Добавление ячеек или строк.

Оформление рабочего листа. Сортировка данных. Формат числа.

Цель работы: Закрепить основные навыки работы с электронными таблицами. Научится располагать таблицу на листе и производить разбивку на страницы. Изучить сортировку данных и форматы числа.

Порядок выполнения работы:

1. Размещение таблицы на листе. Автоматическое разбиение на страницы.

2. Формат числа.

3. Сортировка данных. Добавление ячеек или строк.

 

Размещение таблицы на листе. Авторазбиение на страницы.

 

Размещение таблицы на листе.

Расположение текста и таблица на листе в электронных таблицах регулируется точно также, как и редакторе Word. Для этого следует выбрать меню в Файл пункт Параметры страницы, нажав на который вы откроете диалоговое окно. Выбрав закладку Страница, можно установить размер бумаги (обычно по умолчанию установлен стандартный размер А4) и ориентацию листа (обычно по умолчанию установлена книжная).

Поля можно установить в этом же диалоговом окне, если выбрать закладку Поля.

Необходимо следить за тем, чтобы таблица не выходила за рамки установленных размеров полей страницы. Для этого следует открыть меню Сервис, выбрать в пункте Параметры закладку Вид, а затем в группе переключателей Параметры окна щелкнуть мышью в переключателе Авторазбиение на страницы. Автоматическое разбиение на страницы позволяет уже в процессе набора данных и форматирования таблицы следить за тем, какие столбцы помещаются на странице, а какие нет.

 

Задание 1.

 

1. Создайте и заполните бланк товарного счета (Рис. 1.). Оформление такого бланка счета выполните в три этапа. На первом этапе необходимо создать таблицу бланка счета и заполнить ее исходными данными.

2. Разместите таблицу по ширине листа. Для этого:

· в меню Файл®Параметры страницы выберите закладку Страница и установите размер (А4 – установлен по умолчанию) и ориентацию бумаги (книжная - установлена по умолчанию). Затем выберите закладку Поля и установите поля (левое: 3 см., правое, верхнее и нижнее: 2 см.);

· выполните команду Сервис®Параметры, выберите закладку Вид, в группе переключателей Параметры окна активизируйте переключатель Авторазбиение на страницы.

В результате вы получите в виде вертикальной пунктирной линии правую границу полосы набора (если ее не видно, переместитесь при помощи горизонтальной полосы прокрутки вправо) и нижнюю границу полосы набора (для того, чтобы ее увидеть переместитесь при помощи вертикальной полосы прокрутки вниз).

 

Образец бланка товарного счета:__________________________________

 

Грузоотправитель и адрес
Грузополучатель и адрес
К Реестру №		Дата получения "___"___________200_ г.
СЧЕТ № 95 от 14.03.00
Поставщик Универмаг "Белгород"
Адрес 308600, Белгород, Попова, 50
Р/счет № 456789 в С-банке, МФО 987654
Дополнения
№	Наименование	Ед.измерения	Количество	Цена	Сумма
				Итого
Руководитель предприятия			Петров А.Б.
Главный бухгалтер				Иванова Б.А.

_________________________________________________________ Рис. 1.

 

3. Сначала создайте основную таблицу по предлагаемому образцу с таким же числом строк и столбцов.

 

№	Наименование	Ед. измерения	Количество	Цена	Сумма
	Пальто зимнее	Штук
	Куртка кожаная	Штук
	Плащ	Штук
	Сапоги на меху	Пар
	Свитер шерстяной	Штук
	Шапка меховая	Штук
Итого:

Рис. 2.

 

4. Произведите заполнение этой таблицы. Сначала введите нумерацию в первом столбце таблицы, воспользовавшись помощью маркера заполнения:

· наберите в ячейке А2 цифру 1, в ячейке А3 – цифру 2;

· выделите эти ячейки;

· потяните маркер заполнения до седьмой строки.

5. Теперь заполните первую строку названий столбцов. В ячейке А1 наберите №, далее заполните названия столбцов так, как это показано на рис. 2. («Наименование», «Количество», «Цена» и «Сумма»);

6. Наберите в соответствующие столбцы те данные, которые находятся в образце таблицы на рис. 2.

7. Выделите все заполненные ячейки таблицы и установите размер шрифта 12 пт. Затем отрегулируйте ширину столбцов, либо выполнив команду Формат®Столбец®Автоподбор ширины, либо вручную, изменяя ее при помощи мыши.

