Учебный год
Год, весна, ЗФО
Лекция 4.
Тема 4. ДЕЛОВОЙ и дипломатический ПРОТОКОЛ: национальные особенности общения. Международный деловой этикет
Деловая встреча
Переговоры
Служебные телефонные разговоры
Деловая переписка
Визитная карточка
Дипломатический протокол
Требования международного этикета
Введение
Разумный гонится не за тем, что приятно,
а за тем, что избавляет от неприятности.
Аристотель
Кто никогда не поставит другого человека в неловкое положение, тот и обладает хорошими манерами.
Дж. Свифт
4.1. Деловая встреча
Виды встреч:
1. Неофициальная деловая встреча
2. Официальная деловая встреча
В зависимости от ситуации и статуса сторон деловое общение может быть официальным и неофициальным, формальным и неформальным, проходить в форме неофициальной встречи, деловой беседы или переговоров, но всегда процесс общения регулируется выработанными практикой правилами Этикета, присущими именно данной, а иногда только данной, конкретной ситуации.
Неофициальная деловая встреча
Так как обычно время и место запланированных деловых встреч оговариваются заранее, опоздание приглашенного на такую встречу, как и отсутствие на месте хозяина в назначенный час, рассматривается как одно из самых серьёзных нарушений делового Этикета.
Оно предполагает три слагаемых:
1. восприятие информации, при котором человек воздерживается от выражения своих эмоций;
2. поощряющее отношение к собеседнику, «подталкивающее» продолжение акта общения;
3. незначительное воздействие на говорящего, способствующее развитию мысли последнего «на один шаг вперед».
Умение активно слушать облегчает общение, повышает самооценку собеседника, ощущение своей «востребованности», уверенности в себе и степень доверия собеседников друг в друге. Поэтому «слушающий» начальник способствует не только улучшению морально-психологического климата в подчиненном ему коллективе, но и личностному и профессиональному росту своих подчиненных.
Невежливо говорить поучительным, менторским тоном. Но и заискивающий, уничижительный тон не красит человека: в беседе все равны и обязаны уважать друг друга. Спокойный тон, убедительная аргументация, вдумчивый подход и уважительное отношение к позиции собеседника способствуют сближению партнеров, даже если их позиции расходятся. Горячность, торопливость и невыдержанность – не лучшие помощники в деловом общении.
Неэтично «выуживать» у собеседника информацию. Если он уклоняется от обсуждения предложенной темы, - не настаивайте.
Репутация интеллигентного, воспитанного, деликатного руководителя складывается из множества мелочей, каждая из которых может или укрепить его положительный имидж, сложившийся в представлениях окружающих, или разрушить.
Официальная деловая встреча
Эффективность официальных деловых встреч во многом обеспечивается строгим следованием установленным для этой ситуации правилам и требованиям Этикета и тщательной подготовкой к таким мероприятиям.
Приступая к подготовке предстоящей деловой встречи организаторам необходимо:
1. определить её цель;
2. подготовить перечень вопросов для обсуждения и по возможности разослать его участникам встречи;
3. подобрать и изучить необходимые по этим вопросам материалы, документы;
4. ограничить список участников встречи лишь теми людьми, от которых реально зависит успех достижения поставленной цели;
5. спрогнозировать позиции сторон, возможный ход встречи и ее результаты.
6. установить четкие временные рамки проведения встречи;
7. подготовить место ее проведения.
Приглашенным на деловую встречу следует незамедлительно ответить на приглашение или предложить другую кандидатуру для участия в ней, если это представляется более целесообразным.
Правила делового Этикета, регулирующие поведение участников официальной деловой встречи, требуют:
· прибывать на встречу вовремя;
· уважительно относиться к традициям и обычаям, принятым на территории вашего пребывания; сохранять позитивный настрой;
· лаконично, четко и ясно излагать свои мысли, не отклоняться от темы;
· пояснять используемые в речи сокращения, аббревиатуры и специальные термины;
· внимательно слушать собеседников, следить за реакцией участников встречи на слова выступающих;
· помнить, что деловая встреча ведется в режиме диалога, а не монолога одной из сторон;
· не проявлять нетерпимости к точке зрения других участников встречи, даже если она существенно отличается от вашей;
· внимательно выслушивать и проявлять готовность обсуждать позиции другой стороны;
· не перебивать выступающих;
· сохранять спокойствие и вежливость, даже если собеседник проявляет агрессивность, раздражительность или несдержанность.
4.2. Переговоры
Сугубо официальный характер переговоров, цель которых, в отличие от деловой встречи, - заключение взаимоприемлемого решения, соглашения сторон на основе обсуждения проблемы, представляющей общий интерес, требует строгого соблюдения правил, выработанных дипломатической, международной и общественной практикой.
Один из важнейших этапов – это подготовка переговоров. От правильного решения возникающих в процессе подготовки переговоров проблем Этикет ного характера во многом зависит исход встречи. Строгим, скрупулезным выполнением правил дипломатического протокола и Этикета обеспечивается и благоприятный морально-психологический фон встречи.