частыми партиями.
3. Недопустимость брака.
4. Долгосрочные контракты по приемлемой цене.
5. Предпочтение минимальному количеству поставщиков.
6. Сокращение счетного и приемочного контроля (в идеале – ликвидация) поставок на предприятии изготовителе. Функции контроля возлагаются на поставщика.
7. В системе транспортировки, внимание – как на вывоз, так и на ввоз; поставки осуществляются как правило в рассрочку; график поставок составляет покупатель.
8. Документации значительно меньше при изменении даты и размера поставок – согласование по телефону.
9. Упаковка – стандартные контейнеры с точной информацией о количестве материалов и их эксплуатационных характеристиках.
10. Оценка работы поставщиков – ранжирование оценки от высшей до неудовлетворительной (по целому ряду критериев: уровень брака, сроки, качество и т.п.)
Важность выбора ограниченного числа поставщиков.
! В условиях, сложившихся на современных западных рынках, установление механизма поставок из одного источника позволяет сократить издержки, которые несет поставщик, снизить цену, которую платит покупатель и повысить качество, в чем заинтересованы обе стороны.
Причина ¯ затрат поставщика в ¯ затрат на выполнение заказов, транспортировку и погрузочно-разгрузочные работы. Обеспечивается хорошо налаженный канал связи.
Þ Возникает связь между установлением партнерства и снижением затрат на обеспечение качества продукции в результате ¯ объема забракованных и возвращенных поставщику материалов.
Þ На основе анализа данных об издержках поставщика, которые он предоставляет покупателю, партнеры строят стабильные долгосрочные отношения.
! Цены долгосрочных контрактов устанавливаются именно на основе себестоимости а не каких либо других показателей. Поэтому оба партнера знают структуру цены и могут договариваться, нивелируя фактор ценовой конкуренции, понижающий на рынке цену.
Преимущества поставок из за границы.
В условиях ожесточения конкуренции на рынках сбыта происходит отход от традиционной вертикальной интеграции. Все чаще поставки узлов и деталей происходят из за границы. Это обусловлено следующими причинами:
- меньшими издержками производства за рубежом;
- сближение стандартов технических параметров;
- способ. поставок;
- пониженные налоговые ставки в развивающ. странах;
- международная специализация и кооперирование.
Þ Для разработки стратегии МТС необходимо как минимум ответить на следующие вопросы:
1. Каковы потребности в транспортировщиках (каким должно быть их число)?
2. Какие услуги будут необходимы (упаковка, складирование и т.п.)?
3. Какие информационно-технологические методы будут задействованы в системе МТС (штриховое кодирование, предварительное извещение об отгрузке и т.п.)?
4. Какие программы аттестации поставщиков и перевозчиков будут необходимы?
5. Какие средства и как их предполагается использовать для оптимизации системы МТС после ее создания?
Вопрос 3. Сущность и особенности планирования снабжения
Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие материалы нужны для производства, составить план закупок, обеспечивающий согласованность всех отделов и должностных лиц.
В плане решаются следующие задачи снабжения:
- анализ и определение потребностей, в расчет количества заказываемых материалов;
- определение метода закупок;
- согласовываются цены и порядок заключения договоров;
- разрабатывается система контроля за количеством, качеством и сроками поставок;
- организация размещения товаров на складе.
! ® показать связь снабжения с логистической системой MRР.
3.1. Анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов.
В процессе планирования закупок необходимо определить:
1. Какие материалы требуются;
2. Количество материала;
3. Время, когда они понадобятся;
4. Возможности поставщиков у которых они могут быть куплены;
5. Требуемые складские мощности;
6. Издержки на закупки.
7. Возможности организации самостоятельного производства некоторых деталей на предприятии.
Þ Существует множество методик определения количества и периодичности закупок, но все они требуют информации о прошлых закупках. Данная информация корректируется в зависимости от прогнозов (одна из них EOQ, точка заказа).
Þ Потребность в материалах можно рассчитать на основе программы производства конечного продукта (методика MRP). Исходная точка это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию.
! В логистике используют также методы определения потребности в материалах:
- Детерминированный – когда известны период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам;
- Стохастический – на основе матиматико-статических методов дающих ожидаемую потребность;
- Эвристический – потребность, определяемая на основе опыта работников.
3.2 Определение метода закупок.
Существуют:
- оптовые закупки;
- регулярные закупки мелкими партиями;
- закупки по мере необходимости и различные комбинации выше перечисленных методов.
А) Закупка товара одной партией (оптовые закупки).
Поставка товаров большой партией за 1 раз (оптовые закупки).
+ Простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки.
- Большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.
Б) Регулярные закупки мелкими партиями.
Покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется партиями в течение определенного периода.
+ оборачиваемость капитала, т.к. товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий, экономия складских помещений, ¯ затраты на документирование, т.к. оформляется заказ на всю поставку.
- При вероятности избыточного заказа, риск неудовл. спроса.
В) Ежедневные (ежемесячные закупки) по котировочным ведомостям.
Этот метод используется там, где закупаются дешевые и быстропотребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:
- полный перечень товаров;
- количество товаров, имеющихся на складе;
- требуемое количество товаров.
+ оборачиваемости капитала, ¯ затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.
Г) Получение товара по мере необходимости
Похож на регулярную поставку, имеет следующие особенности:
- количество товара не устанавливается а определяется приблизительно;
- поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
- оплачивается только поставленное количество товара.
+ Отсутствие твердых обязательств по закупке определенного количества товаров, оборачиваемости капитала, минимум работы по оформлению документов.
Д) Закупка товара с немедленной сдачей.
Покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.
3.3. Документальное оформление заказа.
Документация по закупкам разрабатывается на специальных бланках, которые должны содержать:
- название документа;
- порядковый номер;
- название и адрес компании;
- ответственность (ответственный) за заказ;
- дата, наименование и адрес поставщика;
- сроки поставки и количество поставленного товара;
- описание товара;
- адрес поставки;
- цена;
- расчетный счет.
3.4. Закупки и организация собственного производства.
При планировании закупок после определения потребности и расчета количества, часто возникает необходимость принять решение о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие детали или производить самому. Для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку и на собственное производство.
Затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также учесть затраты на оформление заказа, транспортировку, страхование и упаковку, складирование, обработку, оплату персонала, связанного с закупками. Затраты на производство состоят из стоимости сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладных расходов.
Сравнив эти затраты, принимают решение.
3.5. Получение и кодирование поставляемой продукции.
Важное значение в реализации плана закупок имеет приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.
А) Приемка продукции. В первую очередь нужно удостовериться, что товар: нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное время; за оговоренную цену.
Для снижения затрат нужно позаботиться, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены ближе друг к другу и к производству. Во избежание скопления транспорта нужно составить график поставок.
Б) Документальное оформление поставок.
1. Копия заказов должна быть направлена в подразделение – потребитель для проверки на соответствие уведомлением о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют спецификации (описание товара).
2. Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки.
3. Сопроводительное письмо сопровождает партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены для определенной фирмы.
3!Документ доставщика применяется когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:
- название и адрес отправителя;
- описание продукции;
- количество мест;
- масса (вес) продукции;
- особенности транспортировки;
- название доставщика.
4. Подтверждение получения доставки. Используют для информирования подразделений – потребителей, поставщиков о фактической доставке товара.
3.6. Проверка качества и количества полученной продукции.
Качество определяется на основе использования следующих методов:
А) Сплошной контроль;
ý относятся к методам приемки партий.
Б) Выборочные методы контроля.