Документальное оформление и учет поступления производственных запасов

Для обеспечения производственного процесса материальными ресурсами организация должна иметь специализированные складские помещения. Помимо центральных складов создаются кладовые в структурных подразделениях предприятия. Каждому складу присваивается определенный номер, который проставляется на всех первичных документах по поступлению и отпуску запасов. Все поступающие в организацию производственные запасы должны быть своевременно оприходованы на определенный склад.

Основным источником поступления производственных запасов является их закупка у поставщиков по договорам купли-продажи.

Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование, товарно-транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной, сертификаты, спецификации и др. Полученные документы поступают в отдел снабжения, где их регистрируют в специальном журнале, проверяют на соответствие условиям договора, а затем акцептуют и передают в бухгалтерию.

Прибывший на станцию назначения груз получает экспедитор или иное материально ответственное лицо по доверенности. В случае обнаружения каких-либо несоответствий данным поставщика, повреждения тары или порчи составляется коммерческий акт, который является осно­ванием для предъявления претензии поставщику или перевозчику.

Полученные материальные ценности экспедитор сдает на соответствующий склад организа­ции под расписку заведующего складом, кладовщика или другого материально ответственного лица.

Прибывшие на предприятие материальные ценности должны быть своевременно оприходо­ваны. Если же материалы поступают непосредственно в цех, то они оформляются как поступившие на склад и отпущенные затем в цех, о чем в документах делается специальная отметка.

Приемка и оприходование материальных ценностей оформляются составлением приходных ордеров, в которых записывают все принятые материальные ценности. В случае, если количество и качество поступивших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика,

приемку материалов производит комиссия, оформляя акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В состав комиссии приглашается представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации.

При отсутствии расхождений между фактически принятым количеством материалов и данными товаросопроводительных документов поставщика разрешается ставить штамп с основными реквизитами приходного ордера на товарно-транспортной накладной без выписки приходного ордера, что сокращает количество первичных документов.

Материальные ценности могут поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличные деньги у других организаций, населения, в розничной торговле. В этом случае подотчетное лицо представляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих факт покупки: при покупке у других организаций — квитанцию приходного кассового ордера, подтверждающую оплату и накладную; в магазинах — товарные и кассовые чеки; у населения или на рынке — акт, в котором подробно излагается операция по покупке с указанием даты, места покупки, количества, цены, данных о физическом лице (фамилия, имя, отчество, паспортные данные), которые позволяют проконтролировать факт покупки у него указанных материальных ценностей.

В зависимости от принятой в организации системы оценки поступающих материальных ценностей их учет организуется по разным схемам: по фактической себестоимости; по учетным ценам. При первом способе поступающие в организацию материальные ценности учитываются по фактическим затратам на их приобретение на счете 10 «Материалы».

В этом случае на покупную стоимость приобретенных материалов, за вычетом НДС, делается следующая бухгалтерская запись: Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На сумму НДС, указанную в счете-фактуре:

Д-т сч. 18/3 «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Такие же записи составляются и на транспортные расходы, оплачиваемые поставщиком за счет покупателя сверх договорной цены, а также на стоимость тары. Все остальные расходы, связанные с приобретением материальных ценностей и оплачиваемые покупателем самостоятельно, отражаются по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту разных счетов (23,71,51,52,76 и т.д.). Следует отметить, что организация текущего учета производственных запасов по фактической себестоимости требует значительных затрат труда и времени. При большой номенклатуре используемых производственных запасов их фактическую себестоимость можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь все необходимые сведения о поступивших производственных запасах. Движение же их на предприятии происходит ежедневно, и оно должно отражаться в учете своевременно. Это вызывает необходимость использовать в текущем учете производственных запасов условные, так называемые учетные цены. В качестве таких цен могут быть использованы плановая себестоимость приобретения материалов, цена поставщика, средние покупные цены и др.

В этом случае учет можно вести на счете 10 «Материалы» отдельно по учетной стоимости и отклонениям от учетной стоимости или с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

В случае использования счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» в бухгалтерском учете составляются следующие записи:

Приобретение материальных ценностей по договорной цене без учета НДС отражается сле­дующим образом:

Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а на сумму НДС —Д-т сч. 18/3 «НДС по приобретенным ТМЦ, работам, услугам»

К-т сч, 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сопутствующие затраты на доставку, погрузку, разгрузку, таможенные пошлины и другие затраты без НДС также отражаются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» с кредита разных счетов (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 51 «Расчетный счет», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.)

Учет оприходованных материальных ценностей по учетной цене отражается следующей бухгалтерской записью:

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

На сумму отклонений фактической себестоимости приобретенных материальных ценностей от их стоимости по учетным ценам составляется запись:

Д-т сч. 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

К-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Учтенные в течение месяца на счете 16 отклонения в стоимости материальных ценностей в виде разницы между фактической себестоимостью приобретенных материалов и их стоимостью по учетным ценам в конце месяца списываются на счета затрат пропорционально стоимости израсходованных материалов по учетным ценам. Для этого рассчитывается средний процент отклонений по следующей формуле:

Отклонения по остатку Отклонения по посту-

материалов на начало + пившим материалам

Средний месяца за месяц

процент = --------------------------------------------------------- --------------------• 100.

отклонений Остаток материалов Поступило материалов

по учетным ценам + за месяц по учетным

на начало месяца ценам

Например, остаток материалов на складе на начало месяца по учетной цене составлял 7900 р., отклонения — 700 р., фактическая себестоимость остатка материалов на складе — 8600 р. (7900 + 700).

Поступило за месяц материалов по учетной цене 54 900 р., отклонения по поступившим материалам составили 3600 р., фактическая себестоимость поступивших материалов составила 58 500 р. (54 900 + 3600).

Определим средний процент отклонений (700 + 3600) • 100: (7900 + 54 900) = 6,8 %.

4.