Регистрационно-контрольные документы. Формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы.
В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.
Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная (электронная на ПЭВМ).
Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.
Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.
Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:
|
|
- поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;
- журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;
- журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;
- при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.
Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.
|
|
Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:
- регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
- карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
- карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
- карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.
Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.
Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
|
|
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.
Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
- регистрировать документы на различных рабочих местах;
- организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;
- на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
- организовать контроль за исполнением документов.
Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе
Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:
- Дата получения (регистрации) документа.
- Номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер).
- Наименование корреспондента.
- Дата документа.
- Номер документа.
- Краткое содержание.
- Автор резолюции.
- Текст резолюции.
- Наименование исполнителей.
- Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен).
- Ход исполнения.
- Дата исполнения (когда документ фактически был исполнен).
- Номер дела (в которое подшит исполненный документ).
Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:
- Название структурного подразделения.
- Количество листов в документе.
- Количество листов приложений.
- Вид документа (приказ, акт, договор и т.п.).
- Названия связанных документов.
В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой.
Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.
Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.
Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.
Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.
В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:
- вид документа - так как количество видов документов ограничено;
- автор резолюции - список руководящих лиц организации;
- структурное подразделение - список структурных подразделений;
- исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;
- номер дела - связан с номенклатурой дел организации;
- связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.
При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:
- Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.
- Поле «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.
- Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).
- В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.
- Дата документа (вводится дата, указанная на документе).
- Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).
- Количество листов (страниц) документа.
- При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.
- Вид полученного документа.
- В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.
Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.
Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются:
- название подразделения, подготовившего документ;
- исходящий номер (переносится на отправляемый документ;
- дата документа (подписания, утверждения, отправки);
- адресат: название организации, которой посылается документ;
- исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).
Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (она не может быть ранее текущей даты).
Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.
В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).
Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.
При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:
- порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;
- вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс » - личный состав, к номеру распоряжения - буквы «рп » - распоряжение;
- дата документа;
- количество листов документа;
- количество листов приложений;
- краткое содержание документа;
- подразделение, ответственное за исполнение документа;
- исполнитель (фамилия, инициалы);
- срок исполнения («Контрольная дата»);
- отметка об исполнении;
- ход исполнения;
- связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;
- в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.
Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.
Экспертные комиссии организаций, учреждений и предприятий. Экспертиза ценности документов. Права экспертной комиссии.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивных фондов Республики Башкортостан, создается постоянно действующая экспертная комиссия. В своей работе экспертная комиссия руководствуется: Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»; Законом Республики Башкортостан «Об архивном деле в Республике Башкортостан»; «Основными правилами работы архивов организаций»; распорядительными и нормативно-методическими документами Управления по делам архивов Республики Башкортостан; Положением об экспертной комиссии организации.
Экспертная комиссия создается в организациях любой формы собственности приказом ее руководителя. Как правило, экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, председателем экспертной комиссии, назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы архива и делопроизводства. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается начальник и один из сотрудников службы научно-технической документации (в случае отсутствия службы НТД - заведующий архивом или ответственный за архив), выполняющий функции секретаря экспертной комиссии, представители режимно-секретного отдела (если такой имеется) и службы документационного обеспечения управления (зав. канцелярией или секретарь).
В организациях создается единая экспертная комиссия для решения вопросов экспертизы ценности научно-технической, специальной, управленческой и электронной документации. В некоторых организациях, где имеются самостоятельные технические архивы в разных подразделениях (например, при управлениях главного конструктора, главного металлурга, главного технолога) может быть создано несколько экспертных комиссий, которые проводят экспертизу ценности документов своего подразделения. Для координации же их деятельности создается Центральная экспертная комиссия организации.
Роль экспертной комиссии заключается в практической организации работы по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение. Практическая организация работы экспертной комиссии заключается в том, что члены экспертной комиссии непосредственно занимаются экспертизой ценности документов по профилю своей деятельности. Если членом экспертной комиссии является начальник планового отдела, то он принимает участие в отборе документации планового отдела; начальник технического отдела проводит экспертизу документов своего отдела и т.д. Таким образом, будет более квалифицированно и качественно проведена экспертиза ценности документов.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться сотрудники Государственного архива специальной документации и представители любых сторонних организаций.
Основными задачами экспертной комиссии являются:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению (в первую очередь – НТД);
- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение, в т.ч. научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
Ход заседаний и принятые на них решения фиксируются в протоколах, а вступают в силу после утверждения протоколов руководителем предприятия. Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
- отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
В ходе отбора, кроме того, проверяются качество и полнота сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел с отметкой «ЭПК» выявляются и выделяются из их состава документы, подлежащие постоянному хранению. В случае выявления таких документов дела с отметкой «ЭПК» переформировываются. Выделенные из состава дел с отметкой «ЭПК» документы постоянного хранения либо присоединяются к однородным делам, либо формируются в самостоятельные дела, которые затем соответствующим образом оформляются и учитываются.
По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Передача дел в архив производится по описи дел отдела кадров. Описи дел представляются в архив через год после завершения включенных в описи дел в делопроизводстве. Указанные описи подписываются лицами, ответственными за ведение делопроизводства (ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях). Описи дел утверждаются начальником отдела кадров после согласования с ответственным за делопроизводство и экспертной комиссией.
Экспертиза ценности ЭД и БД с целью их отбора на архивное хранение производится с учетом ряда особенностей. На первом этапе экспертизы ЭД и БД архив (совместно с ответственными за делопроизводство и ведущим специалистом по информационным технологиям) определяет перечень систем, тем и проектов, ЭД и БД которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень после необходимых уточнений утверждается экспертной комиссией. На втором этапе экспертизы - на основании перечня - производится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение.
Дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению. Включение дел с истекшим сроком хранения в акт допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт: например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года, и т.д.
Акт составляется на дела, выделяемые к уничтожению, индивидуального предпринимателя в целом, при этом название каждого структурного подразделения, документы которого включены в акт, указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (как название раздела). Заголовки однородных дел (в пределах структурного подразделения), отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).
После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.
Итак, экспертная комиссия имеет право:
- давать рекомендации сотрудникам организации по вопросам правильной организации делопроизводства;
- запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. документов по личному составу;
- запрашивать от руководителей структурных подразделений предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов, сроки которых не определены нормативами (законами, Перечнями управленческих документов, с указанием сроков хранения, ведомственными Перечнями и т.д.);
- заслушивать руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, о причинах утраты документов и т.д.;
- не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно, небрежно подготовленные документы;
- информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК;
- представлять своё учреждение в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан.