Матрица Эйзенхауэра: как пользоваться простым и эффективным инструментом тайм-менеджмента
Человек 21 века, какой он? Наверняка всегда спешит и никуда не успевает… Выполняя одновременно несколько заданий, пытается сэкономить время и сделать больше. В итоге к концу дня остается без сил, а чувство удовлетворенности не испытывает. Почему? В режиме многозадачности очень сложно отличить важное от второстепенного, правильно расставить приоритеты и распланировать время. Нескончаемый поток дел растет, как снежный ком, и 24 часов в сутках становится недостаточно, чтобы все успеть. Из-за постоянного стресса падает работоспособность, пропадает мотивация и опускаются руки.
Учеными давно доказано: мозг человека не способен выполнить 2 равнозначные задачи одновременно. А попытка обойти правило приводит к существенному снижению продуктивности. Причина кроется в рассредоточении внимания и невозможности концентрации на нескольких видах деятельности одновременно. Поэтому необходимо четко понимать, что нужно сделать срочно, что может подождать, а на что и вовсе не стоит отвлекаться. В этом поможет один из лучших инструментов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. Простая, понятная и удобная в использовании. И одновременно наглядная, точная и просто незаменимая в повседневной деятельности любого успешного человека.
История создания
Авторство принадлежит Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру, который в 1949 году возглавил вооруженные силы НАТО, а позднее стал 34 президентом США(1953-1961 года). Эйзенхауэр был символом 50-х годов, воплощал руководящую силу, надежность, благосостояние и мощь американского народа.
Сложно переоценить степень нагрузки и ответственности на столь высокой должности. Будучи военным человеком, Дуайт как никто другой понимал масштаб последствий неправильных или несвоевременных решений. Поэтому, опираясь на личный опыт и знания, создал уникальный инструмент планирования, известный как «Матрица Эйзенхауэра».
|
|
Структура матрицы
Инструмент состоит из четырех секторов, которые лежат на двух осях: вертикальная – показывает уровень важности, а горизонтальная – срочность выполнения. Система построена таким образом, что каждая область имеет свои качественные показатели. Задачи ранжируются и вписываются в подходящие разделы, образуя наглядную и четкую картину.
1. Важные /срочные (квадрат А, красный).
2. Важные/несрочные (квадрат В, желтый).
3. Срочные/неважные (квадрат С, зеленый).
4. Несрочные /неважные (квадрат D, голубой).
Чтобы добиться большей продуктивности, нужно учитывать следующие рекомендации по заполнению:
- составить список всех дел и определить их приоритетность;
- заполнить матрицу, в зависимости от важности и срочности дел;
- заданий должно быть не больше 8 в одном разделе, иначе не получится сосредоточиться на конечной цели;
- нельзя смешивать профессиональную и личную сферы деятельности в одной матрице;
- срочные задачи должны решаться немедленно, а важные – конструктивно.
Сектор А (выполнить немедленно)
Нельзя перегружать этот квадрат. Максимум 1 – 2 задания, а в идеале – он должен быть пустым. Показатель организованности и успешности самодисциплины. Естественно, жизнь непредсказуема и иногда случаются непредвиденные ситуации. Но если квадрат постоянно перегружен, то стоит уделить большее внимание тайм-менеджменту и пересмотреть приоритеты. А также своевременно выполнять задачи остальных секторов.
|
|
Какие задания сюда вписывают:
- от выполнения которых зависит осуществление поставленных целей;
- связанные со здоровьем;
- невыполнение которых влечет неприятности.
Причины загруженности квадрата А.
1. Откладывание дел «на потом».
2. Отсутствие самодисциплины.
3. Пренебрежение делегированием.
Делегирование – это передача права выполнения какой-либо задачи другому лицу.
Сектор В (выбрать время для выполнения заданий)
Сюда записывают задания по планированию и анализу (основная деятельность), а также дела, из которых состоит повседневная жизнь (спорт, оплата услуг, питание, СТО автомобиля).
Содержит приоритетные задачи, которые требуют максимум внимания:
- постановка целей;
- краткосрочное планирование;
- подготовительные работы;
- обучение и повышение квалификации;
- саморазвитие;
- прохождение планового обследования.
Несрочные дела решаются взвешенно и конструктивно. Это позволит продумать нюансы стратегии и раскрыть свой потенциал. Такой подход гарантирует достижение поставленных целей, наряду с достаточным количеством свободного времени. Снизятся нагрузка и стресс, а жизнь станет насыщенной и позитивной.
Чем меньше он заполнен, тем хуже самоорганизация. Причины:
1. пренебрежение обучением,
2. переполненность квадрата А,
3. отсутствие четкой цели и способов ее достижения,
4. лень.