Информационные технологии в менеджменте
Лабораторная работа 2. Форматирование документа в целом
Содержание работы: поиск и замена; колонки, закладки; примечания;; граница и заливка; вставка буквицы и сноски; списки; вставка символов, использование стилей, оглавление, режим рецензирования.
Поиск и замена
Часто при работе с текстом требуется найти какой-либо фрагмент. Для этого используется опция Найти в группе Редактирование во вкладке Главная. У левого края рабочего окна появится область задач Навигация.
Если нужно внести изменения, используют опцию Заменить в группе Редактирование во вкладке Главная. В диалоговом окне вводится текст, который заменяется, и текст, на который выполняется замена. Причем как в первом, так и во втором случае можно искать и заменять не только текст, но и любой не отображаемый на экране символ.
Более подробную информацию вы можете найти в книгах:
1. Баратов Ю.И., Антонов М.М. Word 2010 с нуля. - Москва: Лучшие книги, 2011. - С. 55.
2. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Новичок. Word 2010: создание и редактирование текстовых документов. - СПб.: Наука и техника, 2010. - С. 49.
Колонки
Опция Колонки находится в группе Параметры страницы во вкладке Разметка страницы. Здесь выбирается число колонок на странице. Более тонко настроить разбиение на колонки можно, выбрав пункт Другие колонки …. При этом на экране появится диалоговое окно Колонки, в котором можно задать число колонок и размеры каждой колонки. В том же окне имеется переключатель Разделитель для создания разделителей между колонками.
Колонтитулы
В колонтитулы вносятся номера страниц, названия глав и т.д., однако могут включаться и целые иллюстрации, снабженные подходящим текстом (это позволяет оформлять бланки, счета и т.д.). В режиме черновика содержимое верхних и нижних колонтитулов не выводится на экран. Для четных и нечетных страниц колонтитулы можно расположить по-разному. Форматирование текста, включенного в колонтитул, осуществляется так же, как форматирование обычного текста. При этом автоматически учитывается расстояние между колонтитулом, текстом и полями страницы.
Для ввода колонтитула используется группа Колонтитулы во вкладке Вставка (Нижний или Верхний колонтитул – Изменить колонтитул). При этом происходит переход в режим Разметка страницы и появляется новая контекстная вкладка на «ленте» - Конструктор работы с колонтитулами.
Для просмотра колонтитулов используется вкладка приложения Предварительный просмотр.
Расположение колонтитулов по вертикали определяется в Конструкторе работы с колонтитулами в группе Положение.
Расположение по горизонтали определяется с помощью вкладки Главная, группа Абзац, Выравнивание текста.
Более подробную информацию вы можете найти в книгах:
1. Баратов Ю.И., Антонов М.М. Word 2010 с нуля. - Москва: Лучшие книги, 2011. - С. 161.
2. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Новичок. Word 2010: создание и редактирование текстовых документов. - СПб.: Наука и техника, 2010. - С. 164.
Закладки
С целью перемещения по тексту по заранее отмеченным местам используются закладки. Для создания закладки курсор помещается в позицию, которую надо пометить, вызывается опция Вставка – Ссылки – Закладка, в диалоговом окне Закладка в строке Имя закладки вводится имя закладки и нажимается кнопка Добавить. Для перехода затем к нужной закладке используется подопция Перейти опции Правка. Это же диалоговое окно Закладка позволяет удалять закладки из списка с помощью опции Удалить.
Более подробную информацию вы можете найти в книгах:
1. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Новичок. Word 2010: создание и редактирование текстовых документов. - СПб.: Наука и техника, 2010. - С. 143.
Примечания
MSWord позволяет автору вставлять в текст различные примечания - памятки для себя. Они не появляются в тексте, но служат для удобства работы. Для вставки примечания курсор поместить в нужное место и обратиться к опциям Рецензирование - Примечания. В появившемся поле Примечания ввести нужный текст. В документе фрагмент, к которому относится примечание, выделяется красным цветом. Просматривать и удалять примечания можно в окне просмотра. Для отображения или скрытия этого окна нажмите кнопку Область проверки в группе Отслеживание. Выбирают имя примечания, и курсор автоматически перемещается к соответствующему месту в документе. Чтобы избавиться от примечания, нажмите на кнопку удалить в группе Примечания на вкладке Рецензирование.
