Закон “open space”: голосование “ногами”.
Это закон “двух ног”: если во время работы в малой группе вы видите, что ничему новому не учитесь и ничего не можете дать другим — действуйте сами, “голосуйте” ногами, ищите другие места и другие способы работы! Если я в группе скучаю, то я просто вытягиваю из нее энергию. В этом случае именно своим отсутствием я демонстрирую ей мое уважение. Этот закон может быть также хорошим лекарством против “умников” и “зануд”. Если закон “двух ног” соблюдается, то в “открытом пространстве” у участников появляется возможность побывать в двух ролях: “шмелей” и “бабочек”.
“Шмели” являются образцом работоспособности и прилежания, разработчиками своих и предлагаемых идей. Они могут перелетать от одной группы в другую и, подобно переносу пыльцы с одного цветка на другой, переносить информацию и идеи, обогащая своим присутствием процесс групповой работы и внося в него разнообразие.
“Бабочки” наоборот — нерешительны и неактивны, часто задают себе вопрос: “А что я, собственно говоря, здесь делаю?” Они предпочитают “порхать”. Практически они создают вокруг себя пространство, в котором ничего не запланировано, и как раз по этой причине в нем может многое произойти. Они могут стать очень активными, если их “разогреть” и дать новые импульсы для работы. Поэтому, если вы видите “бабочку”, просто подойдите к ней, вы будете удивлены, как много неожиданного может произойти.
Предупреждение “open space”: Будьте готовы к сюрпризам!
Все, что вы знали до сих пор, старые идеи и любимые представления по теме, а также что правильно и что нет — на время мероприятия отложите в сторону. Принципы, закон и предупреждение “открытого пространства” нельзя сравнивать с правилами, придерживаться которых необходимо во время проведения привычных семинаров или ворк-шопов. Они скорее являются своего рода житейской мудростью, знакомой многим из нас. Поэтому они не ограничивают, а поддерживают баланс между ответственностью и энтузиазмом. Для использования формата “оpen space” необходимо, чтобы обсуждаемая тема соответствовала следующим условиям:
1. Тема должна быть комплексной, решения проблемных вопросов в ней не должны быть известны заранее.
2. Тема должна быть актуальной — она должна “гореть в руках”.
3. Тема должна предполагать альтернативы и противоречия.
4. Группа участников должна быть гетерогенной.
Ход
Как функционирует “открытое пространство”? В начале мероприятия присутствующие заняты тем, что в течение первых полутора часов разрабатывают совместный график работы. Каждый придерживается того, что для него интересно и важно. Сначала все садятся в круг, при количестве участников более 50 человек — в концентрирующие окружности. В центре круга располагается микрофон и небольшой коврик, на который выкладываются необходимые для последующей работы материалы. Для создания располагающей атмосферы на нем можно поставить вазу с цветами. Важно отметить, что пространство для “open space” готовится предварительно, в нем нет столов, все информационные плакаты вывешиваются по периметру расположения участников, все рабочие зоны для работы малых групп и сервисцентр группы сопро вождения также обозначаются и готовятся заранее. Отдельно вывешивается временной график работы и подготавливается доска для рынка идей, с указанием времени и места для работы малых групп. Они могут быть или отгорожены друг от друга переносными перегородками или располагаться в отдельных помещениях, двери в которых постоянно остаются открытыми. Также в месте проведения “open space” организуется постоянно действующий буфет для кофепауз. Размеры помещения зависят от количества участников — это может быть огромный конференцили даже спортзал с множеством вспомогательных помещений или просторное помещение для работы небольшой группы. Количество участников возможно от 5 до нескольких сотен и даже тысяч человек. Оптимальные сроки продолжительности “open space” находятся в промежутке от 1 до 3 дней в зависимости от количества участников и того, какие результаты от него ожидают. Мероприятие начинается с приветствия участников со стороны организаторов (до 5 минут). Затем слово передается ведущему “open spac”, который находится в центре общего круга и знакомит присутствующих с форматом “открытого пространства”. При этом он