Продолжительность игры: 50 минут
I. Цель игры
Основная цель игровой деятельности – анализ планирования рабочего времени, выявление важнейших "поглотителей" и путей их устранения. Дополнительно участникам необходимо произвести расчеты времени, эффективно используемого госслужащим, и дневных потерь и обобщить результаты, проанализировав структуру рабочего времени руководителя.
II. Техническая подготовка
Предварительно для проведения игры необходимо подготовить:
1. рабочее место госслужащего. Например: письменный прибор, телефон, калькулятор, индивидуальное задание и деловые бумаги и т.д.;
2. рабочее место секретаря. Например: папка с деловыми бумагами, телефон, поднос, чайный сервиз и т.д.;
3. папку с деловыми бумагами для подчиненного. Например: квартальный отчет, сведения о поставщиках и т.д.;
4. часы для наблюдателей;
5. идентификаторы участников игры;
6. таблицы наблюдений по форме табл.2 (2-3шт.), аналитические таблицы по форме табл. 3,4,5 (15шт.).
III Участники игры и их функции
1. Госслужащий (начальник отдела). Выполняет определенный объем работы в ходе игры, по возможности не отвлекаясь на посторонние разговоры, посетителей, телефонные звонки и т.д. В течении рабочего дня он принимает оперативные управленческие решения, выполняет возложенные на него обязанности в соответствии с занимаемой должностью. В качестве индивидуального задания госслужащий отвечает на вопросы тестов, решает задачи, предложенные преподавателями. В течении рабочего дня у госслужащего заранее запланирована встреча.
Целью игры является планирование рабочего времени в органах местного управления. В планировании рабочего времени принимает участие подчиненный-работник отдела, возглавляемый госслужащим.
В ходе игры госслужащий может делегировать выполнение отдельных задач подчиненному и секретарю.
2. Начальник отдела. В процессе игры требует по телефону от госслужащего представить в кратчайшие сроки отчетные документы. Например, квартальный отчет для подготовки доклада на встречу с акционерами, информацию о конкретном поставщике, интересующимся ходом решения кадрового вопроса в отделе.
3. Подчиненный госслужащий (сотрудник отдела). Докладывает госслужащему о состоянии текущей работы, интересуется ходом решения кадрового вопроса. К своим обязанностям относится безответственно, к докладу не готов, рабочие документы находятся в беспорядке.
4. Секретарь начальника отдела. Сообщает ему обо всех телефонных звонках, посетителях, выполняет поручения госслужащего, предлагает посетителям кофе. В конце рабочего дня отпрашивается у госслужащего по "личному делу" и далее не участвует в игре. Несколько навязчива, иногда отвлекает госслужащего от работы.
5. Коллега госслужащего (сотрудник другого отдела). В рабочее время отвлекает госслужащего разговорами на посторонние темы (о спорте, о политике, отдыхе и т.д., делится с ним личными проблемами, мешает выполнению работы госслужащего.
6. Наблюдатели. Осуществляют хронометраж рабочего дня госслужащийа, заполняют таблицу учета временных затрат (рисунок 1).
IV Порядок проведения деловой игры
1. Ведущий преподаватель распределяет роли между студентами группы. Студента, играющего роль госслужащего, удаляют из аудитории, преподаватель-ассистент объясняет его задачи.
2. Ведущий преподаватель конкретизирует содержание ролей участникам игры и знакомит их со сценарием.
3. Второй преподаватель-ассистент объясняет наблюдателям их функции и знакомит с правилами ведения хронометража и заполнения таблиц наблюдения.
4. Ассистенты заранее готовят рабочие места действующих лиц.
5. Участники игры прикрепляют таблички - идентификаторы,и студент – "госслужащий" приглашается в аудиторию.
6. По команде ведущего игра начинается. Фиксируются моменты начала и окончания игры (см. рис.1).
Таблица 1. Учет временных затрат госслужащийа
| Вид деятельности | Интервал времени | Продолжительность, мин. |
V.Подведение итогов деловой игры
1. По окончании деловой игры проводится анализ использования рабочего времени госслужащего. Обобщив результаты хронометража, проводимого наблюдателями, студенты классифицируют затраты времени госслужащего и заполняют таблицы 2 и 3.
Таблица 2. Эффективное время работы госслужащего
| Вид деятельности госслужащего | Интервал времени | Продолжительность, мин. |
| Текущая работа с документами | 10.00-10.20 | |
| Разговор с начальником | 10.25-10.27 | |
| Итого |
Таблица 3 Дневные потери рабочего времени
| Интервал времени | Продолжительн., мин. | Вид помехи | Источник помехи | Причина помехи |
| 14.30-14.35 | Телефонный разговор | Жена госслужащего | Решение бытовых проблем | |
| 16.30-16.31 | Телефонный разговор | Неизвестное лицо | Ошибочный звонок | |
| Итого |
2. Студенты анализируют итоги таблицы 2 и 3, на основе чего рассчитывают и представляют графически структуру использования рабочего времени госслужащего (см. рис.2).
3. Используя данные таблицы 4, студенты проводят анализ дневных потерь, их классификацию в соответствии с приведенным ниже перечнем, выявляют важнейшие "поглотители" времени и определяют меры по их устранению.
Рис.2.
Сценарий игры "Планирование местного управления"
НАЧАЛО РАБОЧЕГО ДНЯ
Рис 1.
Таблица 5. Анализ дневных потерь рабочего времени
| "Поглотители" времени | Причины потерь времени | Меры по устранению |
4. Важнейшие поглотители времени
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Стремление слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.
7. Нерациональное чтение документов.
8. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
9. Поиски нужных записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
10. Недостатки кооперации или разделения труда.
11. Отрывающие от дел телефонные звонки.
12. Незапланированные посетители.
13. Неспособность сказать "нет".
14. Неполная, запоздалая информация.
15. Отсутствие самодисциплины.
16. Неумение довести дело до конца.
17. Затяжные совещания.
18. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
19. Отсутствие связи или неэффективная обратная связь.
20. Разговоры на частные темы.
21. Нерациональная система ведения деловых записей.
22. Синдром "откладывания".
23. Желание знать все факты.
24. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
25. Слишком редкое делегирование (перепоручение дел).
26. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
5. По окончании деловой игры студентам может быть предложен следующий тест.
"Самоменеджмент: насколько хорошо вы справляетесь со своей работой?".
Студенты отвечают на 10 вопросов, заполняя таблицу 6, используя оценочную шкалу (см. таблицу 7).
Таблица 6 Итоговая таблица к тесту "Самоменеджмент"
| Номер вопроса | Вариант ответа | Балл за ответ |
| Сумма баллов |
Таблица 7 Оценочная шкала к тесту "Самоменеджмент"
| Вариант ответа | Балл за ответ |
| Почти никогда Иногда Часто Почти всегда |
Вопросы теста "Самоменеджмент"
1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.
2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.
5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.
6. Свой рабочий день я пытаюсь, по возможности, освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно собираемых совещаний.
7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.
8. В моем плане времени есть "окна", позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь сконцентрироваться на немногих "жизненно важных" проблемах.
10. Я умею говорить "нет", когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
0-15 баллов: Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.
16-20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.
21-25 баллов: У Вас хороший самоменеджмент.
26-30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время (7).