8. Теперь сделайте обрамление таблицы. При создании таблицы используйте линии различной толщины. Обратите внимание на то, что в последней строке пять соседних ячеек не имеют внутреннего обрамления. Проще всего добиться этого следующим путем:

· выделить всю таблицу, в меню Формат®Ячейки, выберите вкладку Границы и установить рамку Внешние (пиктограмма в виде квадратика) жирной линией;

· затем выделить все строки, кроме последней и установить рамку Внутренние (пиктограмма в виде крестика) тонкой линией, а затем установите в группе Отдельные рамку Снизу;

· после этого выделить отдельно самую правую ячейку нижней строки F8 и установить для нее рамку С лева тонкой линией.

9. Выполните команду Файл®Просмотр, чтобы убедиться, что таблица целиком вмещается на листе по ширине и все линии обрамления на нужном месте.

 

2. Формат числа.

Числа, имеющие разное количество знаков после запятой, принято оформлять в колонке единым образом. Для этого применяют различные форматы чисел. Выбор формата числа осуществляется следующим образом:

1) нужно выделить те ячейки, в которых вы хоти задать формат числа;

2) выбрать в меню Формат®Ячейки вкладку Число;

3) в группе Числовые форматы выбрать нужный вам формат, и если это необходимо, в группе Тип выбрать, в каком виде вы хотите представить числа.

В Excel имеются следующие форматы чисел:

1) Общий – используется для отображения как текста, так и чисел;

2) Числовой – в этом формате число записывается в обычном виде;

3) Денежный и финансовый – в этих форматах число округлятся до целого количества рублей (или можно выбрать любую другую денежную единицу) с наименованием или без него;

4) Дата – в этом формате можно выбрать в группе Тип несколько различных вариантов отображения даты, например 12.02.00. или 2 Май, 1999.

5) Время – в этом формате можно выбрать в группе Тип несколько различных вариантов отображения времени, например 12:15.

6) Процентный – задает число в виде процентов, то есть умножает число на 100 и дописывает знак %, например, если в ячейке было число 0,26, то после применения процентного формата будет число 26%.

7) Дробный – позволяет представить число в виде дроби, например, если в ячейке было число 3,25, то после применения дробного формата будет число в виде .

8) Экспоненциальный – представляет число в виде значимой части числа, умноженной на 10 в какой-либо степени, например число 1540000 в экспоненциальном формате будет иметь вид 1,54E+07 (если задать два знака после запятой).

9) Текстовый – в этом формате данные отображаются также, как они были введены;

10)Дополнительный – позволяет записать число в виде специальном виде, для выбора которого нужно воспользоваться группой Тип.

11)Все форматы – если вам не подходит один из предложенных стандартных форматов, то можно создать свой по определенным правилам. Для этого в стоке Тип следует записать:

· 0 – там, где обязательно должна быть цифра. Например код 000 000,00 означает, что число вашего формата всегда будет шестизначным с двумя знаками после запятой и пробелом перед тысячами;

· # - там, где цифры в числе нет, соответствующий разряд будет оставлен пустым. Например, код ### ### ###,00 означает, что число будет девятизначное, только если оно и действительно девятизначное.

· в кавычках рядом с числом можно написать любой текст;

· можно определить удобные вам форматы даты или времени, но для этого используются другие значки:

Г – двузначный год, (ГГГГ – год полностью);

Д – число;

ММ – месяц цифрой, МММ – месяц буквами сокращенно (янв, фев и т.д.), ММММ – месяц полностью;

ч – часы, м – минуты, с – секунды.

 

Задание 2.

 

На втором этапе оформления бланка счета следует подготовить таблицу для вычислений, то есть выставить необходимые форматы чисел в ячейках и ввести расчетные формулы.

1. Установите денежный формат числа в тех ячейках, в которых будут размещены суммы. В нашем случае это пустые ячейки столбцов «Цена» и «Сумма». Их нужно выделить и выполнить команду Формат®Ячейки, выбрав вкладку Число и выбрав категорию Денежный. Это даст вам разделение на тысячи, чтобы удобнее было ориентироваться в крупных суммах. Если после выполнения этой команды в некоторых ячейках вместо чисел будут видны значки #, то это значит, что данное число не помещается по ширине столбца. Чтобы устранить это, мышью увеличьте ширину соответствующего столбца.

2. Введите формулу для подсчета суммы, которая заключается в умножении цены на количество. Для этого в ячейке F2 наберите формулу: =D2*E2. Теперь заполните формулой ряд ячеек вниз, потянув маркер заполнения до шестой строки.

