Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в кассовой книге номеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью с указанием количества листов, даты за подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Еще до того, как в ней будут произведены первые записи. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копировальную бумагу. Вторые экземпляры – отрывные. Они являются отчетом кассира. Исправления в кассовой книге допускаются только корректурным способом, обязательно оговоренные и заверенные подписями кассира и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге производятся на основании кассовых ордеров сразу после выполнения операций по ним. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на конец рабочего дня. После этого передает кассовую книгу и отчет с приложенными кассовыми ордерами бухгалтеру. Бухгалтер просматривает отчет, принимает его и расписывается в первом экземпляре кассовой книги. Кассовый отчет составляется ежедневно.
В 2017 году контрольно-кассовую технику обязаны применять на территории РФ все организации и ИП при осуществлении наличных расчетов. Исключением из правила, в этом случае, являются компании и предприниматели: на патенте; на ЕНВД (виды деятельности, предусмотренные п.2 ст. 346.26 НК РФ); выполняющие работы, оказывающие услуги населению; торговля с использованием торговых автоматов. Данные категории обязаны при совершении операции выдавать
Для синтетического учета кассовых операций предназначен активный счет 50 «Касса». К счету 50 могут быть открыты субсчета. Например, субсчет 1 – «Касса
Организации», субсчет 2 – «Операционная касса», субсчет 3 – «Денежные документы». Дебетовое сальдо счета – остаток свободных наличных денежных средств в кассе предприятия на начало месяца, оборот по дебету — поступление наличных денег в кассу, оборот по кредиту — выдача наличных денег из кассы, сдача их в банк на расчетный счет.
ОСНОВНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ ПО ДЕБЕТУ СЧЕТА 50 «КАССА»
1. Дт 50 «Касса» Кт 51 «Расчетные счета» - поступили наличные денежные средства в кассу с расчетного счета;
2. Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — поступили в кассу остатки подотчетных сумм;
3. Дт 50 «Касса» Кт 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — поступили в кассу денежные средства от дебиторов;
4. Дт50 «Касса» Кт 66 "Краткосрочные кредиты банка", 67"Долгосрочные кредиты банка" — поступили наличные денежные средства в качестве кредита;
5. Дт 50 «Касса» Кт75.1 «Расчеты с учредителями» — поступили наличные денежные средства от учредителей в счет вклада в уставный капитал предприятия;
6. Дт 50 «Касса» Кт 73"Расчеты с персоналом по прочим операциям" — поступили в кассу денежные средства в погашение задолженности по недостачам, кредитам, займам;
7. Дт 50 «Касса» Кт 91 «Прочие доходы и расходы» — отражена сумму излишков, выявленная при инвентаризации кассы и др.
ОСНОВНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ ПО КРЕДИТУ СЧЕТА 50 «КАССА»
1. Дт 51 «Расчетные счета» Кт 50 «Касса» — сданы наличные денежные средства на расчетный счет в банк;
2. Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса» — выданы из кассы наличные денежные средства под отчет;
3. Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 50 «Касса» — погашена кредиторская задолженность;
4. Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса»— отражена недостача денежных средств в кассе в результате инвентаризации;
5. Дт 66,67 «Кредиты и займы» Кт 50«Касса» — погашена задолженность по кредиту наличными денежными средствами;
6. Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 50«Касса» — выплачена из кассы заработная плата, премия, пособие;
7. Дт 91»Прочие доходы и расходы», 84» Нераспределенная прибыль» Кт 50 «Касса» — выплачена из кассы материальная помощь;
8. Дт 81 «Собственные акции, выкупленные у акционеров» Кт 50 «Касса» — выкуплены у акционеров собственные акции и т. п.
Регистрами синтетического учета кассовых операций являются журнал - ордер N 1 (основной регистр) и ведомость N 1. Записи в журнал - ордер и в ведомость производятся на основании отчета кассира, проверенного бухгалтером. В журнал - ордер записи производятся по кредиту счета «Касса», а в ведомость — по дебету счета «Касса». Записи в ведомости носят контрольный характер, так операции по дебету счета 50 «Касса» находят отражение в других журналах - ордерах.
Инвентаризация - способ бухгалтерского учета, представляющий собой регламентную процедуру периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации, производимую для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Основными целями инвентаризации являются:
¾ - выявление фактического наличия имущества организации;
¾ сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
¾ выявление некондиционных материальных ресурсов, формирование обоснованных заключений с привлечением необходимых специалистов и специальных организаций, а также подготовка документов для их уценки или списания (утилизации);
¾ определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов;
¾ проверка полноты отражения обязательств в учете соблюдения исполнителями выполнения договорных сроков, принятия мер по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженностей, списания в установленном порядке обязательств по истечении сроков давности.
Согласно п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49) "инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам" [11, с.5].
По общему правилу (п. 2.4 Методических указаний) до начала инвентаризации кассы инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств. Материально ответственные лица (а кассиры относятся к таким лицам) дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества.
Во время инвентаризации кассы операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. письмом ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40, с 2012 года №373 П). На это указывает пункт 3.39 Методических указаний.
Согласно разделу «Ревизия кассы и контроль» за соблюдением кассовой дисциплины» Порядка ведения кассовых операций в установленные руководителем предприятия сроки, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Инвентаризация кассы предполагает:
¾ выборочную проверку ведения журнала операций по счету «Касса», журнала операций с безналичными денежными средствами;
¾ сверку первичных бухгалтерских документов с выписками по лицевым счетам, открытым в территориальных органах федерального казначейства, проверку правильности и законности их оформления;
¾ контроль за полнотой и своевременностью оприходования денежных средств, поступающих в кассу;
¾ проверку правильности списания денежных средств на расходы, использования их по целевому назначению (на выдачу заработной платы, командировки, хозяйственные нужды и т. д.);
¾ проверку наличия и сохранности денежных средств;
¾ контроль за соблюдением порядка ведения записей в кассовой книге;
¾ проверку наличия договора о материальной ответственности кассира;
¾ проверку соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе. При подсчете фактического наличия ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.) (п. 3.40 Методических указаний № 49).
Согласно пунктам 3.40-3.41 Методических указаний, при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Если выявлены излишки денег, то они относятся на финансовые результаты организации, и выписывается приходный кассовый ордер. Если выявлены недостачи, то на сумму недостачи выписывается расходный кассовый ордер. При этом составляется распоряжение, как будет погашаться задолженность – сразу, частями, удержанием из заработной платы и т.д.
.Многие организации, особенно организации торговли, не имеют возможности сдавать выручку в кассу в течение рабочего дня. В таких случаях они пользуются услугами инкассаторов. С момента передачи денег инкассатору до момента их зачисления на расчетный счет согласно выписке банка, денежные средства будут числиться «в пути» и учитываться на активном счете 57 «Переводы в пути».
Синтетический учет таких средств организуется в журнале - ордере N 3, а аналитический — в приложении к журналу - ордеру N 3.
Дт 57 «Переводы в пути» Кт 50 «Касса» - сдана выручка инкассатору;
Дт 51 «Расчетные счета» Кт 57 «Переводы в пути – выручка зачислена на расчетный счет предприятия.