Лабораторная работа № 5
Работа с документами
Любая операция хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записи этого документа в журнал. При настройке конфигурации задачи определяется структура документов, вид диалогов для их ввода, печатные формы, а также алгоритмы изменения итоговой информации, например, алгоритм формирования бухгалтерских проводок или изменения информации в регистрах.
При описании документов на стадии конфигурирования существуют следующие возможности. Документ любого вида имеет номер (который может быть как строковым, так и числовым) и дату. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. В общем случае, табличная часть представляет совокупность строк определенной структуры. В некоторых документах табличная часть может использоваться как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров). Документ в системе 1С: Предприятие может содержать только одну табличную часть.
Движение средств предприятия учитывается в виде операций и проводок. Операция может содержать несколько проводок. Проводка не существует отдельно от операции. Каждая проводка принадлежит одной, и только одной операции.
|
|
Документы и операции регистрируются в журналах. Один и тот же документ может быть отображен в нескольких журналах.
Для открытия документа необходимо использовать меню Операции → Документы.
Ввод нового документа
Ввод документа осуществляется различными способами.
Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа необходимо:
Ø кнопка 
на панели инструментов;
Ø меню Действия → Добавить.
Если в журнале могут отражаться документы нескольких видов, на экран будет выдан запрос для выбора вида документа. В этом списке будут выданы наименования документов только тех видов, которые могут отражаться в текущем журнале.
Если в журнале хранятся документы только одного вида, то сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа.
Редактирование реквизитов документа
Внешний вид формы документа, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае могут быть самыми разнообразными.
Для записи документа необходимо нажать кнопку ОК (Рис.1).
Кнопка Записать предназначена для сохранения документа без проведения и закрытия формы.
Кнопка Провести предназначена для выполнения проведения документа.
Для закрытия формы документа предназначена кнопка Закрыть. Если документ новый или была открыта форма существующего документа и были произведены изменения в реквизитах, на экран будет выведен запрос о сохранении изменений. Следует ответить Да для записи документа, или Нет – для отказа от записи.
|
|
Корректировка документа
Для корректировки документа следует вначале открыть журнал документов, в котором отражаются документы нужного вида. Средствами поиска можно отыскать документ, который следует откорректировать.
В журнале документов, документ можно открыть для корректировки или просмотра одним из следующих способов:
Ø меню Действия → Изменить;
Ø кнопка <Enter>;
Ø кнопка 
;
Ø двойной щелчок мышью в любом месте строки с записью о нужном документе.
Копирование документа
Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. Для этого следует в журнале документов нужного вида поместить курсор на строку с документов, который предполагается копировать, и выбрать кнопку 
или меню Действия → Скопировать.
Форма ввода документа
Для ввода данных в документ используется форма ввода документа. Она содержит набор реквизитов, флажки и кнопки (Рис. 1).
Рис. 1. Форма для ввода документа
Каждый документ имеет обязательные реквизиты – номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается номер, который можно изменить. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, ее также можно изменить.
Кроме номера и даты каждый документ содержит реквизит Комментарий, который имеет тип Строка и служит для записи в документ произвольной дополнительной информации.
Номер и дата в совокупности с другими реквизитами – полями ввода, флажками и кнопками – образуют шапку документа.
|
|
Некоторые документы имеют многострочную табличную часть или таблицу, содержащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется (Рис. 2).
Рис. 2. Форма документа с табличной частью
Табличная часть содержит список объектов и их свойств. Например, документ «Поступление товаров и услуг» содержит список поступивших материалов, причем для материала указаны количество, цена, сумма, НДС и т.д.
По данным, введенным в форму документа, формируется печатная форма документа и/или проводки документа.
Журналы документов
В программе имеются журналы документов, содержащие сгруппированные по отдельным видам (разделам учета) документы. К любому журналу можно обратится, выбрав соответствующий пункт меню.
В журнале документов для каждого документа, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена специфичная для конкретного документа информация (например, организация-контрагент).
