Налоговики не признают, в качестве документально подтвержденных, расходы и откажут в применении вычета по НДС, если будет установлен факт подписания первичного документа неуполномоченным лицом контрагента. На что же обратить свое внимание бухгалтеру, при проверке подписей на первичных учетных документах контрагентов.
| Общие правила | § Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом, согласно закону о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). § Подпись должностных лиц, совершивших сделку, или ответственных за оформление свершившегося события – это обязательный реквизит такого документа (п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Подпись должна сопровождаться указанием на фамилию и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. Такие же требования к первичным документам содержатся в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. § ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ устанавливает, что лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов. § Но, именно бухгалтер на основании первичных документов ведет учет и отражает сведения в налоговых декларациях. § Если будет установлено, что первичный документ от контрагента подписан неуполномоченным лицом, то налоговый орган не признает в качестве документально подтвержденных расходы по такому первичному документу и откажет в применении вычета НДС (по ненадлежаще подписанному счету-фактуре). § Это негативно скажется на имущественных интересах организации, может повлечь как налоговую ответственность компании (гл. 16 НК РФ), так и административную ответственность для должностных лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП РФ). | |
| На что обратить внимание. | § Убедитесь, что расшифровка подписи на первичных документах контрагента соответствует данным о лицах, уполномоченных подписывать такие документы. То есть необходимо произвести идентификацию лица, уполномоченного на подписание документов, т.к. без доверенности от имени компании может выступать и совершать сделки (подписывать документы) только единоличный исполнительный орган общества - директор, генеральный директор (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и др.). § Необходимо убедиться, что данные о руководителе организации-контрагента на первичном документе соответствуют информации о руководителе, указанной в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). § Если информация о руководителе в ЕГРЮЛ и в первичном документе не совпадает, то у контрагента следует запросить подтверждение действительности сведений в первичном документе, в том числе приказ о вступлении в должность, решение общего собрания об избрании руководителя и т.д. | |
| Счета-фактуры. | § Счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации, либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). § Невыполнение требований к счету-фактуре, в том числе в части подписи, является основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (п. 2 ст. 169 НК РФ). § При принятии счетов-фактур от контрагента бухгалтер вправе потребовать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на лицо подписывающее счета-фактуры, либо иной распорядительный документ. | |
| Доверенность и приказ. | § Если подписанты действуют по доверенности, то необходимо запросить копию такой доверенности и проверить ее на соответствие требованиям ст. ст. 185 - 188.1 ГК РФ, а также удостовериться в передаче по ней полномочий на подписание первичных документов. § Согласно письму Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227 заместитель директора, исполняющий обязанности директора на время нахождения последнего в командировке, не может действовать от имени организации только на основании приказа, необходимо также оформить доверенность (на представление декларации, пояснений и т.п.). § Однако применительно к подписанию первичных документов, а также счетов-фактур таких требований нет. Более того, та же ст. 169 НК РФ указывает, что подписант счета-фактуры может быть уполномочен на то приказом или доверенностью. § Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Подтверждением полномочий на подписание документов может быть: ü распорядительный документ по организации (приказ, распоряжение, внутреннее положение о праве подписи на документах); ü доверенность от имени организации. § Положение об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов в подтверждение исполнения договора (например, товарных накладных, актов), можно закрепить в договоре или приложении к нему. Здесь же можно закрепить и подписи этих лиц. § В каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом, а когда - выдавать доверенность? На практике на этот счет существует несколько точек зрения: 1. Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а д оверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Эта точка зрения базируется на том, что распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказами, иными распорядительными документами), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. 2. Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность. При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности - подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. В период замещения временно отсутствующего работника замещающим, осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник действует на основании приказа (иного распорядительного документа) по организации. Обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. § Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы: ü избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и контрагентами; ü наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур. § Доверенностью оформляется только предоставление права, но не делегированиеобязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ) и/или должностную инструкцию работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, то соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договора возмездного оказания услуг и т.п.). Вывод: · в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо оформить доверенность; · при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и/или главного бухгалтера необходимо оформить передачу права подписи счетов-фактур: - приказом (иным распорядительным документом) по организации; - включить такое исполнение обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и/или должностные инструкции этих лиц; - если делегируется право подписи счетов-фактур на постоянной основе работнику собственной организации, то целесообразно оформить: ü приказ (иной распорядительный документ) по организации; ü доверенность от имени организации; ü а также отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Причем для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности. · В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель. | |
