Тема 3. Подготовка служебных документов
1.Требования к содержанию документов.
2.Требования к структуре документов.
3.Требования к стилю изложения документов.
4.Требования к созданию документов
5.Требования к оформлению документов.
6.Требования к изготовлению бланков документов.
Требования к содержанию документов
Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст – выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий (выполненных или (и) подлежащих выполнению). Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:
- сведения об авторе документа;
- сведения об адресате;
- сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (с учетом функционального назначения документа);
- сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;
- сведения вспомогательного (справочного) характера.
Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.
Требования к структуре документов
Под структурой документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании.
Структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты: части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты.
В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы, состоящие из одного или нескольких предложений. Наиболее простые документы могут состоять только из одного абзаца, а иногда – всего из одного предложения (например, сопроводительное письмо). В связи с последним замечанием уточним, что для большинства документов наиболее типична так называемая трехчастная структура, предполагающая деление текста на вводную, основную и заключительную части.
Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа.
В основной части излагается суть освещаемого вопроса (по состоянию на дату подготовки документа).
В заключительной части обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т.п.
Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.
Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).
Требования к стилю изложения документов
Под стилем изложения документа понимается разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Уточним, что тексты документов компании излагаются деловым (официально-деловым) стилем, который, в частности, характеризуется:
- сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;
- активным применением речевых клише;
- широким использованием общепринятой терминологии и номенклатурных наименований;
- сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур;
- распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов;
- внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;
- повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;
- преобладанием предложений с прямым порядком слов;
- подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);
- отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля текста.
- При составлении управленческих документов следует придерживаться нескольких основных правил, которые предполагают:
- выбор оптимальной формы изложения документа (см. ранее);
- выбор наиболее подходящих для изложения лексических средств языка: отдельных слов (в том числе терминов и слов с универсальным значением), устойчивых словосочетаний (языковых формул и фразеологизмов (идиом)), вводных языковых оборотов и т. п. (см. ниже в этой главе);
- использование в составе предложений отдельных языковых средств (в частности, сокращений.