Государственный стандарт установил два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу, например в бланке письма. При продольном расположении реквизитов они размещаются центрованным способом вдоль верхнего поля бланка.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
· - 20 мм - левое;
· - 10 мм - правое;
· - 20 мм - верхнее;
· - 20 мм - нижнее.
Бланки писем с угловым расположением реквизитов более удобны, чем бланки с продольным расположением реквизитов, поскольку при оформлении писем на таком бланке верхний правый угол используется для размещения реквизита «Адресат».
При оформлении других документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов и др.), напротив, удобнее использовать бланки с продольным расположением реквизитов, поскольку реквизит «Адресат» в этих документах не оформляется.
ГОСТ Р 6.30-2003 установил реквизиты, используемые в бланках документов.
Применение установленных стандартом реквизитов обеспечивает юридическую силу документа; кроме того, оно ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документов, но и последующую работу с ними.
К реквизитам, обязательным на бланке конкретного вида документа, относятся:
· - наименование организации-автора;
· - наименование вида документа;
· - место составления или издания документа;
· - отметки для даты документа и его регистрационного номера.
На общем бланке присутствуют те же реквизиты, кроме наименования вида документа.
В бланках писем используются следующие реквизиты:
· - наименование организации-автора;
· - справочные данные об организации (на бланках писем);
· - отметки для проставления даты документа и его регистрационного номера;
· - отметки для ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа;
· - код организации по ОКПО;
· - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
· - идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на налоговый учет (ИНН / КПП).
Помимо перечисленных реквизитов на бланках документов могут изображаться: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или герб муниципального образования) или эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания).
Эмблема - это гербовый знак ведомства. Эмблемы утверждаются указами Президента РФ. Как правило, изображение эмблемы помещается на бланках организаций, входящих в структуру какого-либо ведомства (МЧС России, МВД России и др.), но не имеющих права на своих бланках помещать изображение Государственного герба. Изображение эмблемы помещается на верхнем поле документа.
Наименование организации - один из наиболее важных реквизитов бланка. Наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением). Наименование организации должно включать:
· - полное или сокращенное наименование вышестоящей организации, если она имеется;
· - указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и др.);
· - полное наименование организации в соответствии с уставом или положением об организации;
· - сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах; сокращенное наименование помещают под полным наименованием в скобках;
· - наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.
В состав бланка письма входит реквизит «Справочные данные об организации». В этот реквизит включаются: почтовый адрес организации, номер телефона, факс, телекс, адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению организации.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.05 № 221) почтовый адрес во всех случаях указывается в следующей последовательности:
· - улица, номер дома, номер квартиры;
· - населенный пункт (город, поселок и т. п.);
· - район;
· - область, край, автономный округ (область), республика;
· - страна (для международных почтовых отправлений);
· - почтовый индекс.
С 2003 г. в составе реквизитов бланка письма также указываются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на налоговый учет (ИНН / КПП). Все эти коды организация получает при регистрации.
На бланках конкретных видов документов присутствует реквизит «Наименование вида документа». Если документ изготавливается на общем бланке, название вида документа вносится в свободное поле между наименованием организации и датой и номером документа.
Наименование вида документа, как правило, печатается прописными буквами.
На документах, изготовленных на общих бланках и бланках конкретных видов документов, указывается еще один реквизит - место составления или издания документа. Место составления или издания может не указываться только в том случае, если в названии организации присутствует слово, указывающее ее местонахождение (например: Московская коллегия адвокатов, Волгоградский государственный университет), за исключением случаев создания документа не в месте нахождения организации.
В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения, представительства организации, указывается место нахождения последних.
Перед наименованием населенного пункта, как правило, ставится сокращенное обозначение: «г.» - город, «пос.» - поселок, «с.» - село и т.д., в соответствии с принятыми сокращениями.
В правилах русского языка нет четких указаний относительно использования графического сокращения от слова город, но в справочной литературе определенные рекомендации имеются. Например, сокращение «г.», как и полное слово, рекомендуется употреблять ограниченно, главным образом перед названиями городов, образованными от фамилий (г. Киров, г. Пушкин). В литературе также можно встретить рекомендацию не употреблять слово «город» и сокращение «г.» перед сложными названиями городов, содержащими в своем составе части -город, -град, -бург, однако на практике, особенно в деловой речи, сокращение «г.» и полное слово «город» широко употребляются перед названиями всех городов.
Кроме рассмотренных реквизитов, в бланки документов, как правило, включаются отметки для проставления даты документа и регистрационного номера:_____ №_____, а в бланк письма еще и отметка для проставления ссылки на дату и номер поступившего письма: На №_____ от ______.
Ссылка на дату и номер поступившего письма заполняется составителем при подготовке письма-ответа, в ней указываются дата и номер поступившего письма, если на него дается ответ. Дата и регистрационный номер проставляются на документе после его подписания руководителем при регистрации, хотя дата может проставляться и самим руководителем, когда он подписывает документ.
Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.
Компьютерная техника позволяет использовать не только шаблоны бланков, но и унифицированные формы документов и отдельные текстовые заготовки. Специалисты по кадрам, как правило, в персональном компьютере имеют в электронном виде форму справки с места работы, унифицированные формы различных информационно-справочных документов (напоминаний, уведомлений, заявлений и др.), унифицированные формы приказов по личному составу и др. Применение в практической работе бланков, унифицированных форм документов существенно облегчает процедуру подготовки документов и обеспечивает юридическую силу документа.
Заключение
Таким образом, основные требования к бланкам установлены государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Не рекомендуется использовать для изготовления бланков цветную бумагу - голубую, желтую, серую и прочую, поскольку шрифт, напечатанный на такой бумаге, становится менее четким, что при чтении текста создает дополнительное напряжение для зрения.
Для организаций, структурных подразделений, должностных лиц ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три вида бланков документов:
· - общий бланк;
· - бланк письма;
· - бланк конкретного вида документа, кроме письма (приказа, распоряжения, протокола и др.).
Общий бланк может использоваться для изготовления любых видов документов, кроме служебных писем. При изготовлении документов на общем бланке название вида документа (АКТ, ПРОТОКОЛ, СПРАВКА и др.) печатается под названием организации.
Бланки структурных подразделений используются в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать документы, в т. ч. вести переписку. Должностные бланки, на которых указана должность лица, издающего документ, как правило, используются в органах власти и управления всех уровней. В организациях, не относящихся к органам власти и управления, должностные бланки обычно используются для ведения переписки.
Организации вправе сами решать, какие бланки им использовать для подготовки управленческих документов.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места. Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.