Текстовый процессор Word. Word – текстовый процессор, представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.
В настоящее время известно большое количество текстовых процессоров: Лексикон, MultiEdit, MS DOS Editor, MS Word Perfect для Windows, MS Word для Windows, Comfo text и т.п.
Базовый принцип состоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору тех функций, которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. У каждого документа есть заказчик. Если документы готовятся для личного использования, условным заказчиком является сам автор. Необходимо определиться, к какому типу относится документ. Основные типы документов в Word:
1. Печатные – создаются и распечатываются на одном рабочем листе или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме.
2. Электронные документы в формате текстового процессора Word – передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. Заказчик его может дорабатывать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей).
3. Веб-документы для работы в Интернете. Наиболее широк выбор средств форматирования и управление цветом.
Табличный процессор Excel. Microsoft Excel – программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день является одним из наиболее популярных приложений в мире.
Excel предоставляет технологии для выполнения экономических расчетов над данными, записанными в табличном виде. Он позволяет составлять отчеты разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм, выполняются задачи учета, планирования, статистики, вычисления аналитических данных. Excel содержит средства для совместной работы целого коллектива сотрудников, которые физически находятся в совершенно разных местах, даже в разных городах. Excel позволяет сохранить работу в виде веб-страницы и опубликовать ее на сайте для всеобщего обозрения.
Файлы, создаваемые в Excel, называются рабочими книгами. Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов, которых может быть один или несколько. Рабочие листы могут быть связаны между собой или совершенно независимы.
Данные, вводимые в рабочий лист, принимают значения даты и времени, денежных сумм, любые числа, текст, графику и т.д.
Excel был первым табличным процессором, позволяющим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод «умного» пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от измененных ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки, либо ждали команды пользователя).
Будучи впервые объединенными в Microsoft Office в 1993 г., Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главному стимулу модернизации ПК в то время.
Начиная с 1993 г. в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA) – язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel. VBA является мощным дополнением к приложению, и в более поздних версиях Excel доступна полнофункциональная интегрированная среда разработки. Можно создать VBA-код, повторяющий действия пользователя, и таким образом автоматизировать простые задачи. VBA позволяет создавать формы для общения с пользователем. Язык поддерживает использование (но не создание) DLL от ActiveX; более поздние версии позволяют использовать элементы объектно-ориентированного программирования.
Функциональность VBA делала Excel легкой мишенью для макровирусов. И это было серьезной проблемой до тех пор, пока антивирусные продукты не научились обнаруживать их. Фирма Microsoft, с опозданием приняв меры для уменьшения риска, добавила возможность выбора режима безопасности:
– полностью отключить макросы;
– включить макросы при открытии документа;
– доверять всем макросам, подписанным с использованием надежных сертификатов.
Система управления базами данных Access. Microsoft Access – реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самой Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
Развитие информационных технологий привело к созданию компьютерных баз данных. Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами – системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать собственно базы данных (БД), которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами данных (СУБД) – программы, управляющие хранением и обработкой данных. Система управления базами данных – это программа, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивающая обработку (сортировку) и поиск данных.
Базы данных, состоящие из связанных двумерных таблиц, принято называть реляционными.
В Microsoft Access используется стандартный для среды Windows и приложений Office многооконный интерфейс, но, в отличие от других приложений, не многодокументный.
Единовременно может быть открыта только одна база данных, содержащая обязательное окно базы данных и окно для работы с объектами базы данных. В каждый момент времени одно из окон является активным и в нем курсором отмечается активный объект.
Окно базы данных – один из главных элементов интерфейса Microsoft Access. Здесь систематизированы все объекты БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
В базах данных вся информация хранится в двумерных таблицах. Это базовый объект БД, все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц (производные объекты). Каждая строка в таблице – запись БД, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле – однородные данные обо всех объектах. С таблицами можно работать в двух режимах – таблицы и конструктора.
В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять ее внешний вид, проверять орфографию и т.д.
В режиме конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля существующей.
В СУБД запросы являются важнейшим инструментом. Главное предназначение запросов – отбор данных на основании заданных условий. С помощью запроса из базы данных можно выбрать информацию, удовлетворяющую определенным условиям.
Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах, в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также редактировать или удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты.
Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.
Макросы служат для автоматизации повторяющихся операций. Запись макроса производится так же, как и в других приложениях MS Office, в частности Word.
Модули служат для автоматизации работы с БД. Модули еще называют процедурами обработки событий, пишутся они на языке VBA.