| Идентификация лица. | § Удостоверьтесь в наличии подписи на документе именно того лица, которое указано в расшифровке. Обратите внимание: даже в том случае, когда руководители поставщиков не отказываются от участия в деятельности организаций и признают, что являлись их руководителями, налоговые органы инициируют почерковедческие экспертизы документов, подтверждающие, что подписи на документах не принадлежат лицам, являющимся руководителями, и на этом основании отказывают в признании расходов, ссылаясь на ст. 252 НК РФ и Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 "Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды". Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Основанием для получения налоговой выгоды не могут являться документы, сведения в которых неполны, недостоверны и (или) противоречивы. Поскольку подпись на первичном документе выполнена неуполномоченным лицом (неизвестными лицами), данный документ содержит недостоверные сведения, следовательно, не может подтверждать расходы (вычет по НДС). | |
| Образцы подписей. | § Несмотря на то, что ни один законодательный акт не требует проверки подписи контрагента на соответствие ее действительности, в настоящее время для подтверждения проявления должной осмотрительности организации все чаще требуют от контрагентов образцы подписей лиц, ответственных за подписание первичных документов и счетов-фактур. § Это может быть: ü копия паспорта с подписью; ü копия банковских карточек с образцами подписи и печати; ü доверенность, в которой удостоверена подпись лица, уполномоченного подписывать документы. В противном случае, если организация не запросит таких документов, ее ожидают неблагоприятные последствия. | |
| Поддельная подпись. | § Даже если подписи на документах визуально совпадают, в дальнейшем может выясниться, что подписи подделаны (как правило, это обнаруживается по результатам экспертизы). § Но в таком случае, если компания имеет запрошенные ею у контрагента и полученные документы, в которых виден образец подписи уполномоченного лица контрагента, и такая подпись визуально совпадает с подписями на первичных документах и счетах-фактурах, шансы выиграть спор в суде существенно возрастают. Ведь компания проявила должную осмотрительность и сделала все возможное, исходя из обычаев делового оборота, чтобы удостовериться в подписании документов уполномоченным лицом | |
| Упрощенная подпись. | § Если лицу (директору) приходится подписывать много документов, в целях экономии времени на них ставится лишь росчерк или иная упрощенная подпись, отличная от подписи в паспорте или банковской карточке. В этом случае у налоговых органов возникнут претензии, так как они сравнивают подписи визуально (например, с подписью на протоколах допросов представителей контрагентов). § Поскольку законодательные требования к личной подписи на документах отсутствуют, такая подпись необязательно должна совпадать с подписью в официальных документах (например, в паспорте). § Основное назначение подписи - подтвердить, что документ одобрен ответственным лицом, уполномоченным подписывать документы. Соответственно, руководитель контрагента (иное уполномоченное лицо) вправе расписываться иначе, чем указано в паспорте, но в таком случае нелишне будет запросить образец подобной упрощенной подписи. § Минфин России приравнивает электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, к бумажным документам с собственноручной подписью ответственного лица в том случае, если между компаниями заключено соглашение об электронном документообороте, которое содержит соответствующее условие (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Письма Минфина России от 17.01.2014 N ПА-4-6/489, от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@). В противном случае (в отсутствие соглашения) первичные документы безопаснее подписывать квалифицированной ЭЦП. |
Какие документы должны быть запрошены и получены от контрагента в подтверждение подписания документов уполномоченными лицами во избежание спорных ситуаций?
Это:
выписка из ЕГРЮЛ. Такую выписку можно сделать самостоятельно с сайта, обязательно распечатав и поместив в досье контрагента;
приказ (иной распорядительный документ) об уполномоченных лицах, имеющих право подписи первичных документов и счетов-фактур. Лучше всего, когда к такому приказу (иному распорядительному документу) имеется приложение с образцами подписей уполномоченных лиц. Документы, подтверждающие право подписи документов от контрагентов, должны быть ими надлежащим образом заверены;
либо доверенность от имени организации на подписание документов. Желательно также с образцом подписи уполномоченного лица;
копии паспорта, банковской карточки с образцами подписи и печати, иного образца подписи уполномоченных на подписание документов лиц.
Обращаем Ваше внимание, что данный перечень документов необходим только для подтверждения полномочий лиц на подписание документов и их подписи. Для подтверждения проявления должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента этих документов будет недостаточно.
ü Если контрагент надежный, компания в нем уверена, приведенный список можно сократить.
ü Если у организации есть основания полагать, что в дальнейшем контрагент может отказаться от подписания документов, то приведенный список будет являться обязательным. И в таком случае можно требовать подтверждение полномочий/отсутствие изменений в течение срока действия договора.
ü Если информация в первичных документах указана неразборчиво или фамилии и инициалы лиц, подписавших документы, не совпадают со списком лиц, ответственных за их подписание, либо присутствуют другие факторы, позволяющие усомниться в подписании документов уполномоченными лицами, то бухгалтер не должен отражать факты хозяйственной деятельности на основании таких документов до разрешения сомнений в полномочиях лиц. Отказывая в принятии подобных документов, бухгалтер соблюдает требования Закона N 402-ФЗ, в том числе о невозможности регистрации мнимых и притворных объектов в бухгалтерском учете (ч. 2 ст. 10) и принятии к учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9).