Для обеспечения производственного процесса материальными ресурсами организация должна иметь специализированные складские помещения. Помимо центральных складов создаются кладовые в структурных подразделениях предприятия. Каждому складу присваивается определенный номер, который проставляется на всех первичных документах по поступлению и отпуску запасов. Все поступающие в организацию производственные запасы должны быть своевременно оприходованы на определенный склад.
Основным источником поступления производственных запасов является их закупка у поставщиков по договорам купли-продажи.
Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование, товарно-транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной, сертификаты, спецификации и др. Полученные документы поступают в отдел снабжения, где их регистрируют в специальном журнале, проверяют на соответствие условиям договора, а затем акцептуют и передают в бухгалтерию.
Прибывший на станцию назначения груз получает экспедитор или иное материально ответственное лицо по доверенности. В случае обнаружения каких-либо несоответствий данным поставщика, повреждения тары или порчи составляется коммерческий акт, который является основанием для предъявления претензии поставщику или перевозчику.
Полученные материальные ценности экспедитор сдает на соответствующий склад организации под расписку заведующего складом, кладовщика или другого материально ответственного лица.
Прибывшие на предприятие материальные ценности должны быть своевременно оприходованы. Если же материалы поступают непосредственно в цех, то они оформляются как поступившие на склад и отпущенные затем в цех, о чем в документах делается специальная отметка.
Приемка и оприходование материальных ценностей оформляются составлением приходных ордеров, в которых записывают все принятые материальные ценности. В случае, если количество и качество поступивших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика,
приемку материалов производит комиссия, оформляя акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В состав комиссии приглашается представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации.
При отсутствии расхождений между фактически принятым количеством материалов и данными товаросопроводительных документов поставщика разрешается ставить штамп с основными реквизитами приходного ордера на товарно-транспортной накладной без выписки приходного ордера, что сокращает количество первичных документов.
Материальные ценности могут поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличные деньги у других организаций, населения, в розничной торговле. В этом случае подотчетное лицо представляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих факт покупки: при покупке у других организаций — квитанцию приходного кассового ордера, подтверждающую оплату и накладную; в магазинах — товарные и кассовые чеки; у населения или на рынке — акт, в котором подробно излагается операция по покупке с указанием даты, места покупки, количества, цены, данных о физическом лице (фамилия, имя, отчество, паспортные данные), которые позволяют проконтролировать факт покупки у него указанных материальных ценностей.
В зависимости от принятой в организации системы оценки поступающих материальных ценностей их учет организуется по разным схемам: по фактической себестоимости; по учетным ценам. При первом способе поступающие в организацию материальные ценности учитываются по фактическим затратам на их приобретение на счете 10 «Материалы».
В этом случае на покупную стоимость приобретенных материалов, за вычетом НДС, делается следующая бухгалтерская запись: Д-т сч. 10 «Материалы»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На сумму НДС, указанную в счете-фактуре:
Д-т сч. 18/3 «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Такие же записи составляются и на транспортные расходы, оплачиваемые поставщиком за счет покупателя сверх договорной цены, а также на стоимость тары. Все остальные расходы, связанные с приобретением материальных ценностей и оплачиваемые покупателем самостоятельно, отражаются по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту разных счетов (23,71,51,52,76 и т.д.). Следует отметить, что организация текущего учета производственных запасов по фактической себестоимости требует значительных затрат труда и времени. При большой номенклатуре используемых производственных запасов их фактическую себестоимость можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь все необходимые сведения о поступивших производственных запасах. Движение же их на предприятии происходит ежедневно, и оно должно отражаться в учете своевременно. Это вызывает необходимость использовать в текущем учете производственных запасов условные, так называемые учетные цены. В качестве таких цен могут быть использованы плановая себестоимость приобретения материалов, цена поставщика, средние покупные цены и др.
В этом случае учет можно вести на счете 10 «Материалы» отдельно по учетной стоимости и отклонениям от учетной стоимости или с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
В случае использования счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» в бухгалтерском учете составляются следующие записи:
Приобретение материальных ценностей по договорной цене без учета НДС отражается следующим образом:
Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а на сумму НДС —Д-т сч. 18/3 «НДС по приобретенным ТМЦ, работам, услугам»
К-т сч, 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Сопутствующие затраты на доставку, погрузку, разгрузку, таможенные пошлины и другие затраты без НДС также отражаются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» с кредита разных счетов (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 51 «Расчетный счет», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.)
Учет оприходованных материальных ценностей по учетной цене отражается следующей бухгалтерской записью:
Д-т сч. 10 «Материалы»
К-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
На сумму отклонений фактической себестоимости приобретенных материальных ценностей от их стоимости по учетным ценам составляется запись:
Д-т сч. 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»
К-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
Учтенные в течение месяца на счете 16 отклонения в стоимости материальных ценностей в виде разницы между фактической себестоимостью приобретенных материалов и их стоимостью по учетным ценам в конце месяца списываются на счета затрат пропорционально стоимости израсходованных материалов по учетным ценам. Для этого рассчитывается средний процент отклонений по следующей формуле:
Отклонения по остатку Отклонения по посту-
материалов на начало + пившим материалам
Средний месяца за месяц
процент = --------------------------------------------------------- --------------------• 100.
отклонений Остаток материалов Поступило материалов
по учетным ценам + за месяц по учетным
на начало месяца ценам
Например, остаток материалов на складе на начало месяца по учетной цене составлял 7900 р., отклонения — 700 р., фактическая себестоимость остатка материалов на складе — 8600 р. (7900 + 700).
Поступило за месяц материалов по учетной цене 54 900 р., отклонения по поступившим материалам составили 3600 р., фактическая себестоимость поступивших материалов составила 58 500 р. (54 900 + 3600).
Определим средний процент отклонений (700 + 3600) • 100: (7900 + 54 900) = 6,8 %.
4.