обращается к истории данной технологии; проговаривает и комментирует ее основные принципы, закон и предупреждение; озвучивает время, место и способ работы групп. После краткого введения и ознакомления с основными принципами и правилами работы все желающие имеют возможность выйти в центр круга, взять лист бумаги формата А3 и изложить на нем буквально в одном или нескольких предложениях то, что они считают наиболее актуальным аспектом в заявленной общей теме, что им ближе, за что они готовы взять ответственность и над чем они готовы поработать с другими. Допустимы все пожелания, даже если они и не полностью соответствуют общей теме мероприятия. Для формулирования своей идеи, предложения или запроса, ведущий дает участни кам некоторое время (например, до 15 минут). Далее каждый желающий получает возможность стать “созывающим” — заявить перед большой группой актуальную для обсуждения проблему в рамках общей темы и пригласить всех желающих к ее разработке. Для этого он подходит к микрофону — озвучивает свой лист и затем вывешивает его по своему усмотрению на доске для “рынка идей”. Доска может быть разбита на три или четыре сектора, соответствующих определенным временным промежуткам для работы в малых группах, каждый из них может быть зафиксирован в пределах от одного до полутора часов. Созывающий прикрепляет свой лист в подходящий для него временной сектор и прикрепляет к нему номер той рабочей зоны или помещения, в котором в это время может собраться созываемая им группа. В рабочей аудитории или зоне нет столов, стулья также расставляются кругом или по окружности, есть минимальный набор материалов, необходимый для групповой работы: флипчарт с бумагой, разноцветные карточки, маркеры и т.д. Таких помещений для общей группы количеством до 100 человек достаточно 6–8, они задействуются параллельно, если участников 150 человек, то может быть подготовлено 8–10 рабочих зон, при 250 — до 12–15.
Когда задачи вывешены на доске для “рынка идей”, определены временные рамки работы, распределены рабочие аудитории, ведущий открывает “торг” и призывает участников зарегистрироваться там, где они хотели бы участвовать. Здесь происходит выбор подобный вы бору на рыночной площади. Каждый участник подходит к вывешенным на доске идеям и отмечает своей фамилией те из них, в обсуждении которых он хотел бы принять участие. Если работа над некоторыми из заинтересовавших его тем будет проходить в одно и то же время, то он может: либо попробовать договориться с созывающим о переносе ее на другое время, либо стать “шмелем”, чтобы иметь возможность перелетать из группы в группу.
Каждая группа сама подводит итоги своей работы, ведет протокол по заданной форме (см. Приложение), который можно выдавать в сервисцентре или заранее разложить несколько экземпляров в рабочих зонах малых групп. Причем не обязательно, чтобы протокол вел сам “созывающий”, он может предложить сделать это комулибо из участников группы. Протоколы заполняются в свободной форме по принципу KISS (Keep it short and simple), то есть то есть “кратко, просто, ясно”, и сдаются в сервисцентр, где распечатываются в формате А3 и затем, по окончании работы всех секций, вывешиваются вечером (если мероприятие длится один день) или на следующий день на “доске новостей” (например, если мероприятие длится 1,5 дня). По окончании “open space” все участники получают подготовленную документацию, это можно сделать в тот же день по завершении работы, особенно если группа небольшая. Туда заносятся все протоколы (в оригинальном виде или набранном на компьютере), список участников с их координатами, сделанные фотографии, разработанный совместно график работы, а также другие документы и материалы, имевшие место в “открытом пространстве”. Если технической возможности для этого нет или же группа большая, то документация отсылается участникам спустя некоторое время после события, возможно также размещение и доступ к ней в интернете через сайт заинтересованной организации или учреждения. Если было запланировано, она служит также поводом для определения приоритетов, объединения родственных задач и разработки методов их осуществления. Поэтому “открытое пространство” не заканчивается работой в секциях. Существуют различные возможности для подведения итогов работы — с помощью конвергентных групп, презентаций полученных результатов, структурированной рефлексии, планирования совместных действий после события и т.д. В качестве относительно свежего примера можно сослаться на “open space” в Гезеке, который проходил в течение полутора дней. Первый день помимо введения в “открытое пространство” и объяснения принципов работы был отдан непосредственно работе в малых группах и завершался непродолжительным “вечерним сбором”, во время которого в течение 15 минут любому из
