Новые правила оформления больничных. Что кадровику нельзя упустить
Работникам с 14 декабря будут выдавать больничные по новым правилам. Мимо кадровиков изменения не пройдут, ведь в 95 процентах случаев сотрудник, который оформляет больничный, звонит в отдел кадров, если, например, не помнит полное название компании или не уверен, что работодатель принимает электронные листы нетрудоспособности. Из статьи узнаете, что именно изменилось в правилах, по которым медики теперь выдают больничные, и как это отразиться на вашей работе.
Работник может принести больничный в бумажном виде, а его продление — в электронном и наоборот
Одной из проблем, с которой до сих пор сталкиваются кадровики, — это неожиданные заявления от сотрудников о том, что в медучреждении им оформили электронный больничный, так как бланков бумажных нет. Но не все компании имеют техническую возможность работать с электронными больничными.
Более того, в медучреждении могут хитрить и сотрудник поставит подпись о том, что согласен на документ в цифровом формате, совершенно не вчитываясь в то, что подписывает. Оформить документ в электронном виде без письменного согласия пациента врачи не могут. Правило действовало и раньше, чиновники добавили информацию об этом в новый Порядок выдачи и оформления больничных, п. 1 Порядка, утв. приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н, далее — Порядок № 925н.
Напомните сотруднику, что если он оформляет больничный после того, как закончился его рабочий день, врач обязан по просьбе работника открыть больничный со следующего дня, п. 10 Порядка № 925н
Врач оформит вашему сотруднику электронный больничный, только если работодатель зарегистрирован в системе «Соцстрах», ч. 5 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон о страховании на случай нетрудоспособности. При этом специалисты медучреждения не должны проверять, зарегистрирована ли компания в системе «Соцстрах» и работает ли с электронными листками нетрудоспособности. Клиникам проще оформлять электронные больничные, поэтому врачи убеждают пациентов, что электронный больничный удобнее бумажного, его нельзя потерять и испортить, да и в том, что это подделка, работника никогда не обвинят. Разбираться с такими больничными, если компания технически не готова с ними работать, приходится кадровикам.
Чтобы не писать запросы в медучреждение, из которого сотрудник принес талон с номером больничного, вместо бумажного документа подготовьте для работников памятки, которые можно разместить на корпоративном сайте или стендах рядом с отделом кадров.
В период удаленки отправляйте сотруднику фото памятки в мессенджер, если стало известно, что он оформляет больничный. Пока работники не ходят в офис, приоритетным будет электронный лист нетрудоспособности. Чтобы заполнить его и выплатить пособие, работодателю нужен только номер документа.
Другой вариант — сделать массовую рассылку памятки по электронной почте и попросить работников сохранить фото документа в телефоне.
Памятки сотрудникам, которые оформляют больничный/электронный больничный, скачайте в конце статьи
В тексте памятки укажите, принимает ли работодатель электронные больничные. Специалисты ФСС считают, что если сотрудник оформил электронный больничный, а у работодателя нет технической возможности с ним работать, то это будет основанием обратиться в медучреждение, где оформили больничный, с просьбой выдать больничный на бумаге, письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462. Выполнять просьбу работники медицинского учреждения не обязаны. Ведь по закону больничный может быть только в каком-то одном виде: либо в бумажном, либо электронном, ч. 5 ст. 13 Закона о страховании на случай нетрудоспособности.
Зато с 14 декабря 2020 года разрешили менять формат больничного, если его продлевают. Скажем, сотрудник может принести документ в бумажном виде, а продление ему оформят в цифровом и наоборот, п. 14 Порядка № 925н. Выдавать продление больничного в электронном виде будут тоже с согласия работника.
Для того чтобы получить больничный на бумаге, сотруднику нужен паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. В случае когда работник согласен на электронный документ, понадобиться еще и СНИЛС.
Внешний совместитель получит один или два больничных в зависимости от двух факторов. Первый — у каких работодателей он трудился два прошлых года. Второй — какой формат больничного сотрудник выбрал.
Внутренний совместитель получит один больничный в том формате, который выберет. В табеле учета рабочего времени на дни болезни кадровик поставит ему код «Б» как по основной должности, так и по совместительству. Размер пособия посчитают из заработка по двум должностям.