Access реализует технологии структурирования информации посредством гипертекстовой технологии. Она работает с таблицами, как и Excel, но при этом данные могут быть связаны между собой перекрестными гиперссылками, что позволяет выполнять различные запросы (рис. 13.1).
Основные компоненты MS Access:
– построитель таблиц;
– построитель экранных форм;
– построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
– построитель отчетов, выводимых на печать.
Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД.
MS Access является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к маленьким приложениям. Отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских БД, таких, например, как триггеры. Опыт показывает, что даже для проектов на 5-20 пользователей предпочтительно использовать клиент/серверные решения.
Программа подготовки презентаций PowerPoint. В деловой жизни часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда необходимо заинтересовать людей своими достижениями, привлечь внимание к деятельности фирмы, рассказать в доступной форме о товаре, сделать доклад на конференции и др. В подобных случаях неоценимую помощь может оказать программа PowerPoint, входящая в пакет Microsoft Office для Windows ипредназначенная для создания и редактирования произвольных презентаций. Техника обработки презентаций тесно связана с техникой редактирования текстовых документов (рис. 13.2).
Презентационную конференцию можно провести в сети на нескольких компьютерах. Управление сменой слайдов при демонстрации на экране может быть организовано либо в автоматическом, либо в ручном режиме.
Для облегчения проведения презентации присутствующим можно представить раздаточный материал – печатный вариант презентации, содержащий по два, три или шесть слайдов на странице. Кроме того, для зрителей можно распечатать заметки докладчика.
Презентацию можно сохранить как веб-страницу и разместить ее в сети Интернет.
PowerPoint является наиболее распространенной во всем мире программой для создания презентаций. Файлы презентаций PowerPoint часто пересылаются пользователями программы надругие компьютеры, что предполагает обеспечение совместимости с ними программ конкурентов. Однако, поскольку PowerPoint имеет возможность подключения элементов других приложений через OLE, некоторые презентации становятся сильно привязанными к платформе Windows, что делает невозможным открытие данных файлов, например, в версии для Mac OS. Это привело к переходу на открытые стандарты, такие как PDF и OASIS OpenDocument.
Презентация (Presentation) – это набор связанных между собой цветных иллюстраций – слайдов – на определенную тему, который хранится в файле специального формата с расширением.ppt (для шаблонов презентаций используется расширение.pot).
Термин «презентация» связан с информационными и рекламными функциями иллюстраций, которые рассчитаны на определенную категорию зрителей: потенциальных покупателей и заказчиков, акционеров, посетителей юридических консультаций, журналистов, читателей, аспирантов, студентов и т.д.
Сейчас презентации широко используются во всевозможных конференциях, семинарах, на защитах дипломных проектов и т.п.
Power Point – многооконное приложение Windows, и в любой момент можно открыть несколько файлов в разных окнах программы.
После выбора дизайна можно выбрать макет, план, схему размещения структурных элементов для очередного слайда (рис. 13.3).
Слайды, создаваемые для электронной презентации, могут содержать текст, анимацию, диаграммы, рисованные объекты и фигуры, а также фотографии, видеоклипы, звуки и графику, созданные в других приложениях.
Существуют следующие правила оформления презентаций. При создании слайдов презентации основное внимание необходимо уделять их содержанию. Анимация, переходы и другие инструментальные средства используются для подчеркивания определенных аспектов сообщаемых сведений, но не следует злоупотреблять спецэффектами, иначе они будут отвлекать внимание аудитории от содержания презентации.
Подобных правил следует придерживаться и в отношении звука. Музыка, которая звучит во время смены слайдов или воспроизведения анимации, сконцентрирует внимание зрителей на показываемых слайдах. Однако злоупотребление звуковыми эффектами может отвлечь внимание слушателей от важных моментов.
Реакция аудитории зависит также от темпа проведения презентации. Так, слишком быстрая смена слайдов утомляет, а слишком медленная может подействовать расслабляющее. Средства программы PowerPoint позволяют отрепетировать темп показа перед проведением презентации.
Во время репетиции можно оценить наглядность оформления слайдов. Сплошной текст и множество рисунков могут смутить аудиторию. Если вы решите, что текста излишне много, разбейте слайд на два или три, а затем увеличьте размер шрифта.
При создании многостраничной презентации часто используются шаблоны.
Мастер шаблонов PowerPoint помогает выбрать один из нескольких встроенных шаблонов содержания, а также предлагает интересные идеи относительно создаваемой презентации, начального текста, форматирования и организации слайдов. Шаблоны охватывают широкий спектр тем, в частности совещания рабочих групп, информационные киоски, дипломы, афиши, календари событий и даже домашние веб-страницы.