3. Введите формулу в ячейку для итоговой суммы. Для этого выделите ячейку, в которую нужно поместить результат, нажмите кнопку Автосумма на Панели инструментов и выделите блок тех ячеек, которые нужно сложить. Нажмите Enter.

 

 

3. Сортировка данных. Добавление ячеек или строк.

Сортировка данных.

Электронные таблицы позволяют автоматически расположить в определенном порядке записи, находящиеся в ячейках, то есть произвести сортировку данных по некоторому признаку. Числовые данные можно отсортировать по возрастанию или по убыванию, а текстовые записи можно отсортировать в прямом алфавитном (по возрастанию) порядке или в обратном (по убыванию).

Сортировка данных в таблице сверху вниз осуществляется следующим образом:

1) выделить ячейку в сортируемом списке;

2) в меню Данные выбрать команду Сортировка;

3) в группе сортировать по выбрать название того столбца, данные в котором следует упорядочить;

4) выбрать тип сортировки по возрастанию или по убыванию и нажать кнопку OK.

При этом в таблице будут отсортированы и все остальные столбцы.

 

Добавление ячеек или строк.

Если в уже готовой таблице необходимо вставить дополнительные строки, то следует:

1) выделить столько строк, сколько вам требуется;

2) в меню Вставка выполнить команду Строки.

В результате появится столько строк, сколько было выделено. Выделенные строки после этого сдвигаются вниз.

Если необходимо вставить ячейку в таблицу, то следует:

1) выделить ту ячейку, куда вы хотите вставить дополнительную ячейку;

2) в меню Вставка выполнить команду Ячейки;

3) в появившемся диалоговом окне выбрать Добавить ячейки, со сдвигом вправо или ячейки, со сдвигом вниз.

 

Задание 3.

 

На последнем этапе оформления бланка счета следует отсортировать данные и добавить сопровождающие таблицу надписи.

1. Отсортируйте записи в вашей таблице счета по алфавиту. Для этого выделите все строки таблицы, кроме первой (заголовка) и последней («Итого»), можно не выделять и нумерацию. Выполните команду Данные®Сортировка, выберите столбец, по которому нужно отсортировать данные (в нашем случае это столбец В, так как именно он содержит перечень товаров, подлежащий сортировке), и установите переключатель в положение «по возрастанию ».

2. Для оформления текста перед таблицей вставьте дополнительные строки. Для этого:

· выделите первых 13 строк таблицы (именно столько вам понадобиться для ввода текста согласно образцу на рис. 1.);

· выполните команду Вставка®Строки. Вставится столько же строк, сколько вы выделили.

3. Наберите необходимый текст до и после таблицы. Для этого:

· в ячейке А1 наберите «Грузоотправитель и адрес»; в ячейке А3 наберите «Грузополучатель и адрес»; в ячейке А5 наберите «К Реестру №»; в ячейках с А9 по А12 наберите соответствующие реквизиты поставщика согласно образцу таблицы на рис. 1.

· выделите все эти ячейки и выполните команду Формат®Ячейки, выбрав вкладку Выравнивание, установите в группе по горизонтали переключатель выравнивание по левому краю. Нажмите ОК.

4. В тот же столбец, в котором находится столбик таблицы «Сумма» (самый правый столбец нашей таблички – столбец F), наберите текст «Дата получения «___»___________200_г.» в ячейку F5. Затем выделите эту ячейку и примените выравнивание по правому краю в группе по горизонтали в меню Формат®Ячейки. Нажмите ОК. В ячейки F23 и F25 наберите фамилии руководителей предприятия (см. рис. 1). Выделите ячейку F23 и примените выравнивание по правому краю в группе по горизонтали в меню Формат®Ячейки. Тоже самое проделайте с ячейкой F25.

5. Текст «СЧЕТ №» внесите в ячейку А7. Далее выделите ячейки А7:F7, затем в меню Формат®Ячейки, выбрав вкладку Выравнивание, установите в группе Выравнивание по горизонтали переключатель по центру выделения. Нажмите ОК.

6. Выполните предварительный просмотр.

Контрольные вопросы.

 

1. Каким образом можно установить размеры и ориентацию листа?

2. Зачем нужен режим предварительного просмотра документа?

3. Какие форматы числа вы знаете? Перечислите их. Для чего они применяются и в чем их отличия?

4. По какому принципу можно отсортировать текстовые записи или числовые данные? В каком пункте меню документа находится команда сортировки?

5. Каким способом можно вставить дополнительные строки в таблицу?