Помните, что размер колонтитула не должен превышать размера поля.

Лабораторная работа 2: ЭЛЕМЕНТЫВЕРСТКИ ТЕКСТА

Цель работы: изучить возможности MS Word по проведению верстки текста (применение стилей; вставка номеров страниц, сносок, колонтитулов, создание оглавлений, многоколоночный набор); закрепить навыки форматирования документа. Ре­зультат работы — документ с именем Верстка_Фамилия.doc, подготовлен­ный к изданию и сохраненный в личной папке.

Материал для работы: реферат, который вы должны скачать.

Выполнение работы

Подготовьтесь к работе:

• Скопируйте к себе в папку Ваш реферат и переименуйте его в Верстка_Фамилия.doc (контекстное меню/Переименовать). Откройте документ Верстка_Фамилия.doc.

Если необходимо — измените настройку окна MS Word. Ваша задача — подготовить документ к изданию, поэтому:

• Установите режим Разметка страницы.

Подготовка текста. Верстка текста предполагает выполнение ряда операций: установле­ние параметров бумаги, страницы; удаление повторяющихся пробелов; включение автопереноса слов; проверка орфографии; вставка номера страниц, колонтитулов, сносок; проведение стилевого форматирования и т.п.

Удалите встречающиеся в тексте пробелы перед знаками препинания. Например, по­следовательность символов "пробел точка" должна быть заменена символом "точка". Для это­го:

• Установите текстовый курсор в начало текста (Ctrl+Home).

• Выберите команду Правка/Заменить.

• Наберите в строке Найти последовательность символов "пробел точка", нажимая по­следовательно клавиши пробел и точка (символ клавиши пробел не отображается в окне диалога).

• Щелкните в строке Заменить на. Наберите символ "точка".

• Нажмите кнопку Заменить все. На запрос ответьте ОК. Замена произошла.

• Аналогичным образом замените " пробел запятая" на " запятая".

• Удалите лишние пробелы (двойные, тройные). В строке Найти дважды (трижды) нажмите клавишу пробел. В строке Заменить на - только один раз. Выберите команду Правка/Заменить.

• Замените символ - (дефис) на короткое тире –. Используйте в окне диалога кнопки Больше/Специальный или комбинацию Alt+0150.

• После всех выполненных замен нажмите кнопку Закрыть.

Расстановка переносов. В документах с большим количеством однородных абзацев для экономии пространства листа часто включается перенос слов. Этот параметр действует на весь документ, поэтому для его установки выделять текст не надо. Включите перенос слов в документе:

• Выберите команду Сервис/Язык/Расстановка переносов и поставьте флажок Авто­матическая расстановка переносов/ OK.

 

• Обратите внимание на то, что у правого края текста появились дефисы — там, где про­грамма автоматически поставила в словах переносы.

Установите поля страницы и задайте размер бумаги:

• Выберите команду Файл/Параметры страницы. В окне диалога на вкладке Поля установите в списке Верхнее — 2. Нижнее — 2, Левое —3, Правое — 1. В списке Применить должен быть параметр Ко всему документу.

• Перейдите на вкладку Размер бумаги и убедитесь, что установлен формат А4 (21х29,7) и Ориентация — книжная/ ОК.

• Для всего текста установите размер шрифта 14, междустрочный интервал - полутор­ный.

Вставка сносок. Для оформления списка литературы используют технологию работы со сносками. В основном тексте номера сносок выглядят как надстрочные индексы. Тексты сносок отображаются внизу листа, под разделительной горизонтальной чертой. Это — обыч­ные (постраничные) сноски. Если тексты набираются в конце документ, то это — концевые сноски. В Вашем документе все сноски будут обычные.

Вставьте три сноски в разные части текста:

• Перейдите к первой части. Создайте первую сноску.

• Поставьте курсор после слова действий, куда будет вставлен надстрочный индекс с номером сноски.

• Выберите команду Вставка/Сноска. Появится диалоговое окно (рис. 15). Проверьте установленные параметры: Вставить сноску — Обычную, Нумерация — автомати­ческая. Нажмите кнопку OK. Программа создаст разделительную черту внизу страни­цы и поместит курсор в то место, где вы должны набрать текст сноски.

• Установите гарнитуру шрифта — Times..., размер — 12, начертание — обычное с по­мощью пиктограмм на панели Форматирование. Наберите: Текст сноски»

Рис. 15 Диалоговое окно <Сноски>

• Обратите внимание на то, что основной текст в данный момент не активен (шрифт име­ет серый цвет). Чтобы выйти из режима создания сноски, щелкните в любом месте ос­новного текста.

