План лекции
1. Стратегия «управление временем» как управление собственной деятельно-
стью, рациональная организация выполнения задач и распределения собственных ресурсов.
2. Изменение восприятия времени.
3. Трехуровневая процедура диагностики проблем, связанных с организацией
планирования собственного времени.
Стратегия «управление временем» как управление собственной деятельностью, рациональная организация выполнения задач и распределения собственных ресурсов.
Время – это жизнь, нерационально потраченное время невозможно восполнить и невозможно вернуть. Растратить свое время – значит растратить свою жизнь и наоборот – взять свое время под контроль – значит овладеть своей жизнью и использовать её наилучшим образом. Мы можем наслаждаться жизнью лишь тогда, когда знаем, как лучше использовать время, сделать труд наиболее рациональным и, наконец, совершить многое из того, что мы хотели бы совершить, прожив свою жизнь так, «чтобы не было больно за бесцельно прожитые годы». «Мы тратим полжизни на то, чтобы найти применение времени, которое всю жизнь пытаемся сберечь» (Уилл Роджерс). Вернуть упущенное время невозможно, у нас у всех одно и то же количество времени – настоящий момент! На что мы тратим наше время сегодня и как его потратить завтра каждый решает для себя сам. Ряд научных источников утверждает, что возможно первой попыткой сделать управление временем сознательной потребностью человека стало первое письмо из нравственных писем к Луцию, написанных Луцием Аннеем Сенекой в первые десятилетия новой эры, в которых он рекомендует:
письменный учет всего времени;
деление времени на хорошо, дурно потраченное и потраченное на безделье;
оценивать жизнь по наполненности прожитого времени: «удержишь в руках сегодняшний день – меньше будешь зависеть от завтрашнего»;
один из приемов управления временем;
введение жесткого режима дня.
Дефицита времени НЕТ. У человека достаточно времени для того, что-бы сделать все, что он наметил. Есть категория людей, которые «слишком заняты», но они и не подозревают о том, что существует множество людей, которые заняты гораздо больше, но и успевают сделать больше. У таких людей не больше времени, чем у других, просто они гораздо эффективнее ис-пользуют время. «Недостаточно быть занятым. Вопрос в том: чем же Вы
заняты?» (Генри Давид Торо).
У каждого из нас есть одинаковое количество времени – 24 часа. И мы
вовсе не так заняты, просто решили потратить свое время на «что-то другое»,
выбирая то, что считаем нужным. С целью совершенствования организации
жизни необходимо избавиться в своем лексиконе от словосочетания «слишком занят» и научиться делать сознательный выбор, тогда появится свободное время, которого раньше не хватало и это время человек «создает» сам. В практике самоменеджмента существует два способа решить проблему дефицита времени:
1. Время можно «создать», работая более сосредоточено и эффективней: делать частые мини-перерывы, отталкиваться от естественных биоритмов, достаточное количество времени отдыхать, правильно питаться, бороться со стрессом и волнениями.
2. Время можно создать, если более практично планировать свои действия: составлять и использовать списки дел, учиться обходиться без «раскачки» и сразу браться за дело, научиться различать важные и срочные дела,
использовать методы планирования времени, жить по своему распорядку
дня, а не по чужому, поддерживать порядок на рабочем месте и не тратить время попусту.
«Истинно велик тот человек, который овладел своим временем» (Гесиод). Эффективное использование времени – это такое же искусство, как и овладение, например, техникой скорочтения, которой можно научиться. Этому искусству учит самоменеджмент. У человека нет ничего более важного, чем жизнь, а значит, и время.
Научное знание об «управлении временем» основано на двух «китах»:
1. Умелое планирование времени.
2. Привычка в деталях исполнять запланированное.
Над этими «китами» главная цель – получение конкретных результатов
работы. Результат – это высший критерий эффективности труда, в том числе и рационально потраченного времени.
Основные элементы «стратегии управления временем»:
1. Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь, который включает в себя набор операций и действий: исследования, тестирования, сопоставления, консультации, которые непосредственно предшествуют планированию.
2. Планирование использования времени, которое предполагает: поста-
новку целей, разработку плана использования времени и доведение его до исполнителя.
3. Реализация плана. На этой стадии принимаются решения, и конкретные задачи условно делятся на две основные категории:
Первая категория – задачи индивидуального уровня, решение которых
сопряжено с относительной свободой личности. Степень их сложности и
срочности может быть различной (одно дело написать две строчки распоря-жения и другое – подготовить доклад).
Вторая категория - задачи, выполнение которых связано с рядом операций и привлечение других людей (организация корпоративных праздников
и т.д.).
Задачи из каждой категории переплетаются друг с другом и связаны с
планированием.
4. Организация контроля, учета, анализа, оперативно корректирования и хода выполнения планов. Выполнение любой задачи необходимо проверять как в отношении исполнительности, так и с точки достижения оптимальных результатов.
