Как рассчитать численность сотрудников кадровой службы? (журнал «Кадровое дело)
Евгения ВОЛОВСКАЯ
Этот вопрос часто задают себе руководители организаций и работники кадровых служб. Вопрос действительно не праздный! Сколько нужно специалистов по учету кадров, чтобы работа была поставлена на высоте? Как избежать лишних затрат на персонал? На эти вопросы нам поможет ответить нормирование труда. Сегодня мы вместе попробуем разобраться, что же это такое, какие задачи нормирование решает в рациональной организации труда работников компании, какова правовая основа нормирования, какие нормативы существуют для расчета численности кадровой службы и как их применять на практике.
Одним из основных средств обеспечения экономической стабильности любой компании, способствующим ее выживанию в конкурентной борьбе, является сокращение затрат и минимизация издержек. Специалисты отмечают, что одним из путей достижения этой цели является внедрение и совершенствование нормирования труда, за счет которого может быть получен не только ощутимый экономический, но и значительный социальный эффект.
Однако к пониманию этого пришли далеко не все компании. Как показывает практика, нормирование труда как элемент системы управления персоналом, позволяющий, в частности, оптимизировать его численный и профессиональный состав, далеко не всегда используется даже для расчета численности сотрудников службы кадров.
Методы нормирования труда
Основные методы нормирования труда представлены на схеме. Опытно-статистический метод не считается научно обоснованным и применяется редко. Чаще всего для нормирования труда кадровиков применяется аналитически-исследовательский метод, который позволяет значительно сократить трудоемкость разработки норм и обеспечивает равную напряженность норм на аналогичных работах. Однако эти нормативы не могут учитывать специфику конкретных рабочих мест. Кроме того, многие виды работ, характерные для службы кадров в настоящее время, установленными нормативами не охвачены. Поэтому для определения затрат времени на выполнение всех видов работ, выполняемых службой персонала организации, необходимо использовать как аналитически-расчетный, так и аналитически-исследовательский метод, который и позволяет провести нормирование работ, не охваченных нормативами, в условиях, значительно отличающихся от типовых.
|
|
Давайте поговорим более подробно об аналитически-расчетном методе как наиболее простом в применении. Существуют два нормативных документа, которые могут стать основой для расчета численности кадровой службы:
постановление Минтрудсоцразвития России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Как видно из названия этого документа, рекомендованы они управленческим структурам федеральных органов исполнительной власти, в том числе таким структурам, как службы кадров. Несмотря на это, специалисты считают их приемлемыми для всех организаций вне зависимости от формы собственности и вида деятельности. Во-первых, потому, что кадровое делопроизводство во многом повторяет технологии документационного обеспечения управления, а во-вторых, потому, что специальных норм по документационному кадровому обеспечению просто нет;
|
|
постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Срок действия этих нормативов был ограничен 1997 годом. Однако никакие новые нормативы времени на выполнение кадровых операций до настоящего времени не разработаны. В силу этого, а также учитывая, что межотраслевые укрупненные нормативы являются экономическим инструментом, а не регулируют правовые отношения напрямую, специалисты в области нормирования продолжают их применять для расчета численности работников службы кадров.
| Комментарий чиновника Михаил АРАЛИН, советник Правового управления Государственной Думы Федерального Собрания РФ, кандидат экономических наук: – Правовую основу нормирования труда составляет глава 22 Трудового кодекса. Надо сказать, что с введением в действие Трудового кодекса подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций. Теперь работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. Это придает нормированию новый смысл, так как нормирование теперь напрямую связано с эффективностью работы коллектива. О введении новых норм труда работники должны быть оповещены не позднее чем за два месяца. При этом работодатель обязан обеспечить нормальные условия для их выполнения*. Работникам гарантировано государственное содействие системой организации нормирования труда и применение определяемых работодателем систем нормирования труда с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором**. * Статьи 162, 163 ТК РФ. ** Статья 159 ТК РФ. |
С чего начать?
|
|
Прежде всего надо составить перечень всех видов работ, которые выполняет ваша кадровая служба. Этот перечень должен быть составлен как можно более полно, ведь именно от этого зависит, насколько точными окажутся последующие расчеты. Затем необходимо провести сравнительный анализ вашего списка с видами работ, вошедшими в списки установленных нормативов. Затраты времени на выполнение кадровых операций, которые вошли в списки, вы рассчитаете с помощью установленных нормативов, а те, что в списке не отражены, придется рассчитывать самостоятельно. Для этого вам будет необходимо сделать фотографии рабочего времени или хронометраж. В дальнейшем полученную этим путем информацию можно использовать для расчетов и введения в вашей организации местных нормативов труда.