Большинство введенных документов отражаются в журнале операций.
Открыть введенный документ для редактирования или просмотра можно двойным щелчком из журнала операций, журнала проводок или из журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида.
Ввод на основании
В отличии от режима копирования режим ввода на основании позволяет создавать документы на основании данных другого типа (документа другого вида, справочников).
Для создания документа на основании необходимо выбрать исходный документ, нажать кнопку 
или выбрать меню Действия → На основании. В выпадающем меню будет представлен список возможных видов объектов (не обязательно документов), которые могут быть созданы на основании данного документа (Рис. 3).
Рис. 3. Меню объектов для создания
на основании выбранного документа
Удаление (установка и снятие пометки
на удаление) документов
Существует два режима удаления: непосредственное удаление и пометка на удаление. Доступность режимов определяется правами конкретного пользователя.
Удаление (непосредственное удаление, установка и снятие пометки на удаление) производится в журнале документов.
Для установки пометки на удаление следует выбрать документ в журнале, необходимо нажать кнопку 
или клавишу <Del>.
Для снятия пометки на удаление следует выбрать в журнале помеченный для удаления документ и повторно нажать кнопку или клавишу <Del>. Помеченный на удаление документ показывается пиктограммой 
.
Проведение документов
Проведением документа называется действие, которое отражает данные документа в тех или иных учетных механизмах на основании информации документа.
При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (кнопка ОК или Провести), производится проведение документа. В журнале документов проведенный документ будет помечен в колонке пиктограмм.
Обычно при проведении документа кнопкой ОК после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено.
Для того чтобы сделать документ непроведенным, следует выбрать меню Действие → Отмена проведения. После проведения пиктограмма проведенного документа изменится. Непроведенные документы показываются пиктограммами 
.
Задание для самостоятельного выполнения
1. Оформить с помощью документа «Поступление товаров и услуг» (Основная деятельность→Покупка→Поступление товаров и услуг) поступление от поставщика (контрагента) «Молкомбината» на основной склад следующих материалов:
a. Масло – 50 кг по 56 руб.
b. Молоко – 40 л по 6 руб.
c. Сметана – 30 кг по 32 руб.
2. Записать и провести документ, просмотреть его печатную форму.
3. В журнале операций проверить проводки, сформированные документом «Поступление товаров и услуг».
4. На основании документа «Поступление товаров и услуг» сформировать документ «Счет-фактура полученный»,записать и провести документ.
5. На основании документа «Поступление товаров и услуг» от Молкомбината сформировать документ «Платежное поручение исходящее».
6. Оформить с помощью документа «Поступление товаров и услуг» поступление от поставщика «Комбинат» на основной склад следующих материалов:
a. Сода – 10 кг по 6 руб.
b. Соль – 12 кг по 2 руб. 50 коп.
c. Яйца – 100 шт. по 1 руб. 50 коп.
d. Сахар – 20 кг по 15 руб.
7. Провести документ. Проверить проводки, сформированные документом «Поступление товаров и услуг».
8. На основании документа «Поступление товаров и услуг» от поставщика «Комбинат» сформировать документ «Счет-фактура полученный» (входящий номер – 56, дата - текущая). Провести документ «Счет-фактура полученный».
9. На основании документа «Поступление товаров и услуг» от поставщика «Комбинат» сформировать документ «Платежное поручение исходящее». Указать банковский счет получателя.
10. Оформить с помощью документа «Поступление товаров и услуг» поступление от поставщика «Мука» на основной склад следующих материалов:
a. Мука – 40 кг по 8 руб.
11. Провести документ.
12. На основании документа «Поступление товаров и услуг» от поставщика «Мука» сформировать документ «Счет-фактура полученный» (входящий номер – 78, дата - текущая). Провести документ «Счет-фактура полученный».
13. На основании документа «Поступление товаров и услуг» от поставщика «Мука» сформировать документ «Расходный кассовый ордер». Заполнить вкладку печать (в поле «Основание» ввести «приобретение материалов»). Провести документ.
