Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать: по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д.
Служебный документ – документ, создаваемый или используемый в деятельности организации и носящий официальный характер.
Дадим характеристику некоторых видов документов справочно-информационного характера, присущих управленческой деятельности, так как именно эти документы выполняют служебную функцию по отношению к организационным и распорядительным документам. Эти документы не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительная документация, не содержат каких-либо поручений, но только сообщают сведения, побуждающие к принятию управленческих решений.
Другой особенностью документов справочно-информационного характера является процесс их движения – не сверху вниз, а наоборот, снизу вверх по иерархии управления: от работника к руководителю подразделения, от заместителя руководителя к руководителю и т.д.
Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются: организационно-распорядительные, финансово-расчетные, справочно-информационные.
По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль. Ничего общего нет между заявлением о приеме на работу и заявлением об открытии расчетного счета в банке.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие операции.
К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам.
По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на простые и сложные.
Под простыми понимаются документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). В сложных документах отражается несколько вопросов.
Рассмотрим следующие наиболее крупные группы документов по видам деятельности:
Организационно-распорядительная документация
Она подразделяется на пять основных групп:
1.1. Организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), посредством которой определяется статус учреждения, структурных звеньев и порядок их работы.
1.2. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения.
1.3. Справочно-информационная документация(письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).
1.4. Документация о личном составе(приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).
1.5. Предложения, заявления и жалобы граждан.
Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов, наиболее часто встречающихся.
Положение. Это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени.
Инструкции. Инструкция - это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.
Протоколы. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Организационно-распорядительная документация играет исключительно важную роль в деятельности предприятий. Посредством ее документируются такие важные вопросы, как: определение функций и прав органа в целом, его структурных подразделений и подведомственных организаций; установление и изменение структуры и штатов учреждений; реорганизация и ликвидация организаций и их структурных звеньев; контроль за подведомственными объектами; организация информации; обеспечение аппарата управления кадрами; организация процесса управления. Каждый из перечисленных вопросов делится на более мелкие, конкретные задачи. С этой документацией практически работают сотрудники всех структурных подразделений учреждения, предприятия.
Финансово-расчетная документация.
Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии.
Справочно-информационная документация.
Служебное письмо. Это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между частными лицами и учреждениями.
Телеграммы. В тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату, текст ее можно передать по телеграфу, факсу, другим средствам электронной связи. Текст телеграммы должен быть кратким и четким.
Докладные записки. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения.
Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация стала важнейшим ресурсом общества. Поэтому актуальной является проблема служебной документации, рассматриваемая нами в настоящем исследовании.
Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Цель данной работы изучить основные типы служебных документов.
Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:
достоверность и объективность;
точность, исключающая двоякое понимание текста;
максимальная краткость, лаконизм формулировок;
безупречность в юридическом отношении;
стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
нейтральный тон изложения;
соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
Понятие «системы документации», развитие систем. Классификация систем документации.
Система документации согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» – это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». При этом, исходя из положения, что документы являются формой отражения и фиксации деятельности, можно выделить множество систем документации, взаимосвязанных и соподчиненных.
С точки зрения советского документоведения (Я. 3. Лившиц, М. П Илюшенко,Т. В. Кузнецова[1]), система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражается деятельность определенной отрасли государственного управления (промышленности, сельского хозяйства, транспорта, здравоохранения, культуры и т. д.); отдельная функция управления (планирование финансирование, материально-техническое снабжение и т. п .); уровень управления, определяемый местом данного объекта в системе органов государственной власти и государственного управления (министерство, объединение, предприятие; областной Совет депутатов трудящихся, районный Совет депутатов трудящихся и т. д.)
В отраслевых системах, с этой точки зрения, фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли народного хозяйства, культуры, здравоохранения и т. п.
В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления: организация, планирование, регулирование, контроль и др. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, организациях и предприятиях, либо в части из них, либо только в отдельных.
Система документации отрасли или отдельной функции управления делится, в свою очередь, на подсистемы, определяемые содержанием документируемой деятельности.
Системы документации, появившиеся с момента образования отраслевых органов управления в XV—XVI вв., не остались неизменными. Появление новых учреждений и усложнение задач самого управления в XVII в. (коллегий и местных учреждений), а в XIX в. министерств, внесло качественные изменения в состав и содержание как отраслевых, так и функциональных систем.
