Цели:
- проверка наличия и состояния грузов;
- проверка коммерческих актов, жалоб, претензий
Сроки: не реже 1 раз в квартал.
Для проведения инвентаризации приказом директора авиапредприятия создается комиссия в составе начальника почтово-грузовой службы, агента по претензиям, приемосдатчиков грузов.
Ответственность за сроки и качество проведения инвентаризации несет первый заместитель директора авиапредприятия по производству и начальник СОГП, за реализацию бесхозных грузов - главный бухгалтер.
На первом этапе работы комиссии производится:
- рассмотрение жалоб и запросов клиентуры;
- разделение комиссии на две группы, одна из которых проверяет грузовые документы, а вторая - наличие грузов на складе.
Инвентаризационные ведомости групп сличаются для:
- определения грузов без документов и наоборот;
- определения недостачи грузов, бесхозных грузов
Грузы в нарушенной упаковке вскрывают, составляя акт о вскрытии.
Кроме этого, комиссия проверяет:
- наличие жалоб грузовой клиентуры, правильность розыска груза;
- журналы приема - выдачи груза;
- пропускной режим и охрану;
- наличие объяснений по всем фактам неисправности грузовых перевозок;
- наличие у начальника склада инвентаризационных актов и ведомостей. По результатам работы комиссии составляется акт, утвержденный ее председателем, в 4-х экземплярах:
1-й экземпляр - в дело комиссии;
2-й экземпляр - с выводами комиссии и отчетом в региональное управление;
3-й экземпляр - начальнику СОПГП для принятия мер;
4-й экземпляр - в бухгалтерию для контроля и реализации бесхозных грузов. На заключительном заседании подводятся итоги работы комиссии и составляется протокол.
Документирование неисправностей при перевозке грузов по требованиям ИАТА
Акт о повреждении/уничтожении груза (CARGO DAMAGE REPORT-CDR)
Общие положения
Во всех случаях, при которых будет обнаружено или установлено повреждение/уничтожение груза работниками грузовой службы, следует:
Составить немедленно акт "CDR" о наличии вреда на формуляре, примерный образец которого приведен В Приложении.
В дополнении к акту CDR тех случаях, если:
- груз передан к перевозке с объявленной стоимостью;
- груз застрахован;
- во всех случаях аварии груза, когда убытков (например, в случае аварии, касающейся предмета искусства, научные труды, коммерческая или индустриальные образцы, приборы и т.д.), работник, составляющий "CDR", обязан немедленно вызвать компетентных экспертов для изготовления аварийного акта.
Расходы по проведению экспертизы и изготовления аварийного акта экспертом оплачиваются страховым обществом или если груз не застрахован, грузоотправителем/грузополучателем.
2. Правила составления акта "CDR"
При составлении акта необходимо, соблюдать следующие указания:
2.1. Подробно и разборчиво заполнить отдельные графы печатными буквами, предпочтительно на машинке. Заполненный акт подписывается обязательно сотрудником, составляющим его и при необходимости представителем эксплуатирующего перевозчика и грузополучателем.
2.2.Акт "CDR" составляется в 5-ти экземплярах предпочтительно на английском/русском языке, которые распределяются следующим образом:
подлинник вручается грузополучателю или его законному представителю (экспедитору);
1-ая копия - высылается в пункт погрузки грузоотправителю;
2-ая копня - высылается в аэропорт отправления перевозчику, чей двухбуквенный и трех цифровой код отмечены на авиагрузовой накладной. Он, в большинстве случаев, является и перевозчиком, оформившим авиагрузовую накладную.
3-я копия - когда работник, составляющий "CDR" действует в качестве обслуживающего агента, то он передает немедленно эту копию представительству эксплуатирующего перевозчика. В случае если его нет, то копия направляется служебной почтой в центральную грузовую службу этого перевозчика.
4-ая копия - оставляется для целей переписки перевозчика, составляющею "CDR" (решений, рекламаций, прорейтовых расчетов и т.д.)
Замечание: Если перевозчик, чьи двухбуквенные и трех цифровой коды указаны на авиагрузовой накладной и эксплуатирующий перевозчик, являются одним и тем же авиапредприятием, 3-я копия присоединяется гак же к переписке;
2.3. Если перевозка поврежденного груза потерпевшего аварию, была выполнена несколькими перевозчиками, го количество экземпляров "CDR" следует изготовить с учетом того, что нужно предоставить копию акта каждому участвующему
авиаперевозчику, а также и выслать копии аэропортам, где был осуществлен трансфер груза.
2.4. На основании данных с авиагрузовой накладной и констатациях сделанных в момент получения груза составляется "CDR", отдельные графы заполняются, как следует:
Трехцифровой кодовой номер перевозчика и серийный номер авиагрузовой накладной.
Аэропорт отправления - по авиагрузовой накладной "AIRPORT OF DEPARTURE"
Аэропорт назначения - по авиагрузовой накладной "AIRPORT OF DESTINATION".
Последний пункт загрузки/перегрузки "LAST POINT OF LANDING";
Номер полета и дата;
Имя и адрес грузополучателя;
Количество мест отправки;
Вид и количество содержимого груза;
Вес груза, отмеченный в авиагрузовой накладной;
Действительный вес груза, установленный при взвешивании в момент составления;
Разница в кг (по необходимости);
Объявленная стоимость /по необходимости/ для воздушной перевозки, отмеченная в авиагрузовой накладной;
Размер страховки, отмеченный в авиагрузовой накладной;
Объявленная таможенным органом стоимость груза - записанная в авиагрузовой накладной:
Отметки в авиагрузовой накладной или в грузовой ведомости о том. что в момент принятия груза к перевозке были установлены повреждения /по необходимости/;
Уточнить, когда и где установлено уничтожение/повреждение - в самолете, во время разгрузки в грузовом складе, во время таможенного осмотра, после передачи груза грузополучателю и т.д.
Информация относительно состояния внешней упаковки /вид упаковки – новая или уже использованная, внешние данные уничтожения/повреждения, бирки и/или другие специальные указания относительно груза /напр. "FRAGILE" / и т.д.
Размер и вид аварии - описать как можно подробнее характер уничтожения/повре-ждения и указать на предполагаемую причину аварии. Указать, в какой степени уничтожение или повреждение груза является результатом несоответствующей упаковки, свойств, либо брака содержимого перевозимого груза. Подробно описать внешнее и внутреннее состояние груза и указать на факты, которые дают основания для предположения, что была совершена частичная утрата (развороченная внешняя упаковка, явный беспорядок внутри груза и т.д.) Записать в "CDR" недостающие предметы и/или вещи, согласно списку таможни, авиагрузовой накладной или других документов. Предварительно попытаться, если возможно определить размер убытков, причиненных заинтересованному лицу в результате аварии грузa.
Дата вручения груза или информация об его о пересылке.
Был ли груз вручен получателю без отметок на авиагрузовой накладной.
Зачеркнуть соответствующий квадратик. Если были отметки, го указать в письменной и устной форме была ли заявлена претензия или ожидается ее поступление.
Место и дата изготовления "CDR".
Реферативный номер "CDR".
Наименование перевозчика и подпись сотрудника, оформившего "CDR"
Замечание: "CDR" составляется только как констатация факта нарушения, что ни в коем случае не означает признание какой-либо вины со стороны перевозчика. Оформление такого акта не отожествляется с подачей претензии, которая должна быть подана в письменной форме и в установленные сроки.