Залогом успешного проведения деловой беседы является тщательная подготовка к ней. Конечно, невозможно все предусмотреть заранее, повороты в ходе самой беседы могут оказаться самыми неожиданными, действия партнера бывают непредсказуемы. Однако, как говорит герой романа Д. Гранина «Картина»: «…разговор – это шахматная партия. К ней мастер загодя собирается».
В процессе подготовки к деловой беседе целесообразно наметить план будущего разговора. При этом надо иметь ввиду, что беседа обычно строится по следующей схеме:
1. Начало беседы (установление контакта, создание благоприятного для беседы «климата отношений»);
2. Изложение своей позиции и обоснование ее;
3. Выяснение позиции собеседника;
4. Совместный анализ проблемы (устранение сомнений собеседника, опровержение его замечаний, поиск вариантов решений и т.п.);
5. Принятие решений.
Дейл Карнеги в книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей» приводит слова одного из руководителей школы бизнеса: «Я предпочту лучше два часа ходить по тротуару перед конторой делового партнера, с которым у меня должна состояться встреча, чем войду в его контору, не имея абсолютно ясного представления о том, что собираюсь сказать ему я и что он, исходя из моего знания его интересов и побуждений, может ответить».
При подготовке к деловой беседе особое внимание следует уделить началу разговора, первой фразе, чтобы вызвать у оппонента положительную реакцию, заинтересовать его или нейтрализовать, смягчить его намерения.
При проведении деловой беседы ее участники нередко допускают различного рода ошибки. Вот наиболее типичные из них:
§ проявляют авторитарность, не считаются с мнением других;
§ игнорируют состояние собеседника;
§ не учитывают мотивы состояния собеседника;
§ не проявляют интереса к проблеме собеседника;
§ не слушают собеседника;
§ перебивают говорящих;
§ говорят, не будучи уверенными, слушают ли их;
§ говорят долго;
§ ограничиваются одним предложением (не используют всего банка идей).
Следует подумать и как завершить деловую беседу. Обычно это слова благодарности за помощь и поддержку, интересные предложения, пожелания успехов и удач в дальнейшем сотрудничестве, благополучного разрешения всех проблем и т.п.
Иногда возникает необходимость дать понять собеседнику, что разговор окончен, и продолжение его не имеет смысла. Есть приемы, которые используются, чтобы сократить затянувшуюся беседу:
1. Предупредите посетителя до разговора или перед его завершением о том, что ваше время ограничено и вас ждут другие посетители;
2. Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующей встрече;
3. Посмотрите на наручные часы;
4. Выскажите обобщающие замечания, подведите итог беседы.
Выбор вышеперечисленных приемов зависит от важности беседы и статуса собеседника.
Заключение
Совершенно очевидно, что ведение деловой беседы требует от его участников соблюдения определенных норм и правил. Важнейшим принципом проведения деловой беседы должен стать принцип соблюдения баланса интересов всех участников беседы, достижение целей, стоящих перед ними.
Что делать для того, чтобы добиваться в ходе деловой беседы поставленных задач?
В связи с этим хочется привести результаты исследования, проведенные под руководством фонда Карнеги, которые показали, что на втором месте у различных людей, (в том числе успешных руководителей и бизнесменов) стоит проблема отношения с окружающими. Они хотят знать, как научиться понимать других людей и ладить с ними, как понравиться другим людям и как склонить их к своей точке зрения. Эти же исследования показали, что финансовый успех руководителей и специалистов, лишь на пятнадцать процентов зависит от их знаний по специальности, и на восемьдесят пять – от их личных качеств и способности повести за собой людей.
Таким образом, можно сделать вывод, что успех деловой беседы будет зависеть от личных качеств ее участников. Следует читать специальную литературу, посвященную проблемам делового общения, анализировать, чем достигается успех делового общения, каковы его языковые характеристики.
«Прежде чем научиться говорить, следует научиться мыслить», - учит риторика. Необходимо совершенствоваться: накапливать знания, читать литературу по теории ораторского искусства, изучать принципы построения речи, овладевать логикой доказательств, логическими и риторическими приемами воздействия на собеседника.
Успех проведения деловой беседы во многом зависит от культуры речи ее участников. Нужно обязательно развивать речевые навыки: добиваться правильности, чистоты, богатства, индивидуальности речи; отрабатывать технику речи. Культура речи начинается там, где знание переходит в навык.
Список использованной литературы
1. Белолипецкий В.К., Павлова Л.Г. Этика и культура управления: Учебно-практическое пособие. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 384 с.
2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Деловая риторика: Учебное пособие для вузов. – Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2002. – 512 с.
3. Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Культура и искусство речи. Современная риторика. – Ростов н/Д: Издательство «Феникс», 1998. – 576 с.
4. Карнеги Д. Как заводить друзей и оказывать влияние на людей. – Самара: Издательство «АВС», «Бук-Транс», 1997. – 704 с.
5. Культура русской речи / Под ред. Л.К. Граудиной и проф. Е.Н. Ширяева. – М.: Издательство НОРМА, 2003. – 560 с.
6. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов / Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 415 с.
7. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. проф. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2002. – 413 с.
8. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения: Учебник для нач. проф. образования. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 128 с.