Так, например, к XVI—XVII вв. относится возникновение бухгалтерского учета, включавшего учетные книги для записи хозяйственных операций или отдельных их видов (умолотные, таможенные и пр.), оправдательные документы (расписки, росписи). Это документы простой системы бухгалтерского учета. Существенные изменения в XVIII в. произошли в составе бухгалтерской документации. В связи с появлением двойной системы бухгалтерского учета возникли такие разновидности документов, как счет. Сброшюрованные счета с записями хозяйственных операций составляли главную книгу. В основной книге — журнале записи хозяйственных операций велись в хронологической последовательности. В балансе отражались все средства на определенный период времени в обобщенных показателях. В документировании бухгалтерского учета XIX в. существенных изменений не произошло. Новыми видами документов были учетные книги: 'Приходно-расходные для учета денежных средств и расчетные или «бухгалтерские» со сведениями о состоянии всех капиталов. На основании книг составлялись месячные и годовые отчеты.
Тогда же, в XVI-ХVII веках, появляется система статистического учёта, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения), приправочные книги (списки с писцовых книг в справочных целях). В XVIII веке подворная перепись сменяется подушной (списки населения назывались «ревизскими сказками»). К ним добавляется статистическая отчётность: учет земли, населения, посевов, скота и его продуктивности в хозяйствах крупных феодалов вотчинников отражался в отчетах; имеются сведения о наличии статистической отчетности в области промышленности. Во II половине ХІХ в. в составе статистической документации появляются новые разновидности – материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчёты фабричных инспекторов, материалы земской статистики. Значение статистических источников имели церковные метрические книги. В XIX в. в связи с возникновением специальных статистических учреждений собирались статистические сведения от учреждений для отчетов губернаторов, обзоров министерств, отчетов департаментов. Они были основными статистическими источниками для изучения хозяйственной жизни дореформенной России.
Для текущего учета динамики населения, кроме ревизских сказок и метрических книг, составлялись частные списки городских обывателей, призывные, посемейные списки.
В 1897 г. была проведена первая всероссийская однодневная перепись населения. Подготовкой ее проведения было составление списков населенных мест. При переписи населения данные вносились в личные (на каждое лицо) и в квартирные (на каждую квартиру) карточки. Проводились переписи населения крупных городов. Общепринятыми формулярами были подворная ведомость о количестве строений, водоснабжении, канализации и т. п.; квартирный лист о числе комнат, освещении, отоплении; личный листок. В некоторых случаях составлялась продовольственная карточка об учете потребления продовольствия и топлива.
Путем рассылки вопросных бланков проводились сельскохозяйственные переписи. Отчеты фабричных инспекторов давали сведения о бюджете рабочих. Ценными являются материалы земской статистики – выписки из книг волостных правлений, межевых книг, топографические карты, подворные карточки, поселенные бланки, описания хозяйств.
Земская статистика создала новую табличную форму обработки материала. Применялись простые таблицы, которые давали только статистическое описание зарегистрированных единиц (двор, хозяйство); групповые и комбинационные, представляющие возможность установления зависимости всей совокупности признаков.
Во второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации – контракты, акции, соглашения, заключенные между лицами и учреждениями, письма (циркуляры) об открытии, ликвидации учреждения, приглашения вступления во взаимные отношения. Группа документов связана с нормами вексельного права. Вексель – долговое обязательство об уплате определенному лицу определенной суммы в определенный срок. Отдельную группу составляла переписка, связанная с различными сделками с ценными бумагами — акциями, облигациями. Разнообразны уведомительные письма – адвизы, рекомендательные и кредитивно-рекомендательные (аккредитивы) письма. Особое значение имели доверенности и полномочия – документы, на основании которых или по которым одно лицо дает другому право совершить что-либо за него или от его имени.
Система военной документации включала в XVI в. боярские книги – именные списки бояр, окольничьих, думных дворян, думных дьяков и т. д.; боярские списки, в которые вносились поименно служилые люди; жилецкие списки – поименная запись всех дворян, обязанных поочередно находиться в Москве для различных поручений; десятий – именные списки городовых дворян и детей боярских, составлявшиеся при разборе, верстании и раздаче денежного жалованья; полковые и сотенные списки, городовые, засечные и строельные книги и т. д. Появление регулярной армии внесло коренные изменения в функции, задачи, организационное строительство вооруженных сил. Изменился в связи с этим и состав системы военной документации. Появляются новые виды документов, исчезают или меняют наименование и форму многие старые виды документов. В XVIII в. распоряжения подчиненным лицам оформлялись приказами, ордерами, предписаниями. Разъяснения к выполнению приказов давались в инструкциях, наставлениях, правилах. Подчиненные докладывали своим начальникам рапортами и донесениями. Учет численного состава воинских частей осуществлялся в штатах, табелях, списках, ведомостях. Офицеры получали патенты на чин, нижним чинам выдавались паспорта и аттестаты. Командировки военнослужащим оформлялись нарядами. Ход военных действий отражался в журналах, дислокациях, диспозициях, предположениях, и других видах документов.