Можно выбрать определенный стиль оформления презентации. Предусмотрена стандартная разметка шаблона слайда, при которой в каждой зоне слайда будет располагаться определенный вид информации, например диаграмма только справа, а текст слева.
Если нужно создать оригинальную презентацию, то не стоит использовать готовые шаблоны, а лучше разработать собственное оформление (фирменный стиль). Так как элементы фирменного стиля будут повторяться на всех слайдах, то их нужно разместить на образце слайдов (Вид Þ Образец слайдов).
Команда Итоговый слайд позволяет создавать итоговый слайд для презентации. Добавив в заголовки слайдов гиперссылки, можно создать итоговый слайд оглавления. С помощью слайда оглавления можно быстро перейти в любой раздел презентации.
Если создается презентация, в которой смена слайдов управляется докладчиком, то на слайды нужно вставить управляющие кнопки. Управляющие кнопки Вперед или Назад содержат гиперссылку для перехода к следующему или предыдущему слайду соответственно. Также на каждом слайде должна быть кнопка Выход, позволяющая закончить просмотр презентации с любого слайда.
Почтовая система Outlook Express. Outlook Express – почтовая система и персональный менеджер – обеспечивает технологии обмена данными между удаленными пользователями. Она включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную книгу и другие функции (рис. 13.4).
Outlook Express – программа для работы с электронной почтой и группами новостей от компании Microsoft. Outlook Express поставляется в составе операционных систем Windows, начиная с Windows 95, а также вместе с браузером Internet Explorer, начиная с версии 4.0. Существуют также варианты Outlook Express для «классических» версий Mac OS.
Технология создания и поддержки веб-узлов FrontPage. FrontPage – технология создания и поддержки веб-узлов. Веб-узел – набор специально оформленных веб-страниц, связанных между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками.
FrontPage – WYSIWYG-редактор HTML, входящий в состав пакета приложений Microsoft Office (WYSIWYG – аббревиатура выражения What You See Is What You Get – что видишь, то и получишь). FrontPage позволяет создавать сайты. Программа обладает широким спектром возможностей, в частности может автоматически отправлять изменения, внесенные разработчиком сайта в исходные тексты, в режиме реального времени.
Настольная издательская система Publisher. Это программа, предназначенная для выпуска разнообразных публикаций. Publisher поддерживает многие технологии Word. Результатом ее работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания (рис. 13.5).
Publisher 2007 содержит новые и усовершенствованные средства, помогающие эффективно создавать, настраивать и многократно использовать разнообразные маркетинговые материалы, адаптированные под конкретные потребности компании:
– быстрое начало работы при использовании библиотеки из сотен настраиваемых шаблонов оформления и незаполненных публикаций, включая информационные бюллетени, брошюры, рекламные листовки, открытки, веб-узлы, форматы почтовых сообщений и многое другое;
– возможность создания для всех деловых и личных потребностей элементов фирменной символики, которые содержат название компании, контактную информацию и эмблему;
– перед выбором шаблона можно воспользоваться функцией динамического просмотра шаблонов Publisher 2007 с применением элементов фирменной символики, включая цвета, шрифты, эмблему и сведения о бизнесе;
– новая функция поиска позволяет быстро находить и просматривать в каталоге Publisher высококачественные шаблоны Publisher 2007 с веб-узла Microsoft Office Online;
– для ускорения поиска шаблонов можно воспользоваться эффективными средствами распределения по категориям, просмотра, открытия и сохранения в папке «Мои шаблоны»;
– благодаря хранению часто используемого текста, элементов оформления и графических объектов в новом хранилище содержимого для последующего использования в других публикациях достигается значительная экономия времени и сил;
– повторное использование созданного содержимого для других методов публикации и распространения. Например, можно легко поместить содержимое из многостраничного информационного бюллетеня в шаблон электронной почты или веб-шаблон для распространения в Интернете;
– можно выбрать одну из более 70 созданных профессионалами цветовых схем или создать свою собственную. Если нужно использовать цвета Pantone, их можно выбрать непосредственно в Publisher 2007;
– на панели задач Publisher доступна справочная система по стандартным процедурам Publisher 2007, таким как вставка изображения, слияние стандартных писем или многократное использование содержимого;
– расширенная возможность слияния каталогов позволяет создавать часто обновляемые материалы, такие как спецификации, каталоги и прейскуранты, объединяя текст и изображения из базы данных;
– доступна настройка публикаций с использованием коллекции интуитивно понятных макетов, разметок, типографских эффектов и средств работы с графикой;
– усовершенствованное средство проверки макета позволяет заблаговременно выявить и исправить распространенные ошибки макета в материалах, предназначенных для печати, размещения в сети и распространения по электронной почте.
