Начало операционного дня. Организация рабочего места. Учет и хранение денежных сумм, почтовых отправлений и товарно-материальных ценностей. Учет движения почтовых отправлений. Тара для пересылки почтовых отправлений.
Подготовка отделения почтовой связи к началу операционного дня.
Перед началом рабочего дня начальник отделения почтовой связи и иное контролирующее лицо должны:
1. Проверить визуально наружное состояние ОПС, на отсутствие несанкционированного доступа и санитарное состояние прилегающей территории.
2. Открыть ОПС и снять его с пульта охраны.
3. Закрыть за собой дверь. Войдя в помещение визуально осмотреть его на отсутствие несанкционированного доступа.
4. Вскрыть кладовые (хранилища) в присутствии одного из работников (перед открытием кладовых и других хранилищ проверить исправность дверей, оконных решеток, замков и пломб, специальных ушек, через которые продевается шпагат, а в самих кладовых целостность окон, стен, пола и потолка, дверей и замков хранилищ).
Пломбы или этикетки несанкционированного вскрытия не срываются, а вместе со шпагатом срезаются и хранятся до конца рабочего дня.
В случае повреждения дверей, замков, шпагата или пломб, окон, стен, пола или потолка кладовой один из работников отделения почтовой связи, обнаруживший повреждение, немедленно, не входя в помещение, докладывает об этом вышестоящему руководителю и вызывает представителя правоохранительных органов;
5. Проверить санитарное состояние отделения почтовой связи.
6. Проверить наличие средств пожаротушения в надлежащих местах.
7. Включить ПАК и произвести операцию «Начало дня».
8. Ознакомить подчиненных с поступившими изменениями, приказами, технологиями, инструкциями, правилами под роспись.
9. Выдать на рабочие места именные вещи, бланки строгой отчетности и т.п.
10. Пополнить аванс денежной наличности.
11. Обеспечить рабочие места необходимым ассортиментом знаков почтовой оплаты, почтовой документацией и эксплуатационными материалами.
12. Проверить соответствие оттисков календарных штемпелей дате данного дня.
Оператор перед началом рабочего дня должен:
1. Привести свое рабочее место в порядок.
2. Получить у начальника именные вещи, бланки строгой отчетности и т.п.
Работник, принимающий календарный штемпель, перед началом рабочего дня обязан перевести на нем диски с обозначением числа, месяца, года, а в надлежащих случаях и часа. Цифры часового обозначения переводятся ежечасно, при этом устанавливается цифра наступающего часа (например, в 09 на календарном штемпеле устанавливается цифра 10).
3. Пополнить аванс знаков почтовой оплаты.
4. Включить СКС, весы и др.
5. Подготовить почтовую документацию и эксплуатационные материалы.
6. Проверить витрины и если необходимо пополнить их.
7. Пополнить аванс денежной наличности.
8. Проверить остатки п/о на начало рабочего дня.
9. Заполнить книгу кассира.
Порядок и места хранения денежных сумм, почтовых отправлений и товарно-материальных ценностей.
Для хранения денежных сумм, почтовых отправлений, товарно-материальных ценностей в отделениях почтовой связи оборудуются кладовые, причем денежные суммы должны храниться в сейфах, металлических или железных шкафах, установленных в кладовых. Двери кладовых должны быть металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовой сталью с загибом краев листа на внутреннюю поверхность двери или торец дверного полотна внахлест, исключая стыковку листов металла с лицевой стороны. Кладовая должна закрываться на два замка – навесной и врезной. В случае установки в кладовой входной металлической двери, оснащается двумя врезными замками и приспособлением для опечатывания. В отделениях почтовой связи, где из-за недостатка площади оборудовать кладовые невозможно, денежные суммы и товарно-материальные ценности хранятся в сейфах, а почтовые отправления, маркированная и немаркированная продукция – в железных шкафах.
Запрещается оставлять ключи в скважинах сейфов (шкафов) и доступ в кладовую лиц, не имеющих отношения к работе в ней.
В течение рабочего дня денежные суммы, товарно-материальные ценности хранятся на рабочих местах в шкатулках или ящиках столов, приспособленных для этого и имеющих исправные замки.
Учет движения почтовых отправлений.
Проверка движения почтовых отправлений и закрытых почтовых вещей.
Руководитель объекта почтовой связи обязан обеспечить ежедневную проверку по документам движения и фактического остатка почтовых отправлений и закрытых почтовых вещей на каждом рабочем месте в присутствии работников.
На объектах почтовой связи со сменной работой, движение и остатки почтовых отправлений, закрытых почтовых вещей проверяются отдельно за каждую смену.
Движение и остатки почтовых отправлений и закрытых почтовых вещей проверяются ежедневно путем сличения количества поступивших и отправленных почтовых отправлений (закрытых почтовых вещей) по картам отправки ф. ПС 16, количество выданных почтовых отправлений (закрытых почтовых вещей) - с извещениями на их выдачу.
При этом устанавливается, правильность подсчета и выведения по документам итогов принятых, полученных, отправленных и выданных почтовых отправлений (закрытых почтовых вещей); соответствие остатков почтовых отправлений и закрытых почтовых вещей, отраженных по книгам и документам, фактическому остатку.
Факт проверки подтверждается подписью контролирующего лица на каждой пачке проверенных им документов.
При расхождении количества полученных, принятых, отправленных или выданных почтовых отправлений (закрытых почтовых вещей) немедленно принимаются меры по выяснению причины расхождения, и результат докладывается руководителю объекта почтовой связи.
Тара для пересылки почтовых отправлений.
В качестве тары для пересылки почтовых отправлений между объектами почтовой связи в пределах Республики Беларусь применяются:
- пластиковые мешки;
- применяемые в настоящее время мешки (брезентовые, льняные, полипропиленовые, шелковые, а также полученные от других почтовых администраций) и планшеты;
- другие емкости, изготовленные по техническим условиям РУП «Белпочта».
Все виды имеющейся тары для пересылки почтовых отправлений между объектами почтовой связи в пределах Республики Беларусь не подлежат учету и обмену «мешок на мешок» и используются до физического износа.
Надписи на ёмкости не наносятся. Имеющиеся в настоящее время надписи на мешках не учитываются при использовании мешков (адресование ёмкости определяется по надписи на ярлыке ф. ПС18).
| Виды почтовых отправлений | Цвет емкости (мешка) |
| Внутренние и международные: - письма с объявленной ценностью; - мелкие пакеты с объявленной ценностью; - мелкие посылки. | синий |
| Внутренние и международные отправления письменной корреспонденции: - простые; - заказные. | синий |
| Отправления ускоренной почты (внутренние и международные). | красный |
| Бланки строгой отчетности, продукция марбазы, товары потребительского спроса и другие товарно-материальные ценности. | |
| Газетные пачки, формируемые в ЦЭП | бесцветный, прозрачный |
Пригодные к дальнейшей эксплуатации пластиковые мешки должны использоваться повторно.
Транзитные и конечные пункты обмена трактовых маршрутов должны не реже одного раза в неделю возвращать излишки тары, рассортированные по цвету, в адрес цеха обмена.