Получение запланированных результатов работы в оптимальном режиме – одна из главных целей процесса управления временем, так как без достойных результатов жизнь превращается в бессмысленный набор действий. С давних времен человечество задает вопрос о том, что есть время?
Древние философы также ставили этот вопрос: «Что есть время? Кто в состоянии ясно и кратко объяснить его? Кто способен настолько постигнуть Время в мыслях, чтобы выразить свою связь с ним? И ещё, что в наших обычных рассуждениях является более привычным и известным, чем Время? И уверены ли мы, когда говорим о нем; мы понимаем его также, когда в разговоре слышим, как его называют? Что же тогда представляет собой Время? Если меня никто не спрашивает, то я знаю; но если я захочу объяснить кому-нибудь, кто спросит меня, что такое Время, говоря откровенно, я не знаю». Ситуация с пониманием сущности Времени не слишком изменилась с тех пор, как блаженный Августин написал эти слова. На пути овладения стратегий управления временем человек встречает препятствия и наиболее распространенное из них заключается в том, как он воспринимает свое время. Джулия Моргенстерн предлагает осуществить ряд шагов на пути к овладению искусством управления временем, первый шаг – подвергнуть критическому рассмотрению наше восприятие времени. Для этого пытаемся сделать время осязаемым.
Большинство людей воспринимают время как нечто неосязаемое. На пути хаоса к порядку проще всего организовать пространство, а не время, потому, что пространство – это то, мы можем видеть. Время же невидимо и неосязаемо. Человек не может увидеть его, пощупать или подержать в руках, его так же нельзя свалить в кучу или физически передвинуть с места на место. Время – это нечто, что можно почувствовать, ощутить, но по ощущениям оно совершенно бесформенное. Ощущения дня, который незаметно прошел или медленно тянущегося, полного тоски и печали, знакомо каждому. Аналогично кажутся трудно измеримыми наши дела и задачи – они выглядят огромными и бесконечными по своему объему и продолжительности. Человек будет испытывать определенные трудности, управляя своей жизнью, до тех пор, пока, время останется для него неуловимым, ускользающим для восприятия, эфемерным и трудным для осмысления. Следовательно, необходимо изменить свое восприятие времени, сделав его более осязаемым. Для этого надо научиться воспринимать время в более наглядных и измеряемых образах. Планирование и организация времени на самом деле ничем не отличается от планирования и организации пространства.
Для подтверждения сравним беспорядок на рабочем столе с беспорядком в графике работы (таб.1.):
Таблица 1
| Беспорядок на рабочем столе | Беспорядок в графике работы |
| 1. Ограниченный объем свободного места. 2. На столе лежат горы предметов, для размещения которых не хватает места. 3. Предметы неразборчиво и беспорядочно втискиваются в любое свободное место 4. Беспорядочное расположение предметов мешает увидеть и оценить содержимое стола. 5. Неэффективное использования стола как средства организации необходимых предметов для рабочего процесса. | 1. Ограниченное рабочее время. 2. График перегружен задачами, на выполнение которых постоянно не хватает времени. 3. Дела неразборчиво и беспорядочно выполняются в любой свободный промежуток времени. 4. Беспорядочное расположение задач мешает увидеть и оценить, то, что нужно сделать. 5. Неэффективное использование графика как средства для организации рабочего времени. |
Из данного сравнения, очевидно, что также как рабочий стол является ограниченным пространством, на котором необходимо разместить определенное количество предметов, график работы – это ограниченное пространство, в котором необходимо разместить определенное количество задач.
Наша жизнь вовсе не бесконечна. Каждый день – это емкость, сосуд, блок памяти, обладающий определенной вместимостью, которую можно использовать. С того момента, когда человек осознает, что у времени есть свои границы, он начинает смотреть на дела по-другому, потому что они становятся предметами, которые надо разместить в пространстве своего времени.
Каждая задача имеет свой объем, свои размеры, а значит, их расстановка в расписании дня становится математическим уравнением. После того, как че-ловек оценил все, что необходимо сделать, следует вычислить объем и емкость каждой задачи для того, чтобы определить степень реальности их раз-мещения в пространстве имеющегося времени.
Когда мы начинаем смотреть на время, как на нечто, обладающее, как и пространство, определенными границами, мы начинаем более трезво и реа-листично смотреть на то, чего хотим достичь и совершить в своей жизни.
Это, соответственно побуждает человека овладевать различными приемами и средствами управления временем, которые могут работать гораздо продуктивнее в отведенное время.
Если беспорядок на рабочем месте и беспорядок в графике работы по существу одинаковы, то и наведение порядка в каждом из них – очень похожие процедуры. И что бы человек ни приводил в порядок – стол, шкаф, кухню, офис или график рабочего дня – разработка системы организации и планирования всегда состоит из трех этапов: анализ, планирование, действие.