14. Оформить с помощью документа «Требование-накладная» передачу с основного склада в производство следующих материалов:
a. Масло – 40 кг
b. Молоко – 20 л
c. Сметана – 20 кг
d. Сода – 1 кг
e. Соль – 4 кг
f. Яйца – 50 шт.
g. Сахар – 10 кг
h. Мука – 20 кг
15. На закладке «Счета учета затрат» установить:
a. Счет учета затрат (БУ) – 20.01
b. Подразделение – кондитерский цех
c. Номенклатурная группа – основная номенклатурная группа
d. Статья затрат – материальные расходы
16. Провести документ. Проверить проводки, сформированные документы.
17. Оформить с помощью документа «Отчет производства за смену» выпуск следующей продукции (основная номенклатурная группа), произведенной в кондитерском цехе с оприходованием на основной склад:
a) Продукция: Торт Наполеон; Количество: 10 шт; Цена (плановая): 60 руб.
b) Продукция: Торт Полет; Количество: 10 шт; Цена (плановая): 50 руб.
c) Продукция: Пирожное заварное; Количество: 120 шт; Цена (плановая): 5 руб.
d) Продукция: Пирожное трубочка; Количество: 150 шт; Цена (плановая): 4 руб.
Провести документ.
18. Оформить с помощью документа «Реализация товаров и услуг» отгрузку следующей продукции покупателю «Универсам» с основного склада:
a) Номенклатура: Торт Наполеон; Количество: 5 шт;
b) Номенклатура: Торт Полет; Количество: 5 шт;
c) Номенклатура: Пирожное заварное; Количество: 100 шт;
d) Номенклатура: Пирожное трубочка; Количество: 110 шт.
Провести документ.
19. На основании документа «Реализация товаров и услуг» сформировать документ «Счет-фактура выданный».
20. На основании документа «Реализация товаров и услуг» сформировать документ «Приходный кассовый ордер». Заполнить вкладку «Печать» (внести основание – оплата от покупателя).
21. С помощью документа «Поступление товаров и услуг» оформить поступление от поставщика «Молкомбинат» на основной склад следующих товаров:
a) Кефир фруктовый – 20 шт по 8 руб.
b) Йогурт – 50 шт по 6 руб.
Записать документ «Поступление товаров и услуг». Просмотреть печатную форму и провести документ. В журнале операций проверить сформированные по этому документу проводки.
22. На основании документа «Поступление товаров и услуг» сформировать документ «Счет-фактура полученный» (документ «Поступление товаров и услуг»→кнопка Ввести счет-фактуру).
a) Внести входящий номер – 112 и текущую дату.
b) Записать документ «Счет-фактура полученный».
c) Просмотреть печатную форму документа.
d) Провести документ «Счет-фактура полученный».
e) Просмотреть документ «Счет-фактура полученный» в книге покупок.
23. На основании документа «Поступление товаров и услуг» сформировать документ «Платежное поручение» (в журнале операций выделить документ «Поступление товаров и услуг»→кнопка Действия→«На основании»→«Платежное поручение исходящее»).
a) Указать банковский счет получателя.
b) Записать документ, просмотреть печатную форму.
24. Учесть фактическое перечисление денежных средств Молкомбинату (в документе «Платежное поручение исходящее» установить флажок в поле «Оплачено»). Провести документ. Проверить проводки, сформированные документом.
25. Оформить с помощью документа «Реализация товаров и услуг» отгрузку следующих товаров покупателю «Кафе» с основного склада:
a) Кефир фруктовый – 10 шт
b) Йогурт – 20 шт
Записать документ и просмотреть печатную форму (расходную накладную). Провести документ.
26. На основании документа «Реализация товаров и услуг» сформировать документ «Счет-фактура выданный». Записать документ «Счет-фактура выданный». Просмотреть его печатную форму. Провести документ «Счет-фактура выданный».