Значительные изменения в системе военной документации произошли после военных реформ 60—70 -годов XIX в. Согласно Своду военных постановлений[8], в переписке применялись рапорты, отношения и записки. Вид документа зависел от того, в высшую (рапорт), в равную (отношение) или в низшую (предписание) инстанцию направляется документ. Вид документа определялся не чином, а должностью. В строевой части канцелярии велись приказы, приказания, списки офицерских и классных чинов, описи лошадей, мобилизационные планы, списки, ведомости, журналы взысканий и другие виды документов.
«Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. упростило делопроизводство и резко сократило количество видов документов. Служебные документы делились на три вида: рапорты, предписания и сношения. Сохранились записки и официальные письма.
Ещё в условиях дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Её подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т. п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчёты, дневники, записки, обзоры прессы и др.).
В дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических предприятий.
После прихода к власти большевиков в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы наполнились фактически новым содержанием (система организационно-распорядительной документации). Некоторые системы документации исчезли, к примеру, коммерческая система документации, ряд систем, отражавших капиталистический способ производства. Вместе с тем появились совершенно новые, присущие советскому государству – система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию и др.Система документации по материально-техническому снабжению состояла, в свою очередь, как и другие системы из отдельных подсистем. К ним можно отнести подсистему документации по административным вопросам (в значительной степени совпадающую с организационно-распорядительной); подсистему договорных связей; подсистему финансово-расчетных и платежных операций, подсистему оформления претензионных и арбитражных споров. Подсистема документации, отражающая договорные связи по снабжению и сбыту продукции включала такие документы, как перечень потребности; расчет потребности в сырье, материалах, полуфабрикатах; договор поставки; долевой договор; дополнительное соглашение. Другие подсистемы включали документы, в которых решались соответствующие задачи управления материально-техническим снабжением.
Особую значимость в советское время получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.
Системы документации в советский период не оставались неизменными. Они развивались вместе с развитием советской государственности. Задачи, встававшие перед советским государственным аппаратом на отдельных этапах советского строительства, оказывали существенное влияние на состав и содержание систем документации. Разрабатывались и внедрялись автоматизированные системы управления, информационной базой которых являлись соответствующие отраслевые системы документации. Подсистемами каждой из них являлись функциональные, каждую из которых можно рассматривать, в свою очередь, как самостоятельную систему документации.
Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащённость.
В настоящее время развитие систем документации идёт в двух направлениях[9]. Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение и развитие новых самостоятельных систем документации. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества. Так, с переходом страны на рыночный путь развития в последние десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.). Иначе говоря, чем более развито общество, тем больше может быть выделено классификационных группировок по функциональному признаку.
Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информационных технологий идёт процесс интеграции различных видов документации, относящихся к разным системам, их приспособление для комплексной обработки.
Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных и корпоративных (отраслевых) систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информационного обеспечения управления[10].
Классификация как понятие означает распределение объектов, явлений, понятий по классам, отделам, разрядам в зависимости от их общих признаков. Классификацию можно назвать особым познавательным методом, поскольку она применяется во всех отраслях науки и в практической деятельности. Она способствует упорядочению предметов, явлений, облегчает процесс изучения, ориентировку и поиск необходимых сведений.
Основой для классификации документов и систем документации является общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Однако проблема классификации систем документации достаточно дискуссионна, поскольку существуют разные критерии, на основании которых они выделяются.
Наиболее распространенными критериями для классификации систем документации являются следующие:
· отрасль деятельности или управления (отраслевые системы документации);
· функции управления (функциональные системы документации);
· деятельность отдельных специфических ведомств (ведомственные системы документации: ФСБ, налоговая, пограничная, таможенная служба и т. д.);
· деятельность конкретного учреждения (внутриучрежденческая система документации).
Системы документации могут различаться не только по объекту или по предмету документирования, но и по процедурам управления:
· протокольная документация отражает работу коллегиальных органов в различных сферах деятельности (судебной, научной, управленческой, военной). Протоколирование как форма документирования означает объективную запись хода коллективного обсуждения вопроса;
· в качестве самостоятельной системы выступает система актирования. Акт как вид документа составляется в различных отраслях управления и деятельности (судебной, управленческой, материально-технического снабжения, капитального строительства) и объективно фиксирует несколькими лицами установление факта или состояния;
· широко распространена паспортная система документации,характеризующая человека или предметы (гражданские паспорта, паспорта на машины, изделия, объекты, архивные фонды).
Таким образом, существует множество систем документации, которые взаимосвязаны и взаимообусловлены, но в разных системах присутствует одна и та же система документации, которую принято называть ОРД.