• Добавьте еще две сноски. Параметры шрифта те же.

• Обратите внимание, что MS Word нумерует сноски автоматически.

• Не забывайте сохранять документ.

Колонтитулы. Колонтитул — это текст и/или рисунок, который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними. Допускается создавать уникальный колонтитул только для первой страницы документа или снимать верхний и/или нижний колонтитул с первой страницы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц документа.

Чтобы создать колонтитул, необходимо задать их место на странице (команда Файл/Параметры страницы/Источник бумаги) и выбрать Вид/Колонтитул.

Помните, что размер колонтитула не должен превышать размера поля.

Команда имеет свою панель инструментов, которая содержит пиктограммы для вставки автотекста, номера страницы, даты и времени, переключения между верхним и нижним ко­лонтитулами и т.д. (рис. 16).

Рис. 16 Панель инструментов Колонтитулы

 

В Вашем документе верхним колонтитулом должна быть строка:

Основы делопроизводства

Эта строка должна быть набрана шрифтом Arial, 11 пунктов, начертание - курсив и вы­ровнена по правому краю:

• Выберите Файл/Параметры страницы/вкладка Источник бумаги. В области Разли­чать колонтитулы установите размер верхнего и нижнего колонтитулов — 1,25. На вкладке Поля увеличьте до 2,5 верхнее и нижнее поля.

• Выберите команду Вид/Колонтитулы. Программа перейдет в режим редактирования колонтитулов, по умолчанию — в область верхнего колонтитула.

• Установите необходимые параметры шрифта.

• Наберите текст колонтитула Основы делопроизводства. Установите вид выравнива­ния по правой границе.

• Выйдите из режима редактирования колонтитулов, дважды щелкнув в области основ­ного текста. В режиме колонтитулов основной текст, так же как и в режиме сносок, не активен.

• Выберите команду Файл/Предварительный просмотр и убедитесь, что верхний ко­лонтитул появился на страницах текста. В режиме предварительного просмотра стра­ницы листаются с помощью Линейки прокрутки, клавиш клавиатуры PgUp и PgDn или пиктограммы Несколько страниц.

• Нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов для выхода из режима предвари­тельного просмотра.

Вставка номеров страниц. Номера страниц вставляются и отображаются в режиме Разметка страницы. Деление же текста на страницы отображается на экране в виде серой по­лосы в режиме разметки или в виде пунктирной линии в обычном режиме (Вид/Обычный). Вставка номера осуществляется командой Вставка/Номера страниц. В окне диалога команды задается расположение номера, его начертание и т.п. Текущая страница, общее количество страниц в документе отображается на Строке состояния в окне приложения.

Вставьте номера страниц в документе в нижнем правом углу. Для этого:

• Выберите команду Вставка/Номера страниц.

•В окне диалога установите в списке Положение параметр Внизу страницы, в списке Вы­равнивание — Справа. В области Номер на первой странице флажок не устанавли­вается. Если флажок отсутствует, то номер выводиться не будет (эта страница — ти­тульный лист). Нажмите ОК. Номера страниц вставлены в документ.

• Просмотрите текст с помощью Линейки прокрутки информации. Убедитесь, что номера

страниц вставлены. В области нижнего колонтитула справа расположен номер (блек­лый цвет, т.к. активен основной текст).

• Обратите внимание на информацию в Строке состояния: Стр. 4 — текущая страница,

Разд 1 — номер раздела, 4/12 — текущая страница/общее количество страниц в доку­менте.

Создание указателей. При работе с текстовыми документами, очень часто приходиться пользоваться указателями. Обычно в указатели включаются термины, фамилии, названия населенных пунктов, которые встречаются в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Элементами указателя могут быть: слово, фраза, символ, фрагмент текста.

Для создания указателя необходимо пометить элементы указателя в документе. Для этого необходимо выделить элемент и присвоить ему имя, при этом MS Word вставит в текст документа специальное поле XE. После того как все элементы указателя помечены, следует выбрать вид оформления указателя и собрать указатель. MS Word найдет все элементы, отсор­тирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц и отобразит указатель в ва­шем документе.

В файле Верстка_Фамилия.с1ос создайте терминологический указатель. Для этого:

• Пометьте название первого термина (любой), который упоминается в тексте. Выде­лите слово. Выберите команду Встав­ка/Оглавление и указатели /вкладка Указа­тели. Появится диалоговое окно <Оглавление и указатели> (рис. 17). Установите парамет­ры, указанные на рисунке (номер страницы, формат, колонки).