| Словарь кадровика Хронометраж изучение затрат рабочего времени на выполнение повторяющихся элементов трудовых операций путем замеров их продолжительности и анализа условий их выполнения. Фотография рабочего дня изучение путем наблюдения и измерения всех без исключения затрат времени на протяжении полного рабочего дня или определенной его части. |
Затем, исходя из установленных затрат времени, вам необходимо будет рассчитать трудоемкость всех работ. Для этого надо вычислить трудоемкость каждого вида работ, а затем их просуммировать. При проведении расчетов вы должны решить, какой промежуток времени вы возьмете за расчетный. Обычно специалисты ориентируются на годовой период. Такие расчеты будут наиболее точными, так как позволят снивелировать все сезонные колебания. Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной.
А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.
Для начала нужно составить таблицу (образец).
| № п/п | Вид выпол-няемых операций | Единица изме-рения объема работ | Пункт, таблица, номер норматива по сборнику | Норматив времени на единицу изме-рения, чел.-ч | Нормы времени на выпол-нение конк-ретного вида работы, чел.-ч | Объем работ за месяц | Трудо-емкость норми-руемых работ, чел.-ч |
| Оформление документов при приеме на работу (служащих) | Один работник (служащий) | 3.1 табл. 1 п. 2 | 0,74 | 0,8 | 43,2 | ||
| Оформление документов при увольнении (служащих) | Один работник (служащий) | 3.2 табл. 2 п. 1 | 0,39 | 0,42 | 20,6 | ||
| Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней | Одна книжка | 3.3.1 табл. 3 п. 1 | 0,11 | 0,11 | 1,54 | ||
| Выписка дубликата трудовой книжки | Один дубликат | 3.3.1 табл. 3 п. 2 | 0,27 | 0,3 | 0,6 | ||
| Внесение записей в трудовую книжку | Одна запись | 3.3.2 табл. 4 | 0,07 | 0,8 | |||
| Снятие копии трудовой книжки | Одна копия | 3.3.3 табл. 5 п. 6 | 0,62 | 0,67 | |||
| Оформление перевода | Один работник | 3.4.1 табл. 6 | 0,38 | 0,41 | 11,48 | ||
| Составление и корректировка графика отпусков | Один работник | 3.4.4 табл. 9 | 0,1 | 0,11 | 0,55 | ||
| Оформление отпуска | Один работник | 3.4.6 табл. 10 | 0,11 | 0,12 | 3,6 | ||
| Ведение личных карточек | Один работник | 3.4.6 табл. 11 п. 1 | 0,08 | 0,09 | 5,4 | ||
| Оформление листка нетрудо-способности | Один листок | 3.4.8 табл. 13 | 0,05 | 0,05 | |||
| Оформление взысканий | Одно офор- мление | 3.4.11 табл. 16 | 0,11 | 0,12 | 1,44 | ||
| Оформление изменения фамилии | Один работник | 3.4.13 табл. 18 | 0,11 | 0,12 | 0,72 | ||
| Оформление документов работников, уходящих на пенсию | Один работник | 3.4.16 табл. 21 п. 1 | 3,3 | 3,56 | 14,24 | ||
| Оформление трудового договора | Один работник | 3.6.6 табл. 35 | 0,24 | 0,26 | 17,94 | ||
| Подбор резерва | Один человек | 3.6.13 табл. 42 | 0,17 | 0,18 | 1,26 | ||
| Оформление приказа на поощрение работника | Один работник | 3.6.19 табл. 48 | 0,19 | 0,21 | 1,89 | ||
| . | . | . | . | . | . | ИТОГО | 196,46 |
Во второй столбец вы заносите все виды работ, выполняемых вашей кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами. Данные для столбца 6 вычисляете по формуле
Нвр = Топ (1 + K/100), где
Нвр нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч;
Топ норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч;
К коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.
В седьмой столбец вносите данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.
Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле
Нврi нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;
Vi объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3, …, n виды выполняемых работ).
Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле
Ч = То / Фп, где
То суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам;
Фп полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.
То есть
Ч = 196,46 / 166 = 1,18.
Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в нашу таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что если в вашей кадровой службе эта работа была распределена, например, между двумя специалистами, то у вас есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.
Аналогичным образом можно рассчитать затраты времени, трудоемкость работ и необходимую численность специалистов по документационному обеспечению кадровой работы, исходя из нормативов, установленных постановлением Минтрудсоцразвития России. О нормировании оставшейся части работ, выполняемых кадровой службой, по которым нет установленных нормативов времени, мы поговорим в следующий раз.