участников можно было дать разного рода объявления и обратиться с ними ко всем присутствующим. Итоги же работы были подведены на следующий день и структурированы следующим образом: • утренний сбор: служит для объявления информации (до 15 минут); • чтение протоколов: для обеспечения доступа к ним всех участников они вывешиваются по периметру самого большого помещения в увеличенном до А3 формате (до 45 минут); • планирование конкретных действий: сначала каждому участнику дается до 7 минут времени для продумывания и фиксации на карточках важных мыслей, на которые его натолкнуло участие в “open space”, а потом в течение 13 минут их можно обсудить в парах. Затем дается еще поч ти 2 часа для того, что попытаться ответить на вопросы: какие из представленных идей или проектов могут быть реально воплощены в жизнь и какие первоначальные шаги для этого необходимо предпринять. В течение 10–15 минут можно заявить об этих идеях, они снова фиксируются на листах формата А3 и вывешиваются на переносных досках по периметру всего зала, около них снова могут собраться заинтересованные участники и около часа работать в малых группах, затем краткое резюме полученных результатов, выводов или принятых решений презентуется в общем круге (для этого отводится до 20–30 минут в целом на все группы). Таким образом, в противоположность к традиционным форматам проведения конференций в данном случае участники практически тут же на месте узнают, что существуют возможности для реальных действий. Осознавая свою ответственность, они могут обсуждать круг значимых задач, осуществлять совместное планирование деятельности и уважительно, учитывая ресурсы, обходиться с возникающими разногласиями, что доставляет им большую радость и удовлетворение от проделанной работы. Поэтому вместо заключения хочется просто сказать: Добро пожаловать в мир “открытого пространства”! Там вас ожидает очень много сюрпризов.
Технология фасилитации "Открытое пространство" ("Open Space")
Создателем технологии считается Х.Оуэн.
Основа технологии очень проста и понятна – есть 4 правила.
1. Все, кто находится здесь и сейчас – это нужные люди.
2. Все, что случится – это то, что должно было пройзойти.
3. Любое время начала – это то самое время.
4. Процесс заканчивается сам.
И есть один важный закон: Если вдруг Вы понимаете, что вокруг Вас сложилась ситуация, в которой испытываете затруднение, и не видите возможности научиться чему-либо или научить других, то Вы можете принять решение сменить обстановку, к примеру, перейти в соседнюю группу.
Цель: Организация самоорганизующегося процесса группы, который нацелен на поиск решения определенной задачи функционального подразделения или компании в целом.
Применяется в ситуациях, когда:
- необходимо срочно найти решение проблемы;
- вопрос сложный, и требуется много ресурсов на его решение;
- в компании назрела глобальная бизнес-проблема, в разрешении которой заинтересованы все сотрудники;
- в команде имеются значительные статусные и возрастные различия;
- когда большой группе сотрудников необходимо ответить на много частных вопросов или найти решения проблем в рамках одной темы.
Участники:
Спонсор – тот, кому важен результат обсуждения, задает тему.
Фасилитатор– координирует работу групп, начинает и завершает процесс обсуждения. Участники – все те, кто заинтересован с обсуждении.
Процесс:
Важное преимущество технологии "Open Space"– сбор большого количества мнений по заданной теме за короткий период времени.
Кроме того, у участников команды формируется ощущение сопричастности к процессу и сплоченности.
Центральный момент – формулировка темы, которая должна звучать ярко и интересно, вдохновлять участников.
1. Совместная работа начинается со знакомства участников друг с другом. Далее объявляется тема.