• Нажмите кнопку Пометить. При этом появ­ляется окно диалога <Определение элемента указателя> (рис. 18).

• Установите необходимые параметры и еще раз нажмите Пометить. На экране появится текст {ХЕ "Управление"}.

Рис.18 Диалоговое окно <Определение элемента указателя>

• Пометьте таким образом еще несколько терминов в тексте. Если необходимо, то в области Элемент указателя в строке вво­да основной укажите слово (словосочетание) с прописной буквы и в именительном па­деже. Вместо команд горизонтального меню можно использовать сочетание клавиш Alt+Shift+X.

• После того, как все элементы будут отмечены, в конце текста (Ctrl+End) напечатайте название: ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ УКАЗАТЕЛЬ.

• Переместите курсор на следующую строку. Выполните Вставка/Оглавление и указа­тели /вкладка Указатели.

• На вкладке выберите желаемый внешний вид указателя, выбрав тип, колонки, язык и формат (см. рис. 17). ОК.

• Сохраните документ.

Создание автоматического оглавления. Для создания оглавления, применяют стиле­вое форматирование. Так как наш документ содержит заголовки первого и второго уровня, то присвойте им стиль Заголовок 1 и Заголовок 2 соответственно. Выполните действия:

• Поместите курсор в строку с первым заголовком ВВЕДЕНИЕ. Для перехода в начало текста используйте клавиши клавиатуры Ctrl+Home.

• Выберите команду Формат/Стиль. В окне диалога в списке Стили выберите Заголо­вок 1.

• Обратите внимание на области Абзац, Знаки и Описание, где показаны все устанавли­ваемые данным стилем параметры форматирования (рис. 19).

• Для завершения операции нажмите кнопку Применить.

Рис. 19 Окно диалога <Стиль>

На панели инструментов Форматирование есть список Стиль. Справа от поля ввода есть кнопка для раскрытия списка ▼. Отформатируйте стилем Заголовок 1 все оставши­еся заголовки в документе:

• Установите курсор на следующий заголовок (ГЛАВА 1). Перед каждым заголовком глав вставляйте пустую строку. Раскройте список Стиль на панели инструментов и выберите стиль Заголовок 1. Абзац будет автоматически отформатирован указанным стилем.

• Примените стиль Заголовок 2 к названию параграфа 1.

• Аналогично примените соответствующие стили к оставшимся заголовкам, в.т.ч. и к за­головку указателя.

Слева от первой буквы в названии заметен непечатаемый символ — маленький квадрат. Он показывает, что применено стилевое форматирование. Если символ не виден — установите режим отображения непечатаемых символов. На основе фрагментов текста, оформленных стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т.п. MS Word ав­томатически создает оглавление. Номер в названии стиля говорит об уровне заголовка (раздел, глава, параграф, пункт и т.д.) — с увеличением числа уменьшается уровень заголовка. Создай­те оглавление:

• Установите курсор в конце первой (титульной) страницы и вставьте разрыв страницы (Вставка/Разрыв). Наберите по центру ОГЛАВЛЕНИЕ (гарнитура Times., размер — 16, начертание — полужирный, все буквы — прописные).

• Пропустите две строки. Выберите команду Вставка/Оглавление и указатели. В окне диалога (рис. 20) перейдите на вкладку Оглавление.

• Выбирая различные варианты в списке Форматы, ознакомьтесь со стандартными ти­пами оглавлений (их оформление показано в области Образец печатного документа).

• Выберите вариант вида. Из списка Заполнитель выберите пунктир. Должны быть установлены флажки Показать номера страниц и Номер страниц по правому краю, Гиперссылки вместо номеров страниц.

• Установите в списке Уровни 2, т.к. документ содержит только заголовки двух уров­ней/ ОК.

Рис. 20 Диалоговое окно <Оглавление и указатели>

Оглавление создано. Справа от каждого элемента оглавления есть номер страницы. Ес­ли дважды щелкнуть на этом номере, то программа перейдет к соответствующему заголовку.

• Попробуйте перейти из оглавления по очереди ко всем разделам.

При подготовке текста к изданию не допускается наличие так называемых "висячих" строк (последняя строка абзаца, являющаяся первой строкой страницы или первая строка аб­заца, являющаяся последней строкой страницы). Чтобы исключить появление таких строк в документе, необходимо установить флажок запрет висячих строк. Для этого:

• Выберите команду Формат/Абзац. Перейдите на вкладку Положение на странице.

• Установите флажок запрет висячих строк/ ОК.

• Обратите внимание на количество страниц в тексте (информация расположена на Строке состояния).

• Сохраните документ.