Более подробную информацию вы можете найти в книгах:
1. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Новичок. Word 2010: создание и редактирование текстовых документов. - СПб.: Наука и техника, 2010. - С. 136.
Сноски
Программа предлагает удобные механизмы создания и редактирования сносок. Для создания сносок и работы с ними разработчики предусмотрели отдельную группу Сноски н вкладке Ссылки ленты инструментов. Также программа предлагает использовать Концевые сноски. Их отличие от обычных сносок состоит в том, что они помещаются не в конце страницы, а в конце документа и поэтому могут использоваться для ссылок на первоисточники.
Более подробную информацию вы можете найти в книгах:
1. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Новичок. Word 2010: создание и редактирование текстовых документов. - СПб.: Наука и техника, 2010. - С. 149.
Символ и буквица
Чтобы вставить буквицу в текст, необходимо щелкнуть мышкой по кнопке Буквица в группе Текст вкладки Вставка. А чтобы вставить символ в документ, нужно пройти в группу Символы вкладки Вставка и выбрать опцию Символ.
Списки
Использование списков позволяет привлечь внимание читателя к тем частям документа, которые содержат перечень каких-либо сведений, состоящий из нескольких пунктов.
Программа позволяет создавать списки трех видов: маркированные, нумерованные и многоуровневые. Каждая строка маркированного списка отмечается каким-либо символом: флажком, звездочкой, ромбом, кружочком. В нумерованных списках каждый элемент отмечается номером. В многоуровневых списках каждый пункт может содержать несколько вложенных пунктов.
Для создания списков нужно пройти в группу Абзац вкладки Главная и выбрать один из видов.
Более подробную информацию вы можете найти в книгах:
1. Баратов Ю.И., Антонов М.М. Word 2010 с нуля. - Москва: Лучшие книги, 2011. - С. 90.
2. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Новичок. Word 2010: создание и редактирование текстовых документов. - СПб.: Наука и техника, 2010. - С. 77.
Использование стилей
Стилем в Word 2010 принято называть совокупность характеристик абзаца (к которым относятся вид шрифта, выравнивание, отступы и интервалы) или текста (к которым, в свою очередь, причислены такие параметры, как гарнитура и размер шрифта, способ начертания).
Помимо оформительской функции, стили несут также структурирующую нагрузку. То есть, например, присвоив какому-либо абзацу стиль Заголовок 1, вы укажете, что данный абзац на самом деле является заголовком первого уровня (как правило, это название глав или основных разделов, из которых состоит текстовый документ), а присвоив стиль Обычный – укажете, что данный текст является обычным текстом, а не каким-то заголовком и т.п. заданная с помощью стилей структура позволяет быстро создавать автоматические оглавления, а также удобно следить за структурой документа и осуществлять навигацию по нему. Структуру документа можно отобразить в левой части окна Word. Для этого на ленте инструментов перейдите на вкладку Вид и установите флажок Область навигации и выберете на появившейся панели режим Просмотр заголовков – самая левая иконка.
В Word 2010 предусмотрен очень удобный способ выделения, основанный на использовании стилей и позволяющий буквально парой щелчков мыши выделять в документе весь текст, имеющий одинаковое оформление. Для этого вам нужно лишь выделить небольшой фрагмент текста в произвольном месте документа, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать Стили → Выделить текст, имеющий такой же формат.
Готовые стили
В Word 2010 есть набор стандартных стилей, которые могут использоваться в большинстве случаев. Для использования заранее созданных стилей необходимо установить текстовый курсор внутри абзаца, которому вы хотите присвоить стиль. Если стиль должен быть присвоен нескольким абзацам, то они должны быть выделены. Перейти на вкладку Главная ленты инструментов и в группе Стили щелкнуть мышкой по названию нужного стиля. Удобной особенностью Word 2010 является то, что при наведении указателя мыши на окошечко стиля вы сразу можете оценить, как изменится вид текущего фрагмента текста.
