Под отчетом в Access понимается любой выходной документ: список (например, сотрудников), письмо, адрес, печатающийся на конверте (почтовая этикетка), отчет в традиционном понимании этого слова.
Для создания отчетов используются высокоуровневые средства автоматизации – так называемые генераторы отчетов.
Отчеты позволяют:
– проводить группировку данных;
– вычислять многоуровневые промежуточные и общие итоги
по отдельным полям;
– вводить в отчеты вычисляемые поля;
– выводить в отчеты данные из разных источников;
– включать в отчеты данные, отобранные по заданным критериям;
– использовать различные формы представления информации;
– качественно оформлять выводимые данные.
Отчеты имеют много общего с формами. Однако отчеты, в отличие от форм, не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют только выводить данные в различном виде. Вывод отчета может быть осуществлен на экран, на печать, а также в файл.
Различают отчеты анкетной и табличной формы. При анкетной форме данные об одном объекте (сотруднике, товаре и т. п.) обычно размещаются один под другим, причем слева указывается название атрибута (поля), а справа – его значение. После вывода информации об одном объекте выводится информация о следующем объекте.
Документы табличной формы включают в себя привычные таблицы с названиями атрибутов в заголовках столбцов; данные о каждом из объектов представляются в одной строке.
Табличные документы могут включать одну таблицу – одно-табличные документы, либо несколько таблиц (обычно разной структуры) – многотабличные документы.
В зависимости от объема и выбранного способа оформления документ может занимать одну или несколько страниц.
|
|
В любом документе могут быть выделены самостоятельные разделы (зоны, «полосы», области), несущие разную смысловую нагрузку. В реальном документе те или иные из перечисленных ниже зон могут отсутствовать. Различают зоны, относящиеся целиком к документу; это заголовок отчета и примечание документа («итоговая» зона, оформительская часть). Заголовок отчета и примечание отчета могут размещаться на первой и последней страницах отчета соответственно либо выноситься на отдельные листы.
Группировка обычно используется с целью подсчета каких-либо итоговых показателей для каждой группы (суммы, количества элементов в группе и т. п.). При этом возможно получение итоговых документов, содержащих только итоговые значения, детальных документов, содержащих только детальные строки, и смешанных – содержащих как детальные строки, так и итоговые.
Отчеты с подведением итогов могут быть использованы и при создании документов анкетной формы. Например, при выдаче в анкетной форме сведений о сотрудниках в конце документа можно подсчитать общее количество сотрудников. Но так как наиболее часто эти возможности используются в «табличных» документах, то соответствующие классификационные группировки отнесены именно к этому виду документов.
В последнее время в отчеты, наряду с символьной информацией, часто включается деловая графика.
Кроме документов, содержащих фактографическую информацию из баз данных, можно создавать и текстовые документы. В эти документы включают данные из БД {документы типа «письма»).
|
|
В документах фактографического типа можно различать:
· просто текст, не имеющий жесткой связи с элементами БД (например, название документа, поясняющее текст);
· названия элементов из БД (например, «Фамилия»);
· значения этих элементов (например, Иванов, Петров);
· элементы оформления (линия, рисунки).
Литература по разделу
1 Кошелев В.Е. Access 2003: Практическое руководство.- М.:ООО «Бином-Пресс», 2005 г.- 464 с.: ил.
2 Смирнова О. Access 2007 на практике/ О.В.Смирнова.- Ростов н/Д.: Феникс, 2009.- 160 с.:ил.
3 Кузнецов А. Access 2003 Русская версия: Учебный курс.- СПб.:Питер; Киев; Издательский дом BHV, 2006.- 365 с.:ил.
4 Хомоненко А.,Гридин В. Microsoft Access. Экспресс курс.- СПб.: БХВ-Петербург,- 2005,- 304 с.:ил.
5 Диго С.М. Access/ Учебно-практическое пособие.- М.:ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.- 240 с.
Вопросы для самопроверки
Что в Access понимается под базой данных?
Допустимо ли использование пробелов в именах полей таблиц БД?
Допустимо ли использование кириллицы в именах полей?
Какую максимальную длину может иметь текстовое поле?
Что называется ключом таблицы?
Каким образом устанавливаются связи между таблицами?
Что может служить источником данных для запроса?
Что собой представляет параметрический запрос?
Как вводятся в запрос вычисляемые поля?
Как можно упорядочить результаты запроса?
Какие разновидности экранных форм Вы знаете?
В каких режимах можно создать экранную форму?
Какие элементы графического интерфейса могут быть использованы в форме?
Что такое отчет и как он может быть создан?
Какие формы отчетов Вы можете назвать?