В ОДО «Интерконтакт» применяется журнально-ордерная форма учета. Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов. Это наиболее распространенная форма организации бухгалтерского учета. Но у нее есть свои недостатки. К ним следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.
От значительной части указанных недостатков освобождена автоматизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации - ЭВМ - машинограммы выходной информации.
В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными - ориентированными мини-ЭВМ - компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).
Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.
Предлагаю на уже имеющиеся компьютеры в ОДО «Интерконтакт» установить соответствующее программное обеспечение по автоматизированному учету денежных средств и расчетных операций в кассе (к примеру: программу «1С: Бухгалтерия» или «Анжелика»), чтобы организовать бухгалтерский учет на должном уровне и с наименьшими потерями рабочего времени, что значительно облегчит труд штатного сотрудника ОДО «Интерконтакт» бухгалтера-кассира. А также это обеспечит автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности труда учетных работников; освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставления большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.
Большое количество операций на фирме осуществляется наличными деньгами, поэтому необходим наиболее хорошо организованный и действенный контроль за сохранностью, а также поступлением и расходованием денежных средств в хозяйстве.
Предлагаем для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в хозяйстве примерную программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.
Программа состоит из 3-х разделов. В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве. Во втором разделе - контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств. Третий раздел отражает контроль за целевым использованием денежных средств. В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос.
Таблица 5
Примерная программа внутрихозяйственного контроля за учетом и сохранностью денежных средств.
| №№ п/п | Вопросы проверки | Сроки проведения | Кто проверяет |
| 1. | Контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве | ||
| 1.1. | Проверка помещения кассы, прочность закрепления решеток на окнах, состояние печатей на сейфе | ежедневно | кассир |
| 1.2. | Проверка состояния предупредительной сигнализации и средств противопожарной безопасности | ежеквартально, ежедневно | гл. бухгалтер, гл. инженер, кассир |
| 1.3. | Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы | ежедневно | гл. бухгалтер |
| 1.4. | Контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в ОДО «Интерконтакт» | в день получения денег | гл. бухгалтер, руководитель |
| 2. | Контроль сохранности и состояния учета денежных средств | ||
| 2.1. | Проверка наличия (инвентаризация) денег и ценных бумаг | ежемесячно | гл. бухгалтер, ревиз. комиссия |
| 2.2. | Проверка полноты и своевременности оприходования в кассу наличных денег: | ежемесячно | гл. бухгалтер |
| а) полученных из банка б) за реализованную продукцию, услуги и работы | по плану работы систематически; при составлении ж/о №1 | ревизионная комиссия, гл. бухгалтер | |
| 2.3. | Проверка соответствия фактического наличия денежных средств на счетах в банке данным бухгалтерского учета | ежемесячно по плану | гл. бухгалтер, ревизионная комиссия |
| 2.4. | Проверка порядка регистрации приходных и расходных кассовых ордеров | ежедневно | гл. бухгалтер |
| 2.5. | Проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных Правилами о ведении кассовых операций. | систематически | гл. бухгалтер, ревизионная комиссия |
| 3. | Контроль использования денежных средств. | ||
| 3.1. | Проверка использования полученных из банка наличных денег по целевому назначению | ежедневно, по плану | гл. бухгалтер, ревизионная комиссия |
| 3.2. | Проверка своевременности и полноты взноса в банк выручки | ежемесячно | гл. бухгалтер |
| 3.3. | Проверка законности и целесообразности расходования средств подотчетными лицами | систематически по плану | зам.гл. бухгалтера, бухгалтер материальной группы, ревиз. комиссия |
| 3.4. | Проверка достоверности выписок банка, наличие первичных документов с отметками банка об исполнении и их соответствие выпискам | ежемесячно | зам.гл. бухгалтера |
| 3.5. | Проверка состояния расчетов с бюджетом, с органами соцстраха | систематически | гл. бухгалтер, зам.гл. бухгалтера |
| 3.6. | Проверка состояния учета расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба, погашения этой задолженности | систематически | гл. бухгалтер, ревизионная комиссия |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Бухгалтерский учет в ОДО «Интерконтакт» ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в хозяйстве осуществляет руководитель и главный бухгалтер. Он введется в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.
Главный бухгалтер подбирает на должность кассира, заключает с ним договор о материальной ответственности. Руководитель предприятия обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при транспортировке их из банка в банк.
Основным приемом осуществления внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно один раз в месяц. Результаты инвентаризации наличия денежных средств оформляют актом инвентаризации.
В результате анализа состояния учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в ОДО «Интерконтакт» выявлены следующие недостатки:
ü Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в хозяйство.
ü Дубликаты ключей от сейфа и помещения кассы хранятся в сейфе главного бухгалтера.
ü Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.
ü Наличные деньги, полученные в банке, расходуются не по целевому назначению.
ü Проверку отчета кассира проводит бухгалтер расчетной группы.