2. Создание свободной атмосферы творчества;
3. Работа самоорганизовавшихся групп; участники самостоятельно распределяют время, выделяют этапы работы. Участники групп могут работать по пять человек, по парам, другие могут состоять из десяти и более человек. Часть участников, как правило, переходят из одной группы в другую.
4. Каждая группа сама подводит итоги, дает рекомендации по решению задачи и презентует их для всех остальных на «доске новостей»;
5. Планирование и целеполагание;
6. Завершение, обмен опытом и впечатлениями.
Открытое пространство - это плодотворное и эффективное взаимодействие, усиление и совершенствование того, что уже существует в компании: планирование и действие, развитие и совершенствование, принятие ответственности за решения, участие и претворение планов в жизнь.
Open Space технологии, называемые также технологиями открытого пространства (сокращённо ТОП), — это инструмент для проведения собраний, совещаний и т.п. Отличительной особенностью ТОП является то, что мероприятие проходит в рамках самоорганизующегося процесса, в частности, расписание встречи формируется не заранее, а прямо по ходу её непосредственными участниками.
Сегодня проведение конференций и собраний с использованием технологии Open Space набирает всё большую популярность. Дело в том, что ТОП позволяет максимально включить творческий потенциал каждого участника и группы в целом, при этом вся работа направлена на достижение конкретных целей, а не на общение ради процесса. Периодическое участие в собраниях по методике ТОП позволяет людям раскрыть свои исследовательские навыки, научиться решать проблемы. Причём всё это происходит при достаточно лёгком и игровом подходе.
Участие в Open Space выступает мощным мотиватором к работе: люди учатся брать на себя ответственность, видят свой персональный вклад в общее дело, получают возможность к групповой самоорганизации.
Отметим несколько факторов, которые нужно учитывать, организуя встречу по методике ТОП:
- Стулья участников ставятся в круг — для максимально эффективного общения;
- План встречи создаётся самими участниками во время данного мероприятия;
- Фасилитатор должен следить за тем, чтобы пространство оставалось открытым.
Open Space технологии подразумевают следование четырём принципам:
- Достаточно тех людей, которые пришли на собрание: нет смысла беспокоиться из-за отсутствующих;
- Всё, что ни делается, всё к лучшему: не надо переживать о том, что должно было быть сделано;
- Процесс творчества неуправляем;
- Отсутствие ограничений по времени: собрание может закончиться как раньше, так и позже запланированного.
Есть ещё так называемый " закон двух ног ", который активно используется в ТОП-сессиях. Его суть в том, что если участник чувствует себя оказавшимся в ситуации, в которой он не может научиться чему-либо или принести пользу группе, то он становится ответственным за то, чтобы перейти в другую группу.
Компания, которая использует в своей работе ТОП, получает мощный инструмент для развития инноваций, создания эффективной и творческой атмосферы в коллектив
Концепция формата OPEN SPACE
Формат OST разработан в 80-е годы 20 века Харрисоном Оуэном (США).
Цель формата - построить сам процесс совещания / встречи так, чтобы добиться максимальной вовлеченности и заинтересованности участников и стимулировать их творческую и интеллектуальную активность для решения задачи.
Ключевые идеи формата
· Достижение вовлеченности участников и чувства их причастности к выработанным решениям.
· Выработка необходимой энергии для реализации найденных хороших решений.
Базовый принцип OST: самоорганизация участников вокруг наиболее важных для них подтем в рамках заданной задачи / проблемы встречи.
За 25 лет существования OST по ней было проведено более 100 000 мероприятий в более чем 160 странах по всему миру на уровне как корпоративных, так и государственных задач.
Целевая аудитория
· Руководители разного уровня: от линейных до топ-менеджеров.
· Сотрудники одного или нескольких подразделений, вовлеченные в решение одной общей задачи.
· Клиенты и партнеры компании-заказчика, которых необходимо вовлечь в более тесное сотрудничество.