27. На основании документа «Реализация товаров и услуг» сформировать документ «Платежное поручение входящее». Указать банковский счет плательщика, входящий номер – 15 и дату – текущую. Установить флажок в поле «Оплачено». Провести документ. Открыть журнал операций и проверить проводки, сформированные документом.
28. Сформировать документ «Регистрация оплаты поставщику для НДС» (Основная деятельность→Ведение книги покупок→Регистрация оплаты поставщику для НДС→кнопка Добавить). Кнопка Заполнить. Провести документ.
29. Сформировать документ «Формирование записей книги покупок» (Основная деятельность→Ведение книги покупок→Формирование записей книги покупок→кнопка Добавить). Кнопка Заполнить. Провести документ.
30. Сформировать книгу покупок (Основная деятельность→Ведение книги покупок→Книга покупок→кнопка Сформировать).
31. Сформировать документ «Регистрация оплаты от покупателей для НДС» (Основная деятельность→Ведение книги покупок→Регистрация оплаты от покупателей для НДС→кнопка Добавить). Кнопка Заполнить. Провести документ.
32. Сформировать документ «Формирование записей книги продаж» (Основная деятельность→Ведение книги продаж→Формирование записей книги продаж→кнопка Добавить). Кнопка Заполнить. Провести документ.
33. Сформировать книгу продаж (Основная деятельность→Ведение книги продаж→Книга продаж→кнопка Сформировать).
- Сформировать документ «Начисление зарплаты». Установить нужную дату (зарплата начисляется в последний день месяца, например, 30.03.2007) и месяц начисления (дата начала месяца, за который начисляется зарплата, например, 01.03.2007). Записать и провести документ.
- Сформировать документ «Расчет ЕНС». Установить нужную дату и месяц начисления (аналогично предыдущему документу). Записать и провести документ.
- Сформировать документ «Зарплата к выплате». Установить нужную дату составления платежной ведомости (например, 03.04.2007) и месяц, в котором зарплата была начислена (например, 01.03.2007). Записать и провести документ.
37. Сформировать документ «Отражение зарплаты в учете». Установить нужную дату и месяц начисления (аналогично предыдущему документу). Записать и провести документ.
Вопросы для самоконтроля
1. Каким образом фиксируется любая операция хозяйственной деятельности предприятия?
2. Что определяется при настройке конфигурации?
3. Перечислите реквизиты, содержащиеся в документе.
4. Какие реквизиты относятся к шапке? Приведите пример.
5. Что содержит табличная часть документа? Приведите пример.
6. В каком виде учитывается движение средств предприятия?
7. Сколько проводок может содержать операция?
8. Может ли проводка существовать отдельно от операции?
9. Может ли одна проводка принадлежать нескольким операциям?
10. Где регистрируются документы и операции?
11. Может ли один и тот же документ быть отражен в нескольких журналах?
12. Порядок открытия документа.
13. Перечислите способы ввода нового документа.
14. Для чего служит кнопка ОК на форме документа?
15. Для чего служит кнопка Записать на форме документа?
16. Для чего служит кнопка Провести на форме документа?
17. Перечислите способы редактирования документа.
18. Перечислите способы копирования документа.
19. Перечислите обязательные реквизиты расположенные на форме документа.
20. Перечислите реквизиты, автоматически устанавливаемые при открытии нового документа.
21. Можно ли изменять автоматически установленные реквизиты документа?
22. Что должен содержать реквизит Комментарий?
23. Перечислите реквизиты, образующие шапку документа.
24. Что содержит журнал документов?
25. Поясните режим ввода на основании. Чем он отличается от копирования документа?
26. Перечислите способы создания документа в режиме ввода на основании.
27. Перечислите режимы удаления документов.
28. От чего зависит выбор режима удаления?
29. Поясните понятие «Провести документ».
30. Чем отличается проведенный документ от не проведенного?
31. Как отменить проведение документа?