В правом углу группы Стили имеется кнопка Изменить стили, по нажатии которой в разделе Набор стилей вы можете загрузить в программу другие наборы стилей.
Создание собственных стилей
Для создания собственного стиля щелкните мышкой на кнопке в правом нижнем углу группы Стили. В результате на экране появится панель Стили. В левом нижнем углу этой панели имеется кнопка, при нажатии которой появляется диалоговое окно Создание стиля.
В центральной части окна Создание стиля вы сможете наблюдать, какой внешний вид у текста с текущими настройками создаваемого стиля. После задания всех необходимых параметров (вы всегда сможете позже произвести любые изменения) нажмите на кнопку ОК для сохранения стиля.
Если у вас в тексте есть фрагмент текста, оформление которого вы хотели бы закрепить в виде стиля и использовать для других текстовых фрагментов, то вам достаточно выделить фрагмент, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать Стили → Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль. В результате на экране появится мини-версия окна Создание стиля, в котором вам нужно будет лишь ввести название стиля, нажав на кнопку Изменить…
Более подробную информацию вы можете найти в книгах:
1. Баратов Ю.И., Антонов М.М. Word 2010 с нуля. - Москва: Лучшие книги, 2011. - С. 74.
2. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Новичок. Word 2010: создание и редактирование текстовых документов. - СПб.: Наука и техника, 2010. - С. 118.
Оглавление
Структуру документа определяет пользователь. Пользователь разбивает документ на главы, разделы, подразделы, пункты, подпункты. Чтобы создать автоматическое оглавление документа, необходимо установить курсор в место расположения оглавления (обычно в начале или в концу документа) и с помощью вкладки Ссылки и группа Оглавление, команда Оглавление, вызвать диалоговое окно создания оглавления. Необходимо помнить, что прежде чем создавать оглавление, необходимо провести предварительную работу.
Абзацы, которые должны войти в оглавление и которые являются заголовками и подзаголовками различных частей документа необходимо оформить стилем Заголовки. Для создания заголовков и структурирования текстов (в соответствии с разбиением на главы, разделы, подразделы, пункты, подпункты) используются стили Заголовок1-Заголовок9, являющиеся стандартными, которые невозможно удалить из стандартной таблицы стилей. Эти стили используются в режиме Структура. В этом режиме текст представляется структурировано, рубрикация определяется назначением заголовков нужного уровня: заголовкам глав присваиваются стили Заголовок1, заголовкам параграфов - Заголовок2 и т.д. После такого назначения текст приобретает иерархическую структуру, которую в режиме Структура можно изменять, перемещая отдельные элементы с уровня на уровень. В режиме Структура можно превращать заголовки в обычный текст, перемещать по тексту, в том числе и между уровнями иерархии.
Разделы
Раздел – это часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается, если требуется в разных частях документа изменить нумерацию строк, число колонок на листе, размер или ориентацию листа бумаги, поля на листе бумаги, нумерацию страниц, колонтитулы. Чтобы разбить документ на разделы необходимо вставить знак разрыва раздела. Если знак разрыва раздела отсутствует, то документ обрабатывается как один раздел.
Чтобы создать раздел, необходимо поставить курсор в начало нового предполагаемого раздела и с помощью вкладки Разметка страницы, группа Разрывы выбрать нужный Разрыв раздела. Необходимо помнить, что Разрыв страницы раздела не создает. Разделы могут создаваться автоматически при создании колонок к выделенному тексту или при применении альбомной ориентации к выделенному тексту. Знаки разрыва раздела можно удалять как обыкновенный символ. При удалении разрыва раздела, текущий раздел повторит форматирование следующего.
Режим рецензирования
Совместное использование и работа с документом являются очень интересной особенностью, без которой в некоторых случаях просто не обойтись. Например, когда над документом работает несколько человек и все поправки, вносимые тем или иным пользователем, должны выделяться, соответствующим образом обозначаться. Используя этот режим, пользователи могут помечать любое исправление, вносимое ими в документ, а другой пользователь будет принимать или отклонять эти изменения.