Простой просмотр элементов фирменной символики – цвета, шрифта, эмблемы и сведений о бизнесе – и их применение ко всему содержимому Publisher 2007 позволяет быстрее приступить к работе.
Управление проектами в Microsoft Project. На первый взгляд Microsoft Project кажется еще одним приложением семейства Microsoft Office – с панелью инструментов, как в Word, таблицами и графиками, как в Excel (рис. 13.6). Одно из ключевых отличий состоит в узкой области применения программы. Программа Microsoft Project предназначена исключительно для управления проектами. Другое важное отличие состоит в том, что с Microsoft Project невозможно работать без знания теории управления проектами и особенностей этой программы.
Рабочая область программы требует подробного рассмотрения, поскольку методы работы с ней специфичны для Microsoft Project; она состоит из панели представлений и собственно представлений проектных данных.
Представление – это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы, а также их комбинации.
В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержит информацию о задачах, а вторая – о ресурсах проекта, т.е. задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две внутренние таблицы состоят из множества полей, большинство из которых созданы «про запас» и обычно не используются. Некоторые из них могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, функциях анализа проекта и т.д., но не нужны при стандартном использовании Microsoft Project.
Во время работы над проектом, как правило, требуются вполне определенные срезы информации, например данные о стоимости проекта, загруженности тех или иных ресурсов, сроках окончания текущих работ и т.п. То есть в каждый конкретный момент времени можно иметь перед глазами только необходимую информацию. Это позволяет сконцентрироваться лишь на ней и работать более эффективно.
Файл проекта состоит из двух больших «внутренних» таблиц с множеством столбцов, из которых только некоторые отображаются в таблицах, встроенных в представления. Работая в Microsoft Project, мы имеем дело только с маленькими «внешними» таблицами. В Microsoft Project заложен набор предопределенных таблиц, предназначенных для работы с небольшим объемом проектной информации. Каждая из этих таблиц содержит лишь несколько полей одной из «внутренних» таблиц проектного файла. Соответственно, «внешние» таблицы (как и «внутренние») содержат информацию либо о задачах, либо о ресурсах.
Можно сортировать данные для того, чтобы расположить строки в таблице в удобном порядке; можно использовать средства фильтрации, позволяющие отбирать для отображения в таблице только нужные данные; можно использовать режим автофильтра.
Диаграмма Ганта – это одно из наиболее популярных средств графического представления плана проекта, применяемое во многих программах для управления проектами. Диаграммы являются графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. Из диаграмм можно получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности и длительности проекта в целом. Неслучайно диаграммы для представления хода работ по проекту впервые появились уже в XIX в. и с тех пор остаются популярным средством для представления проектных данных. С помощью диаграмм можно вводить новые данные и редактировать существующие.
Готовый и проанализированный план проекта обычно нужно согласовывать с руководством организации или заказчиком. Для этого план нужно подготовить к передаче, передать заинтересованным лицам и после согласования внести в него необходимые изменения. Можно распространять план проекта как в формате Microsoft Project, так и в других популярных форматах. Среди них особенно интересны возможности быстрой подготовки веб-страниц, сводных таблиц Microsoft Excel и файлов в формате XML.
Готовый план проекта можно распространить для утверждения. Есть несколько способов это сделать: можно разослать файл в формате МРР по электронной почте, включить фрагменты данных из файла проекта в другие документы офисных форматов, полностью конвертировать файл в другой формат и, наконец, можно распространить файл в распечатанном виде.
При согласовании плана часто требуется утвердить его у нескольких руководителей, причем обычно они утверждают его по очереди в соответствии с установленным в организации порядком. Например, сначала план должен утвердить начальник отдела, затем – главный бухгалтер, после него – руководитель проектного офиса и, наконец, директор по производству.
Для автоматизации пересылки файла в определенной очередности можно создать маршрут в программе Microsoft Project, no которому файл будет автоматически переправляться от одного руководителя к другому.
Контрольные вопросы
1. Какие программы входят в состав пакета Microsoft Office?
2. Перечислите основные характеристики пакета Microsoft Office.
3. Перечислите основные функции процессора Word.
4. Назовите основные функции почтовой системы Outlook Express.
5. Перечислите основные функции настольной издательской системы Publisher.
6. Перечислите основные характеристики программы Microsoft Project.