ü Денежные средства являются основой благосостояния каждого предприятия, поэтому контроль за их хранением и использованием должен быть хорошо организован.
Предлагаем для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в данной организации примерную программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.
Для совершенствования бухгалтерского учета денежных средств предлагаем установить соответствующее программное обеспечение на уже имеющиеся компьютеры, чтобы организовать автоматизированный бухгалтерский учет на должном уровне.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Бабаев Ю.Т., Гаджиев Н.Г. Контроль и ревизия в условиях аренды. – М.: 1999 г.
2. Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет – М.: Бухгалтерский учет, 1996, - 576 с.
3. Данилевский Ю.А., Мезенцева Г.М. контроль в отраслях народного хозяйства при различных формах собственности. – М.: Финансы и статистика, 1992.
4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. – М.: Инфра-М., 1998 – 584 с.
5. Снитко М.А. Теория бухгалтерского учета. Учебное пособие. Мн.: Мисанта, 1998.
6. Бухгалтерский учет: Учебное пособие./ Под общ. ред. И.Е.Тишкова. Мн.: Высшая школа, 1999..
7. Шишкин А.К., Микруков В.А.,Дышкант И.Д. Учет, анализ, аудит на предприятии: Учебное пособие для вузов, - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1996 – 496 с.
8. Указ Президента Республики Беларусь от 7 декабря 2000 года № 660 «О внесении изменений и дополнений в Указ Президента Республики Беларусь от 29 июня 2000 года № 359 «Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республики Беларусь».
9. Постановление Правления НБ РБ от 27 декабря 2000 года № 33.19 “Об утверждении Инструкции о мерах ответственности за нарушение Правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь”.
10. Постановление правления Национального банка Республики Беларусь от 13 ноября 2000 г. N 30.3 «Об утверждении Инструкции о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь» /Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 15 декабря 2000 г., регистрационный N 8/4537/.
11. Правила ведения кассовых операций в Республике Беларусь от 31.07.96 года № 90, утвержденные Правлением Национального Банка от 25.06.96 года (протокол № 11).
12. Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь от 25.07.2000 года № 17.1г.
13. Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1993 г., N 2, ст.14; 1994 г., N 15, ст.218
14. Ведомости Верховного Совета Белорусской ССР, 1990 г., N 2, ст. 15; Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1993 г., N 2, ст.16; 1994 г., N 15, ст.219; N 35, ст.572; 1996 г., N 33, ст.598
15. Указ Президента Республики Беларусь от 07.12.2000 N 660; 25.04.2001 N 218; 06.06.2001 N 305 «Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь (с учетом изменений и дополнений).
16. Библиотечка журнала «Вестник Государственного налогового комитета Республики Беларусь» Выпуск № 2. «Пособие в помощь индивидуальному предпринимателю». Стр. 11–14.
17. Приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 18 мая 1999 г. N 126 «Об утверждении разъяснения к методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденных Министерством финансов Республики Беларусь 5 декабря 1995 года N 54. /Зарегистрированы в реестре государственной регистрации 26 декабря 1995 года N 1214/12)/.
18. «Разъяснения к методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденных Министерством финансов Республики Беларусь 5 декабря 1995 года N 54».
19. «Приказ Министерства социальной защиты от 31 марта 2000 г. № 25 «Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения проверок и ревизий финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций и учреждений в системе социальной защиты». //Национальный реестр правовых актов РБ № 40 от 28 апреля 2000 г.
20. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Утв. Решением коллегии Минфина Республики Беларусь 22.02.94 г. (протокол № 2).
21. Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1994 г., N 34, ст.566 //Закон Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. N 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» с учетом изменений, внесенных Законами Республики Беларусь от 26 июня 1997 г. N 44-З и от 31 декабря 1997 г. N 115-З.
22. Закон Республики Беларусь от 25 июня 2001 г. N 42-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» Принят Палатой представителей 16 мая 2001 года, Одобрен Советом Республики 8 июня 2001 года. // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, от 12.07.2001, N 63, рег. N 2/785 от 27.06.2001.
[1] Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1993 г., N 2, ст.14; 1994 г., N 15, ст.218
[2] Ведомости Верховного Совета Белорусской ССР, 1990 г., N 2, ст. 15; Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1993 г., N 2, ст.16; 1994 г., N 15, ст.219; N 35, ст.572; 1996 г., N 33, ст.598
3 с учетом дополнений, внесенных Указами Президента Республики Беларусь от 25.04.2001 N 218; 04.09.2001 N 468
4 с учетом дополнений, внесенных Указом Президента Республики Беларусь от 25.04.2001 N 218
5 с учетом изменений, внесенных Указом Президента Республики Беларусь от 06.06.2001 N 305
6 Штейнман М.Я., Гайдуцкий П.И. Внутрихозяйственный контроль на сельскохозяйственных предприятиях. – М.: Агропромиздат, 1990 – 143 с
7 Белов Н.Г. Контроль и ревизия в сельскохозяйственных предприятиях. – М.:Агропромиздат. 1988.