Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

Тема 4. Особенности оформления документов на персональном компьютере.

Многостраничные документы

Текст документа печатается на персональном компьютере шрифтом Times New Roman № 13, 14 и выравнивается по левому и правому полю.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливается следующий размер полей документов, не менее:

- левое - 25 мм,

- правое - 10 мм,

- верхнее и нижнее - 20 мм,

однако рекомендуется правое поле устанавливать 15 мм, так как из-за особенностей конкретного принтера оно может варьировать в пределах нескольких мм и при печати может оказаться менее 10мм. Требования ГОСТ, как следует из его общих положений, являются рекомендуемыми, однако на каждом конкретном предприятии существует нормативный документ «Инструкция по делопроизводству», относящийся к организационно-правовым документам, который устанавливает строгие единообразные требования по оформлению документов для данного предприятия, и эти требования являются обязательными для исполнения.

Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

Новый абзац печатают, отступив 5 печатных знаков от левого поля.

При оформлении документов объемом свыше 10 страниц допускается использовать вторую сторону листа. При печатании текста на обороте поле для подшивки размером 25 мм оставляется справа.

При оформлении многостраничных документов вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительных знаков в интервале 10 мм от верхнего поля листа.

При оформлении документов на бланках формата А5(148х210), а также отдельных многостраничных документов (инструкций, положений, правил), не предназначенных для полиграфического воспроизведения, допускается использовать шрифт № 12 через 1 межстрочный интервал.

Отдельные виды внутренних документов (заявление, объяснительная записка) допускается писать от руки.

Тексты документов, направляемых в вышестоящие органы, печатаются с одной стороны листа через 2 межстрочных интервала.

Документы, предназначенные для полиграфического воспроизведения в виде брошюры, печатаются шрифтом № 14-16 через 2 межстрочных интервала. Размеры полей - не менее 20 мм со всех четырех сторон. Чем больше страниц содержит документ, тем больший размер должно иметь внутреннее поле документа. В этом случае допускается поле 30-35 мм.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Максимальная длина строки многострочных реквизитов –28 печатных знаков.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами

Другие реквизиты разделяются между собой двумя-четырьмя межстрочными интервалами.

Допускается увеличивать интервал между составными частями реквизитов за счет выбора значения интервала 3-6-12 пт вместо стандартного 0 пт в меню «Формат, абзац».

Наименование вида документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. – печатается прописными буквами (не допускается печатать вразрядку), выделяется полужирным шрифтом и центрируется в пределах полей. Наименование вида документа А К Т печатается вразрядку.

Заголовок к тексту печатается от левого поля через 1 межстрочный интервал, причем каждая строка должна содержать не более 28 печатных знаков.

Если заголовок превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля, а для документов, оформленных на продольных бланках – центрировать его в пределах полей.

Заголовок печатают строчными буквами, кроме первой прописной, без кавычек, не подчеркивают и в конце не проставляют точку.

Следует иметь в виду, что, согласно исследованиям психологов, человек способен наиболее эффективно воспринимать 3 вида текста, поэтому при печатании документа не стоит злоупотреблять применением различных шрифтов и разнообразных средств выделения текста (подчеркивание, курсив, полужирный). Подчеркивание использовать вообще не рекомендуется, так как это скорее атрибут рукописного текста или машинописного (который широко использовался до появления персональных компьютеров), когда возможности выделения фрагмента текста были ограничены. При компьютерном наборе имеется целый арсенал более выразительных средств, которые и следует использовать.

Рекомендуется соблюдать следующий отступ от левой границы текстового поля (в печатных знаках) при оформлении реквизитов документов:

0 – дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, заголовок к тексту, текст (кроме абзацев), отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», отметка о заверении копии (заверительная надпись Верно, наименование должности лица, заверяющего документ, дата заверения), отметка об исполнителе, второй гриф утверждения, а также словаПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 – начало абзацев в тексте, в том числе нумерованных;

16 – регистрационный номер документа, расшифровка подписи в первом грифе согласования;

24 – таблицы и трафаретные тексты;

32 – адресат (каждый элемент адресата печатают на отдельной строке);

40 – гриф утверждения (кроме расшифровки подписи), гриф ограничения доступа к документу, второй гриф согласования;

48 – расшифровка подписи в реквизите «подпись», в грифе утверждения, во втором грифе согласования;

56 – нумерационный заголовок к таблице, слово «Копия» при снятии копий с документов.

При этом должна соблюдаться граница правого поля документа.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание:» и «Основание:» печатаются от левой границы текстового поля и после них проставляется двоеточие.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда, соблюдая указанные выше отступы от левого поля и не нарушая границ правого поля документа.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2-3-мя межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается строчными буквами, кроме первой прописной, от левого поля документа через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому полю документа.

Инициалы и фамилия - расшифровка подписи ­- печатаются с пробелом, на уровне последней строки наименования должности, выравниваются по правому полю. При наличии нескольких подписей на документе по правому полю выравнивается самая длинная из фамилий.

Ниже приведены примеры документов, реквизиты которых оформлены правильно.

Просим Вас ходатайствовать о награждении доцента кафедры государственного и муниципального права и управления Аветисовой Каринэ Георгиевны Почетной грамотой Министерства образования и науки РФ за многолетний и добросовестный труд.

...

Со студенческих времен проявляет инициативность, трудолюбие, нестандартный подход к решению поставленных задач, высокий профессионализм, принципиальность, упорство в достижении цели. Добросовестна, ответственна, обладает большим опытом и знаниями, которыми делится с молодыми коллегами и студентами. Активно участвует в общественной жизни института, постоянно использует новые методики в работе со студентами.

Пользуется заслуженным авторитетом в институте.

CОГЛАСОВАНО: