Что такое Унифицированная система документации и каким требованиям она должна отвечать?
Унифицированная система документации — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
| Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям: 1. документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; 2. УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; 3. УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; 4. УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; 5. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. 2) Какие существуют виды УСД? В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне: • стандарты и технические условия; • проектно-конструкторская и технологическая документация; • проектная документация по капитальному строительству; • плановая документация; • статистическая отчетность; • первичная учетная документация; • финансовая первичная и отчетная документация; • бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений; • организационно-распорядительная документация; • документация по материально-техническому снабжению; • документация по ценообразованию и торговле. |
Принципы и требования построения первичных документов?
|
|
Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.
| При проектировании форм первичных документов (рис. 5.2) должны учитываться следующие принципы: 1. отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов; 2. отсутствие дублирования показателей в документах; 3. выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов; 4. выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований; 5. логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия -» наименование цеха —» номер участка); 6. согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах. | |
|
Каковы принципы и требования построения форм результатных документов?
|
|
Результатный документ должен отвечать следующим требованиям:
- полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;
- количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);
- своевременность предоставления информации управленческому персоналу;
- достоверность предоставляемой информации;
- хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);
- отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.
| Можно выделить следующие принципы построения результатных документов: 1. выделение трех зон в документе; 2. разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе; 3. выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства; 4. выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания старшинства итога); 5. если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок). |