Также в программе имеется возможность сравнения двух версий одного документа для контроля над изменениями. А для пояснения этих изменений можно создавать примечания, оформляемые в виде всплывающих сообщений, возникающих при наведении указателя мыши на комментируемый фрагмент текста.
Чтобы при совместной работе над документами включить режим отслеживания внесенных исправлений, необходимо перейти на вкладку Рецензирование ленты инструментов и в группе инструментов Отслеживание нажать кнопку Исправления.
Для вставки в документ примечания выделите фрагмент текста, к которому должно относиться примечание и нажмите на кнопку Создать примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование на ленте инструментов.
За сравнение документов отвечает группа Сравнить вкладки Рецензирование на ленте инструментов.
Более подробную информацию вы можете найти в книгах:
1. Мирошниченко П.П., Голицын А.И., Прокди Р.Г. Новичок. Word 2010: создание и редактирование текстовых документов. - СПб.: Наука и техника, 2010. - С. 133.
Задание
1. Воспользоваться файлом Исходный текст.
2. Разбить документ на 3 раздела (по два абзаца в 1 и 3 разделах, а во 2-м - четыре). Каждый раздел должен начинаться с новой страницы (получится 3 страницы документа, каждая страница – это отдельный раздел).
3. Для каждого раздела введите заголовки и установите им стиль Заголовок1.
4. Для каждого абзаца каждого раздела введите заголовки и установите им стиль Заголовок2.
5. В начале первого раздела вставьте двухуровневое оглавление.
6. Для всего текста документа установить: шрифт Times New Roman, размер 12, обычный, видоизменений нет, интервал обычный, смещения нет. Отступы абзаца слева и справа 0, красная строка нет, отбивка Авто (отступ перед и после абзаца), междустрочный интервал полуторный.
7. Во втором разделе установить альбомную ориентацию страниц. Текст в разделе разместить в виде четырех колонок (в каждой колонке по 1 абзацу, используя разрыв колонки). Все поля на странице по 2 см. Установите рамку в виде рисунка.
8. В третьем разделе установить книжную ориентацию страниц. Установите рамку в виде рисунка только к этому разделу.
9. Выполнить нумерацию страниц, начиная с 1 страницы. Номера страниц разместить вверху страницы посередине.
10. Создать несколько закладок: по одной закладке на раздел.
11. Разместить в каждом разделе по 1 примечанию (всего 3 примечания).
12. В третьем разделе для всех абзацев выполнить замены всех строчных букв «т» и строчных букв «а» на прописные.
13. С помощью опции Регистр в группе Шрифт во вкладке Главная отменить эту замену в первом абзаце третьего раздела. (использовать подопцию Как в предложении).
14. Для первого абзаца второго раздела установить границы в виде двойных линий синего цвета. Второй абзац второго раздела залить оранжевым цветом. К третьему абзацу второго раздела применить буквицу, в четвертом создать в сноску с текстом, содержащим вашу фамилию, а также название вашей группы.
15. В конце документа создайте новый раздел, начинающийся с новой страницы (четвертый)
16. В новом разделе с новой страницы напечатать список предметов по дням недели. Оформить в виде двухуровневого, нумерованного списка, где первый уровень день недели, второй уровень название предмета
17. В этом же разделе вставить символы ” (& "- используя шрифты Wingdings и Webdings, причем каждый символ должен полностью заполнять отдельную строку.
18. В нижний колонтитул всего документа введите свою фамилию и имя шрифт Arial, 10 пт., курсив, выравнивание по правому краю.
19. Добавьте в начале документа пустую страницу в виде отдельного раздела. На этой странице оформить титульный лист лабораторной работы по изучаемому предмету как в Приложении 1. На титульном листе должно быть название вашей кафедры, название дисциплины, ваше имя, фамилия и группа. (Не использовать объекты WordArt и не использовать картинки и рисунки).
20. Сохранить изменения в файле с именем, соответствующим вашей фамилии и группе и номеру лабораторной работы.
21. Сдать выполненное задание преподавателю на проверку.
.