Второй шаг на пути к овладению искусством управления временем – научиться управлять временем по принципу «изнутри наружу». Это значит строить индивидуальное расписание дня, график жизни, согласно личностным особенностям человека. Соответственно, необходимо расставив приоритеты, определить, что важно именно вам и найти для этой деятельности место в жизни и в расписании, которые будут основываться на уникальных личных потребностях и жизненных целях. И еще это означает – чувствовать себя глубоко удовлетворенным в конце каждого прожитого дня.
Известно, что нет одинаковых людей, каждый из нас личность, у которой в различные моменты жизни существуют свои потребности. Наверно не существует «правильного» способа прожить свою жизнь, однако есть средства и инструменты, чтобы человек смог построить свою жизнь вокруг своих идеалов и потребностей. Можно изучить и приобрести новые навыки и скорректировать поведение, но невозможно изменить себя, свою сущность – и никто не должен этого делать. Пройдя процесс самопознания и раскрытия естественных склонностей, потребностей и желаний, возможно заложить фундамент личной системы управления временем (тайм – менеджмент).
Третий шаг на пути к овладению искусством управления временем – диагностика проблем, связанных с организацией планирования. Для того чтобы перестать тратить попусту время и силы необходимо овладеть процедурой диагностики проблем, которые являются причинами нерационально потраченного времени. Сосредоточившись на этих причинах, вырабатывается верное решение – быстро, четко и ясно.
Процедура диагностики включает в себя три уровня:
1) Первый уровень: определение технической ошибки. Это, как правило, легко исправимые методические ошибки в подходах к планированию
времени. В данном случае необходимо овладеть приемами и методиками, которые не были использованы. Как только будут выявлены ошибки, целесообразно внести в свои действия коррективы и все встанет на свои места.
2) Второй уровень: определение внешних факторов. Это факторы окружающей среды, находящиеся за пределами личного контроля, не имеющие к человеку никакого отношения. Однако эти факторы накладывают некоторые ограничения на возможности планирования и организации. Признавая
наличие таких факторов, человек перестанет искать собственные недостатки и определит более эффективный способ справиться с внешними воздействиями или исключит их влияние.
3) Третий уровень: определение психологических препятствий. Психологические препятствия в данном контексте означает скрытые внутренние силы и убеждения, которые мешают добиваться целей и жить согласно личным представлениям. В случае, когда исправлены технические ошибки, устранены негативные факторы окружающей среды, но жизнь все-таки остается недостаточно организованной, как правило, причина кроется в психологических установках человека. Следовательно, целесообразно, выяснив их природу, освободиться от их влияния.
Очень часто проблемы с планированием времени возникают из-за комбинации таких причин. При определении причин неудач необходимо рассмотреть все три группы ошибок и препятствий. Иначе возможно исправить ситуацию лишь наполовину (справившись с влиянием внешних факторов, останутся психологические препятствия). Данная процедура диагностики при умелом её применении позволяет совершить в жизни важные и кардинальные изменения.
Например, руководитель испытывает трудности в делегировании пол-номочий, что является необходимой функцией менеджмента. Воспользовав-шись трехуровневой процедурой диагностики данной проблемы, выясняем:
• возможная техническая ошибка: незнание приёмов эффективного
делегирования полномочий;
• возможное влияние внешних факторов: в подчинении нет человека,
которому можно поручить конкретное дело;
• возможные психологические препятствия: возникающее чувство вины перед подчиненным из-за обращения с просьбой выполнить конкретную задачу.
Таким образом, диагностировав любую проблему, можно найти её решение, что, безусловно, повысит эффективность организации жизни человека.
«И ложатся дела наши бременем, нету времени, нету времени!» (Высоцкий). Многие чрезмерно загруженные люди не видят выхода из подобного рода ситуаций и, как правило, уверены, что ничего нельзя изменить. Но это зачастую не так. Попадая в так называемую «ловушку времени», многие начинают раздражаться вместо, того, чтобы планомерно искать выход из сложившейся ситуации. Например, человек изо дня в день повторяет такие ошибки, как:
• долгие разговоры по телефону, поскольку получаемая и передаваемая информация не всегда легко воспринимается;
• меняем по различным причинам намеченную последовательность выполнения текущих дел и задач и, как следствие, путаем важные дела со второстепенными;
• испытываем проблемы с разбором почты;
• забываем сделать нужные звонки.
Особым образом встает проблема чрезмерной бумажной бюрократии и
бесконечных совещаний. Накопившаяся усталость часто мешает человеку
«заглянуть в себя» и решить эти проблемы, по возможности избегая ошибок.
Еще Казуо Инамори в книге «Страсть к успеху. Японское чудо» писал: «по-коления приходят и уходят, а люди продолжают совершать одни и те же
ошибки». Огромное количество людей не умеют структурировать время и пространство. Соответственно одна из задач изучения самоменеджмента заключается в осознании данной потребности и формировании соответствующих навыков в рамках профессиональной деятельности.