ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
Бухгалтерский документ представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственной операции или письменное подтверждение действительного осуществления этой операции.
Как известно, в процессе хозяйственно-финансовой деятельности предприятия постоянно происходят изменения в составе объектов бухгалтерского учета. На эти изменения должны быть составлены соответствующие первичные документы.
Систематическая сплошная регистрация в документах изменений в составе объектов бухгалтерского учета называется документацией. Документация является средством наблюдения и контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия, а также осуществления записей – на счетах бухгалтерского учета.
Документы широко используются в процессе оперативного руководства хозяйственной деятельностью предприятия.
Подписывая документ руководящий работник контролирует законность и целесообразность хозяйственной операции, оформляемой этим документом. Подписав документ работник несет ответственность за совершение данной операции.
Велико значение документов при проведении ревизий хозяйственной деятельности и аудиторской проверки предприятий. Документы также используются для анализа хозяйственной деятельности предприятий, в процессе которого устанавливают насколько эффективно расходуются материально-денежные средства и определяют резервы рационального их использования.
Велико и правовое значение документов. Документы используются как доказательства при спорах, возникающих между данным предприятием и другими предприятиями, организациями, учреждениями и лицами. Документы используются и в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов. Документы имеют юридическую силу, если они составлены своевременно и оформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.
|
|
Документы должны содержать все необходимые показатели, характеризующие оформляемые ими хозяйственные операции. Эти показатели называются реквизитами документа.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа, код формы;
- дату составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
Кроме перечисленных обязательных реквизитов в документах могут содержаться и другие реквизиты, которые определяются характером отражаемой в документах хозяйственной операции. Дополнительные реквизиты могут быть включены в целях усиления контрольного, познавательного и оперативного значения документов.
Документы должны быть оформлены четко и ясно, без помарок. Если в текстовой части или в цифровых данных допущена ошибка, ее следует исправлять, зачеркнув неправильное (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написав сверху правильный текст или сумму, сделав соответствующую оговорку, которая должна быть заверена подписями лиц, оформивших документ. В некоторых документах, например в чеках, приходных и расходных ордерах, платежных поручениях исправления делать не разрешается.
|
|
Одним из путей совершенствования документов является их унификация и стандартизация.
Унификация документов – это разработка единых форм документов для отражения однородных операций на различных предприятиях, независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности.
Так, например, унифицированными для всех отраслей являются банковские и кассовые документы.
Стандартизация – это установление одинаковых стандартных размеров бланков для однотипных документов.